流程导向的名人档案资源建设标准体系构建

　　摘要：随着实践工作的推进，如何有效规范名人档案资源建设，从而提高名人档案资源建设的标准化程度和建设质量，成为一个现实而紧迫的问题。为此，文章在论述基于流程的名人档案资源建设标准体系构建原则的基础上，设计了基于流程的名人档案资源建设标准体系的结构框架，阐释了基于流程的名人档案资源建设标准体系的具体内容。

　　关键字：名人档案资源建设标准体系

　　《档案》(双月刊)创刊于1985年，由甘肃省档案局(馆);甘肃省档案学会主办。杂志的办刊宗旨是“传播知识、交流经验、启迪思想、指导工作”。

　　一直以来，名人手稿、日记等档案资料都是档案馆、图书馆乃至博物馆等文化事业机构收藏的重要对象。近些年来，随着社会主义文化建设和历史文化遗产保护热潮的兴起，无论是科学文化界还是行政管理界、科技界，都非常重视名人档案资源建设工作，例如中国科协“老科学家学术成长资料采集工程”“毛泽东数字图书馆”“李鸿章特色数据库”等名人档案资源建设项目不断增多。随着实践工作的推进，如何有效规范名人档案资源建设，从而提高名人档案资源建设的标准化程度和建设质量，就成为一个现实而紧迫的问题。经统计，目前已有23个省市出台了专门的名人档案管理办法，例如《广东省名人档案管理办法》《海南省档案馆名人档案管理办法(试行)》《宁波市著名人物档案管理办法》等;多个高校也根据本校名人档案资源建设的实际制定了相关的管理办法，例如《武汉大学著名人物档案管理办法》《北京大学“人物档案”征集、归档暂行办法》《东南大学名人档案管理规定》等。

　　通过对上述各单位发布的标准规范进行研究，发现目前出台的名人档案管理办法或标准仍旧存在标准规范过于简单笼统、标准规范不一致、标准发布路径不权威、标准缺乏更新等不足之处。例如，《宁波市著名人物档案管理办法》第十二条对名人档案数字化的规定，“档案馆应当利用现代化信息技术和网络技术，将纸质的著名人物档案及著名人物其他资料转化为数字化信息，”[1]其对数字化的各类技术参数等均无明确的规范，且对象为单一的纸质载体档案，不涉及音视频档案等。究其原因，主要是不同行业机构没有统一的国家层面的名人档案资源建设标准作为参考。这就要求进一步加强名人档案资源建设相关标准的研究，通过构建名人档案资源建设的标准体系，为我国名人档案资源的标准化和规范化建设提供依据。

　　一、标准体系构建原则

　　名人档案资源建设主要由建档对象的确立、采集、整理、鉴定、保存和利用等六个环节构成。在充分了解名人档案资源建设各流程具体内容的基础上，构建名人档案资源建设标准体系，才能做到有的放矢，从而提高名人档案资源建设标准的针对性和可操作性。在基于流程的名人档案资源建设标准体系的过程中，应该遵循以下原则。

　　(一)系统性原则

　　名人档案资源建设工作是一个由采集、整理、鉴定、保存和利用等流程构成的系统集合，并且每个流程不是单一叠加的关系，而是相互联系、共同作用于名人档案资源建设工作这一本体。但是基于现有各省市名人档案标准分析发现，目前各省市出台的不同类型的名人档案标准建设缺乏系统性，即使是同一类型的名人档案标准，其流程也没有做到系统化，如《宁夏回族自治区著名人物档案征集管理办法》与其他大部分省市名人档案管理办法相比，缺少名人档案界定、工作原则、收集原则、交接程序、鑒定与保管等流程。

　　因此，构建名人档案资源建设标准体系必须遵循系统性原则，将名人档案管理的各个流程纳入名人档案管理这一整体系统，以名人档案管理整体系统的总目标来协调各个流程的各项标准，从宏观层面实现对每个流程标准体系的把控，确保各流程标准体系之间既紧密联系，同时又模块分明、层次清晰。

　　(二)协调性原则

　　截至目前，我国并未制定出国家层面统一的名人档案资源建设标准，有关名人档案资源建设标准只是一些单位自发制定的工作规范，例如中国科学技术协会组织相关人员研究制定的《老科学家学术成长资料采集工程采集工作标准》，武汉大学制定的《武汉大学著名人物档案管理办法》。长此以往，既不利于节约独立制定标准的成本和压力，也不利于名人档案资源建设整体工作的开展。

　　因此，名人档案资源建设应当遵循协调性原则，协调好各单位之间的关系，协调好国内外标准的关系，协调好名人档案建设同档案行业标准的关系。

　　(三)通用性原则

　　以目前广东、山东、上海等23个省市出台的名人档案管理办法为例，各省市只参考了《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和各省档案工作条例，但是名人档案资源流程建设过程中涉及的计算机技术、多媒体技术、数据库技术、信息存储技术、网络通讯技术等诸多技术，大多都没有参考相关通用标准。

　　名人档案建设标准的通用性是指所采用的技术应保证在大部分地区和部门，针对大部分类型的名人档案资源建设都普遍适应。名人资源建设标准的制定应该在综合多方面调研和征求意见的基础上，结合相关国际标准、国家标准和行业标准确保使用的技术标准具有可扩展性、开放性和适用性，采用国际和国内通用且成熟的网络传输协议、长期保存标准和网络传播标准等，而不应盲目追求技术的最先进。

　　二、标准体系结构框架

　　名人档案资源建设标准贯穿名人档案资源从采集、整理、鉴定、保存到传播利用的全过程，直接影响到名人档案资源的建设质量。由于目前尚无国家层面的名人档案资源建设统一标准，因此本文以档案国际标准、档案国家标准、档案行业标准和各地地方管理办法为参考，以名人档案资源建设的流程为导向，由建设对象标准、采集标准、整理标准、鉴定标准、保存标准和利用标准共六部分构成名人档案资源建设标准体系框架，如图1所示。

　　围绕上述构成，建立名人档案资源建设标准体系框架的各种标准，主要通过如下途径完善。

　　第一，纳入标准。将国内外关于电子文件管理的标准纳入名人档案资源建设标准体系中，如《文件管理可移植文件格式第1部分：PDF 1.7》(ISO 32000—1： 2008)、《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47—2009)、《录音录像档案数字化规范》(DA/T62—2017)和《口述史料采集与管理规范》(DA/T59—2017)等。

　　第二，吸收标准。例如，吸收国家档案局编制的《人事档案管理办法》的相关内容，《纸质档案数字化规范》(DA/T31—2017)中第12条“数字化成果验收与移交”的标准，以及历史文物管理的相关标准等。

　　第三，更新标准。例如，《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)、《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)、《纸质档案数字化规范》(DA/T 31—2005)等都于近两年进行了更新;专门的办法标准也有待于更新，如《宁夏回族自治区著名人物档案征集管理办法》自1999年发布以来，从未进行过更新。

　　第四，新建标准。一些标准目前尚未建立，需要提上日程，如名人实物档案的管理标准、名人档案资源网上传播的参数标准以及名人档案资源建设的评价标准等。

　　三、标准体系内容阐释

　　名人档案资源建设标准框架的内容由六部分组成，由于鉴定标准较为具体，不具备统一概括性，这里将不做赘述。笔者将主要从建档对象标准、采集标准、整理标准、保存标准和利用标准五方面进行阐述。

　　(一)建档对象标准

　　建档对象标准是指建档名人对象的选择标准。不同行业领域对建档对象的界定标准不一，不同行政级别的机构对建档对象的界定也应有所区别，因此需要对名人对象进行甄别，制定恰当的标准，避免因重复收集造成资源浪费。名人的界定标准必须具备可操作性和客观性，尽量避免“有较大影响”等含糊界定，与非征集范围之内的名人保持明确层次界限[2]。

　　具体来说，涉及历史名人时，需要考虑所处时代、历史功绩及其对现代的影响等内容;涉及当代名人时，需要考虑其年龄、知名度和所做贡献等内容;涉及行政管理名人，应侧重考虑其行政影响;涉及文化科技名人，应侧重其在文化科技方面做出的巨大贡献;各个行业领域的名人，应充分考虑其对本行业做出的贡献。总之，名人入选标准应在综合考虑知名度及其所做贡献的基础上，各有侧重，慎重选择，制定历史名人入选标准、当代名人入选标准、行政管理名人入选标准、文化科技名人入选标准、行业领域名人入选标准等。

　　(二)采集标准

　　名人档案资源建设采集标准包括三个方面，分别是主体认定标准、客体选择标准和程序规范标准。

　　首先，主体认定标准方面应该明确名人档案资源建设的采集主体范围和主体职责，即由何种主体统筹工作的开展，由何种主体参与具体工作的实施。《名人档案信息化建设质量控制研究》[3]一文中提出，名人档案信息化建设的主体根据施工方的不同可划分为自控主体和监控主体。

　　老科学家学术成长资料采集工程《采集工程管理机制》中明确了采集工程的领导机构和执行机构。《老科学家学术成长资料采集工程采集人员资质》对口述资料采集人员、实物资料采集人员、声像资料采集人员、采集小组的资质都做出了一定的要求。此外，《宁波市著名人物档案管理办法》中提出，“档案馆之间以及档案馆与博物馆、图书馆、方志馆、纪念馆、美术馆等单位之间应当加强著名人物档案资料征集、开发和利用方面的协作，实现资源共建共享”，从而将博物館、图书馆等机构列入名人档案收集的主体。

　　其次，关于客体选择标准，由于名人档案资源纷繁众多，要尽可能还原名人的生活轨迹和学术生涯，因此要根据年龄、知名度、贡献等相关因素制定优先的名人档案资源选择标准。可以采集名人的实物档案、音像档案和其他具有保存价值的各类档案，比如老科学家学术成长资料采集工程依据老科学家学术成长经历的丰富程度和身体状况推荐采集对象，对于采集对象的采集内容，主要包括口述资料(采集工作中形成的，以及以往各种工作、活动中所形成的)、实物资料(传记资料、证书类、信件类、手稿类、著作类、新闻、事迹类、档案类、图纸类、其他与老科学家学术成长过程有关的实物资料)、音像资料(参加国务或政务活动、学术活动、外事活动、社会活动、家庭生活中重要的照片、影片、录音带、录像带、光盘等)、与老科学家学术生涯有关的具有保存价值的其他资料。随着时代的进步，除纸质档案外，数字化的档案也是名人档案采集的重要内容，比如，新媒体中关于名人事迹的相关报道、电子邮件、OA系统中产生的电子文书等电子文件。