“互联网+ 档案”新业态发展动力的新特点

　　摘要：在“互联网+”思维下，“互联网+档案”新业态的发展呈现出新特点。内部结构扁平化、团队组成灵活化、信息服务主动化、工作手段智能化，推动了档案工作业务流程重组。大档案观突破档案数据资源的传统范畴，强调档案数据资源的有效整合，促进档案数据资源的开放共享，拓展档案业务范围。思维跨界转换档案视角，研究跨界拓展档案认知，服务跨界激活档案效能，宣传跨界升华档案魅力。认清以上新特点，有利于寻找“互联网+档案”新业态的新引擎。

　　关键词：“互联网+档案”组织变革大档案观跨界合作

　　推荐阅读：《档案》(双月刊)创刊于1985年，由甘肃省档案局(馆);甘肃省档案学会主办。杂志的办刊宗旨是“传播知识、交流经验、启迪思想、指导工作”。

　　為推动“互联网+档案”新业态的培育，档案部门必须充分考虑当前档案职业发展动力的特点和趋势，按照适应新特点、把握新特点、引领新特点的目标进行精准分析、谋划布局、开拓发展。

　　一、组织结构变革推动档案工作业务流程重组

　　组织结构是组织内部分工协作的基本形式或框架。基于“互联网+档案”新业态的要求，档案管理机构的组织结构发生了明显的变革，有效地推动了档案工作业务流程重组。

　　(一)内部结构扁平化

　　传统的档案馆组织设计是以职能为中心，其严格的等级制度和重管轻用的工作思维限制了档案数据的开放，导致上下沟通不畅、工作效率低下等一系列问题，无法满足用户的档案需求，与“互联网+档案”的发展理念也格格不入。互联网时代的数字技术、通讯技术和网络平台的发展，给档案馆组织机构扁平化提供了有效的基础支撑，有利于档案机构各职能部门发挥其作用和能力，也有利于档案工作人员释放主观能动性和实现个人价值。一方面，档案工作人员可以和档案用户进行直接沟通，改善档案服务质量;另一方面，档案工作人员之间的上传下达在很大程度上被通信技术占领，提高了工作效率。

　　(二)团队组成灵活化

　　传统档案机构根据分工的原则将档案工作人员固定在收集、鉴定、咨询和保管等不同部门中，结果是档案机构规模越来越大，数量越来越多，造成了档案机构臃肿、工作反应迟缓等问题。“互联网+档案”新业态注重档案数据的开放共享，会出现更多的跨职能业务，如微信服务、私人定制服务的出现，就需要档案机构不同部门去除固有的职能认知，紧密合作进行高效服务，针对不同的用户需求，将档案工作群体划分成灵活性更好的特定团队以做出快速反应。

　　(三)信息服务主动化

　　档案馆、档案室等传统档案机构不再是人们获取档案信息资源的主要渠道，人们可以通过网络技术、现代通讯技术等更加便利地获取所需的档案信息，档案工作者对档案信息资源的限制性受到了技术变革的巨大冲击。与此同时，受档案信息资源带来的经济效益影响，国家制定了一系列档案开放政策和档案信息资源开发利用方针，加快了档案机构主动向用户开放档案信息资源的步伐。这使得档案工作者对档案信息资源的限制力下降，对档案工作者的主动服务能力提出了新的要求。

　　(四)工作手段智能化

　　传统时期的档案实体管理是按照“收集—整理—鉴定—入库—利用”的固定顺序进行操作的，这种“按部就班”的经典工作模式使得档案管理工作更加有序，且保证了档案收录的整齐性，但给档案信息资源共享、档案工作创新带来了极大的障碍。“互联网+档案”注重运用先进的信息技术和档案处理系统，逐步实现档案实体管理工作智能化。这意味着档案实体在管理过程中可以利用数字技术进行档案收集、整理、编辑等工作，并直接提供利用，打破了传统档案的固有管理模式。同时，利用大数据技术与档案处理系统可以实现档案信息资源的快速分类、深度挖掘和分级管理，实现档案信息资源输出和档案服务的智能化。档案管理手段智能化将档案管理工作由顺序操作变为协调联动，为档案业务流程重组提供了基础。档案部门可以积极采用新型的大数据档案信息管理技术，根据用户搜索的关键词对用户潜意识需要搜索的内容提取关键词进行系统提醒。

　　二、大档案观指导档案数据管理

　　档案数据是决定档案职业生存发展的基础，也是档案职业活动的基本要素，在不同的社会发展阶段，档案数据管理有着不同的特点。在传统纸质社会，档案数据只来源于馆藏记载，进入“互联网+”时代，档案数据概念的内涵和外延发生了变化。诚信档案、音像档案、社交媒体档案等多样化的档案数据资源被社会广泛认可和接受，人们对档案数据的理解也有了新的转变，档案行业更加贴近民生。在这一背景下，大档案观对档案数据的全面性和完整性有了更高的要求。王协舟[2]指出，大档案观强调突破传统档案观所划定的界限，改善数据资源结构，从而提高档案的社会影响力和开发利用价值。

　　(一)大档案观突破档案数据资源的传统范畴

　　大档案观是档案工作的总体看法和根本观点，强调对国家或社会有重要意义的档案都应该被全部保存，极大地体现出档案数据管理的全面性和完整性。在“互联网+”时代，档案部门注重发现公众的力量，鼓励公众参与到档案数据管理活动中，使得公众每天产生大量反映社会现状的档案数据。此外，各类网络平台的应用和手機APP的广泛使用使得图像、音频、视频等非传统档案数据明显增多，档案数字化进程也不断加快，多样化档案数据资源逐渐占据主导地位。

　　(二)大档案观强调档案数据资源的有效整合

　　在“互联网+”时代，档案数据呈爆炸式增长，社会群体或个人产生的各种各样的档案数据构成了种类不一的档案数据中心。档案部门可以通过云计算和大数据分析等技术对纷繁复杂、数量庞大的档案数据进行有效整合。一方面，档案部门对档案数据的有效整合使得档案收集朝着多样性、精准性和实用性等方向进行，存储着国家和社会产生的绝大部分公共档案数据资源，有关新农合、新农保、居民健康等多种类型的民生档案被及时接受进馆，纳入档案资源体系[3]，使得档案部门拥有丰富的资源优势;另一方面，档案部门可以从丰富的资源数据库中分析提炼出有价值的档案信息，为国家政策制定提供意见和决策。

　　(三)大档案观促进档案数据资源的开放共享

　　档案数据资源开放共享就是将静态档案信息激活为动态档案信息，直接决定了档案数据资源的利用和档案价值的实现程度。我国档案数据资源开放共享的传统方式是以档案室阅览、现场档案咨询、档案编研等为主，存在着很大的封闭性。在“互联网+”时代，档案与信息化社会的融合趋势逐渐加快，档案部门注重推进数字档案馆建设，搭建全国开放档案平台，更大程度上实现了档案领域、档案机构之间的数据资源开放共享。传统档案观向大档案观的转变，着重吸收社会文化发展、经济规划等切实与用户相关的档案数据资源，扩大了档案公共服务范畴，增强了档案的社会效益。

　　(四)大档案观拓展档案业务范围

　　档案业务拓展是以档案数据资源为依托，是对大档案观的延伸，而大档案观通过加强档案数据资源的归属分类，实现档案数据资源的集中统一管理，扩大档案业务的服务范围。大档案观这种先进、科学的指导理念，为“互联网+”时代档案资源数字化提供了一种更为便捷有效的方式，增加了档案业务的内容，拓宽了档案利用的空间。同时，政府决策、民生服务、商业投资、文化普及等领域已离不开档案数据的支撑，增加了档案业务的方式与手段，提高了档案工作的技术含量。

　　三、跨界合作促进发展共赢

　　面对“互联网+”给档案领域带来的机遇和挑战，档案职业发展应该遵循“互联网+”的跨界融合、创新驱动、重塑结构、尊重人性和连接一切的指导理念，以开放包容、积极主动的姿态踊跃寻求与社会各界的跨界合作，达到发展共赢的有利结果。

　　(一)思维跨界转换档案视角

　　档案思维是档案学术的基础，是档案研究的催化剂，是推进档案工作开展的重要前提。过去，我国的档案学人的研究思维仅仅根植于本专业领域，这固然给档案职业发展做出了巨大贡献，但在当前社会环境中存在着一定的局限性。

　　从行业思维来看，在“互联网+”背景下，行业间的业务交流变得频繁，行业间的重叠领域变得更多，行业间的市场壁垒逐渐消失，如区块链思维、矩阵思维、场景设计思维等不断深入到档案行业发展轨迹中。档案工作与其他行业的思维理念相互渗透、相互融合，在创新改造的过程中碰撞出新的火花，使之能够以全新的视角和方法去探索档案工作的发展走向，突破了档案职业发展的原有局限。

　　从科研思维来看，互联网技术的发展使得档案研究的着力点出现趋同化，在拥挤的互联空间内，档案工作的创新点更多是老调重弹。档案学人应该寻找或开创无人竞争的、全新的空间和方向，通过开发新的思维来创造新的改变。首先，要具有试错的科研思维。档案学人应该勇敢地尝试跨界交叉研究，如跨学科门类、跨专业方向、跨职业领域，融合不同学科的科研方法、话语习惯、学术视角，进行无定向尝试，通过交叉融合寻找新的学术增长点，即使出现水土不服、研究失败也不要气馁。其次，要有解题的科研思维。在科研道路上，对许多繁难的学术问题来说，从初始状态通向目标状态的途径十分隐蔽，并且在中途还会出现许多岔道，存在着不确定性，所以当遇到档案学理论、方法、技术等科研瓶颈时，应仔细归纳解答过程中的变量，抓住主要变量和问题实质，借鉴不同学科知识，力图寻找一种合适的联系，找到解决问题的有效途径。

　　从技术思维来看，档案部门注重引进大数据处理或信息管理等行业领域的专业技术和专业人才，借助这些技术人才的专业知识开展档案信息资源的收集、管理和开发工作。同时，借鉴运用回归分析、矩阵方程、关联规则等数据挖掘技术对档案数据进行深度分析，从而优化档案数据服务质量，扩大档案数据服务群体。