共享服务平台对大型企业后勤管理的启示

　　伴随跨区域的发展，对大型企业发展的后勤管理提出了严格的要求，本身所处的重要地位却不受到人们足够的重视。这时传统后勤管理工作已经不能适应跨区域甚至跨国大型企业的发展要求，大型企业近年正在寻求整合之路，以更为有效率和集约化的方式流程呈现在人们面前。云计算、物联网在内的新技术革命在世界范围内打破传统思维，催生出一大批运用新技术解决问题的行业创新现象，而共享服务平台的产生与发展定义了集约化管理的思路，其所具有的优势对大型企业后勤管理提高效率，节约资源等方面能够起到很大的促进作用，为大型企业后勤管理提供了一条可以借鉴的发展途径。课题研究从共享服务平台出发，根据启示探索并提出可以改善大型企业后勤管理的路径与方式，以求能够为企业后勤提供合理化建议。

　　关键词：大型企业,后勤管理,共享服务平台

　　一、前言

　　后勤管理作为企业管理的一个环节，历来处于价值链的辅助环节。正所谓兵马未动，粮草先行，对于现代大型企业来说后勤部门有着非常关键的作用。然而，随着大环境的变化和企业的内部组织的逐步扩大，后勤这种辅助部门逐渐因企业部门的区域分散化等原因造成一系列不良现象，例如大型企业资源冗余，后勤管理能力低;大型企业后勤管理成本偏高;大型企业管理价值创造力差。

　　随着云计算、物联网等新兴技术的产生与发展，许多大型企业正在寻求后勤整合之路，以更为有效率和集约化的方式对企业流程再造。新技术革命正在全球范围内引起社会经济结构、生产方式和消费方式的重大变化，深刻改变着世界的面貌。以计算机技术为核心的信息技术，对企业的发展产生着深刻的影响，它不仅提高了企业的竞争能力，改变了企业的生存环境，而且促进了产业结构的优化和升级，推动了企业组织结构的变革。而以新兴技术为载体而形成的共享服务平台模式或许会成为大型企业后勤管理的一剂良方。

　　二、文献综述

　　(一)后勤理论

　　《理论后勤学》是美国海军陆战队中校乔治赛勒斯索普1917年出版的西方最早的开拓性后勤理论专著，基本观点是：后勤与战略、战术一起构成战争科学三大分支，现代战争准备和实施必须有相应的后勤保障(包括国家动员全部资源)，后勤保障制约着战略、战术目标的达成，关系着战争进退与胜负，由此扩大了后勤工作范围，进一步提高了后勤的重要性和复杂性。索普生动描绘：战略之于战争，犹如情节之于戏剧，战术比之为演员扮演的角色，后勤则相当于舞台管理，置办道具及提供演出的种种维护工作。

　　后勤应被承认是一门科学，在工业化的时代，后勤必须建立合理分工协作的组织体制，采用科学规范管理方法，培养专业人才，精打细算、注重效率。任何战略问题和战术问题都要从后勤的角度加以解决，忽视后勤工作将付出更高的代价。应用《理论后勤学》，有助于分析后勤发展与公司发展、后勤业务与核心业务之间的关系，找准后勤定位，转变发展方式，实现与核心业务全面融合、协同发展，真正做到兵马未动、粮草先行。随着虚拟价值链、服务价值链以及价值网络等理论发展，后勤与基本活动之间的协同与融合认识日益加深，价值链理论在揭示后勤在价值创造过程中的作用路径与机理方面具有现实意义。

　　(二)共享服务平台

　　共享服务平台的概念，始于20世纪的美国。该平台的原理是将公司(或集团)范围内的共用的职能/功能集中起来，高质量、低成本地向各个业务单元/部门提供标准化的服务。共享服务中心所集中的通常是诸如财务、信息系统、人力资源、法律、采购、研发等职能，通过这种方式，既可以发挥规模效应、节约成本，同时也有助于保证这些职能的质量和一致性。一般而言，采用共享服务平台模式的企业，多为跨国、跨区域的大型公司，这是因为只有规模达到一定的程度，共享服务模式才会产生更大的经济性。

　　尤其那些总部具有强大管理能力的公司，共享服务不仅可以有效降低成本、保证服务质量，还起到将宝贵的管理能力和知识输送到各业务单元中的作用。除此之外，通过共享服务将日常性的非业务职能集中起来，也有助于业务部门更加专注于具有战略意义的业务经营活动中。

　　共享服务平台主要以信息技术共享服务平台、人力资源共享服务平台、财务共享服务平台三种类型为主。共享服务平台的优势是显见的：成本降低、服务质量和效率提高、促进企业核心业务的发展、加速企业的标准化进程、增强企业规模扩大的潜力、提供企业合作的机会。

　　(三)协同理论

　　安索夫最早提出协同概念。协同理论主要是研究远离平衡态的开放系统在与外界有物质或能量交换的情况下，如何通过自己内部协同作用，在时间、空间和功能上自发地形成有序结构的理论。企业集团的组织单元和子系统较为繁多复杂，战略目标的协同一致是企业集团实现协同稳定发展的首要因素。协同管理内容主要包括组织协同、业务协同和资源协同。企业集团在实现协同发展的过程中，不仅要实现组织、业务、资源内部的协同，而且要实现三者之间的协同，为此还要引入了信息协同，从而打破各种资源之间的壁垒和界限，建立能够整合组织、业务、资源的协同平台，使它们能够为共同目标而进行协调运作。

　　应用协同理论，从信息协同、组织协同、业务协同、资源协同四个维度研究后勤与核心业务一体化运作模式，促使相关资源的协调、释放与重构，提高后勤业务对于大型公司核心业务的支撑和保障作用。

　　综上所述，在已有的关于大型企业后勤管理、共享服务平台以及协同理论的研究和提炼基础上，对于发现的随着大环境的变化和企业的内部组织的逐步扩大，后勤这种辅助部门因企业日益形成的区域分散化等原因造成资源冗余、成本偏高、价值创造力差等现象，我们着重需要进一步研究的是：

　　(1)如何运用共享服务平台对改进后勤管理?

　　(2)共享服务平台对后勤进一步发展的启示是什么?

　　三、共享服务改进后勤管理

　　(一)共享服务优化流程管理

　　流程管理的核心是流程，流程是任何企业运作的基础，企业所有的业务都是需要流程来驱动，就像人体的血脉，流程把相关的信息数据根据一定的条件从一个人(部门)输送到其他人员(部门)得到相应的结果以后再返回到相关的人(或部门)。一个企业从不同的部门，不同的客户，不同的人员和不同的供应商都是靠流程来进行协同运作，流程在流转过程可能会带着相应的数据：文档、产品、财务数据、项目、任务、人员、客户等信息进行流转，如果流转不畅一定会导致这个企业运作不畅。

　　共享服务平台能够运用集中规模把复杂的工作变得更简单、更标准、分工更细，工作流程简化的基础上也导致工作效率提高，从经过多人多部门的流转到集中化、规模化、统一化的运作，流程管理的极大优化成为可能。无论是对于人力资源还是财务部门，各项业务的开展经过的流程趋于简便化，后勤管理去除冗余繁杂的工作量，管理质量得到大幅度提高。

　　(二)共享服务重组业务模式

　　目前许多企业认识到，业务流程重组(BPR)是发挥信息技术的功效并显著提高管理水平的有力工具。然而随着客户期望的提升和竞争的日趋激烈，仅仅在业务流程层面进行优化已经远远不够了，一些领先的企业已经将信息技术的应用提升到新的高度，并且正在进行面向全程供应链的业务模式重组(BusinessModelReengineering，BMR)。BMR是企业在战略层面上对业务模式所做的创新和变革，对企业竞争力与业绩的影响显著。而共享服务平台实现有效的业务模式重组，新兴技术的应用使得新的业务模式成为可能。

　　配合业务模式重组，企业面临的一个重要挑战就是有效配置资源。当众多企业都在抱怨自己缺乏研发能力、因而不得不陷入价格战的泥潭时，却很难选择用5%的收入投入研发、培养高水平的研发人员。现实中，任何企业拥有的资源都是有限的。如何把稀缺的资源应用到那些真正符合企业长期战略目标的方面上。在战略思想指导下优化业务结构、合理配置各项资源，是企业创造持续竞争优势的必要条件。而实际上共享服务使得资源整合，资源利用率大大提高，极大提高资源配置效率与合理度，这个层面使得业务模式重组成为可能。

　　(三)共享服务促进资源整合

　　资源整合，是企业战略调整的手段，也是企业经营管理的日常工作。整合就是要优化资源配置，就是要有进有退、有取有舍，就是要获得整体的最优。简洁资源整合是指企业对不同来源、不同层次、不同结构、不同内容的资源进行识别与选择、汲取与配置、激活和有机融合，使其具有较强的柔性、条理性、系统性和价值性，并创造出新的资源的一个复杂的动态过程。而大型企业中，多地域的后勤部门进行重复性的工作，设置冗余的人员部门，本来有限的资源造成极大浪费，而不利于分配资源给更重要的核心部门和主营业务。而共享服务平台则针对不同地域构造统一平台，进行资源集约化管理，极大减少浪费和提高效率，为大型企业的资源整合和效率提高创造可能。无论是客户资源、能力资源、信息资源、物质资源都可以得到合理配置。

　　(四)共享服务提高价值创造

　　采用先进信息技术，构建共享服务平台，集成服务保障需求，拓展服务保障的广度与深度，提升后勤资源对服务保障需求的集约化响应速度;通过与外部后勤价值网络互动，利用社会优质资源，挖掘内部资源的社会价值，推进内外部资源要素的一体化，提升后勤资源对服务保障需求的集约化响应品质，体现后勤自身价值创造能力。在协同思想的指导下，共享服务平台对公司内部后勤管理集约化、低成本化，这无疑是对公司管理的一个很大的帮助。

　　而当企业利用引进外部的共享服务平台给内部后勤管理服务或者企业构建的共享服务平台为外部社会服务，这些都极大的提高了后勤管理所能创造的价值。协同理论指导下的共享服务平台在曾经只是一部分构想，在落后的科技水平下是很难以实现的，然而在高新技术的发展情况下，物联网和云计算等高新技术的发展使得一切变得可能，共享服务平台也应运而生，这才对后勤管理能够提供足够的指导意义。

　　四、后勤管理启示

　　(一)共享服务平台有助于后勤管理集约化、低成本化

　　大型企业面临的分散化的后勤管理效率低下、成本高等问题，而共享服务平台能够让重复岗位消失，人工减少;并且由此带来的优化的流程便于降低单位工作时间;人员要求降低以及选址地成本地区，使得后勤管理的成本降低。而共享服务平台使工作更简单化、标准化、流程化，分工更细，进行六西格玛质量管理，这些都为集约化后勤管理奠定了基础。

　　(二)企业利用引进外部的共享服务平台给内部后勤管理服务

　　当大型企业业务很快得到拓展，需要更加着重自己的核心能力时，企业可以将诸如后勤这些辅助部门通过外包等方式交给更为专业的外部的共享服务平台，这对于企业更专注的创造企业价值有着很大的借鉴意义。

　　(三)企业构建的共享服务平台为外部社会服务

　　大型企业如中兴等构建自己的共享服务平台，对自己的企业有着很大的资源整合价值，也能提供给外部企业例如为一些没有能力或者没有精力构建这种平台的中小型企业服务，从而创造出共享服务平台的社会价值和额外价值，这对于企业与行业的资源共享和资源整合有着极大的价值。

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