建设项目文档全过程的控制与管理

　　摘 要：本文立足于陕煤集团榆林化学有限责任公司煤炭分质利用制化工新材料示范项目，以项目建设过程中产生的项目文档作为具体研究对象，根据项目建设的不同阶段划分项目文档不同阶段的管理工作，对文档全过程管理进行探究，提出前期控制、过程控制、后期控制等方面的参考性措施，为本项目及今后其他建设项目的文档管理工作提供借鉴。

　　关键词：建设项目;文档;全过程控制

　　陕煤集团榆林化学有限责任公司煤炭分质利用制化工新材料示范项目是陕煤集团“十三五”期间重点规划建设的大型煤转化项目，总投资1022亿元，项目档案正在经历着和陕煤集团榆林化学有限责任公司(以下简称“榆林化学”)一样从无到有的历程。从2017年12月公司成立起，项目文件逐渐产生，该项目投资金额大、建设周期长，文件来源广泛、数量巨大、专业和门类多、内容、归档过程复杂以及管理难度大，因此必须要加强项目文档全过程管理，为各专项验收及项目竣工验收奠定基础。

　　一、前端控制阶段

　　1.建立项目文档管理组织机构

　　档案管理应遵循统一领导、分级管理原则。由公司主管领导总指挥，榆林化学项目档案归口管理部门统一指导公司各单位(部门)、施工单位、监理单位文档部门，组建完整的文档管理结构，明确该项目文档移交的各项具体要求和档案移交考核机制。各参建单位在开工前需确定各自的文档管理机构，配备专业的文档管理人员，由建设单位检查各参建单位的文档组织架构，对文档人员进行岗前面试，满足要求后进行文档培训和指导。监理单位根据自身职责对施工单位的文档工作进行督查，如果存在EPC模式，那么总承包单位文档部门对相应的分包单位的文档工作进行指导和管理，确保设计、施工、供应商等单位的文档工作合理化、规范化。根据文档组织结构确定的职责，各参建单位的文档管理人员应多沟通协调，做好项目文件的接收、流转、登记、保管等工作，在当前信息化背景下，更要做好项目文档的数字化工作，完成项目文档纸质和数字化双轨运行。

　　2.制订合理的文档管理制度体系

　　“无规矩不成方圆”，合理的规范、程序对文档管理有重要的指导作用，因此必须在榆林化学项目建设之初就建立一套系统、可操作性强的管理体系，对组织机构、人员职责、激励机制，项目档案的收集、整理与归档、移交等做出明确规定。公司项目文档归口部门应根据实际工作需要制订一套针对项目文档管理的程序文件，包括项目文档编码程序、施工监理文件编码程序、文档控制程序、文档控制工作流程、项目档案管理规定、项目档案竣工移交程序等，并将程序文件下发至各参建单位作为执行标准，以此来保证整个项目文档管理工作的标准和规范。

　　3.纳入项目合同管理

　　首先，将项目文档管理及要求纳入合同，在签订合同时严格把关、控制，从源头进行强化，确保项目文档工作顺利开展。榆林化学建设项目参建单位众多，不同参建单位的管理要求、水平、标准不一，直接影响建设项目文档的质量，因此档案管理人员应提前介入项目招投标文件的编制及合同谈判过程中，要求在招投标文件及合同中明确参建单位项目档案管理职责，提出文档归档范围、质量要求、归档套数、归档时间及违约责任等要求。其次，提前明确榆林化学建设项目文件收集及档案整理的相关规范，以及专业技术人员共同确定建设项目用表参照标准，写入合同，确保项目文档管理过程“有据可循”避免标准不一影响文档移交进度。最后，根据项目实际情况，制订合理、有效、具体的文档工作考核细则，把项目档案的质量与移交进度纳入合同管理，与项目工程款项直接挂钩，便于建设单位对合同方进行监督和有效约束。

　　4.提高档案意识

　　首先，作为文档管理者要从自我做起，树立档案意识，明确档案在公司项目建设、生产经营、产品开发等方面的作用。虽然文档工作人员的日常工作琐碎平凡，但琐碎中有着崇高的使命，这份神圣的职业会使文档工作者充满自信。其次，文档归口管理部门通过开展档案展览，以图片、视频等多种形式向大家進行宣传、展览，用真实的案例使大家明白项目文档就是工程建设的反映，是经济纠纷的凭证，是公司生产发展、良好运营的动力、资源与财富。最后，通过文档工作者自身的努力，获取领导的重视，只有获得领导的关注，才能确保在项目前期准备阶段为文档管理配备必要的人力、物力和财力。

　　5.建立标准化档案室(馆)

　　档案作为公司重要的隐形资产，有着较高的保管要求，只有改善项目档案管理条件，保证项目档案的安全、完整，才能为项目工作的顺利开展、公司生产运营提供信息保障。首先，要保证有独立、安全的档案室(馆)，室(馆)址周边1500m内没有严重空气污染企业，50m内没有可燃、助燃石油气等储蓄罐区;室(馆)内各功能分区布局合理，做到档案室(馆)库房与办公室、阅览室分离，锅炉、变配电室、食堂操作间等与库房分离，确保库区内无其他用房。其次，档案室(馆)内要做到防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水、防高温的档案库房“九防”管理，在此基础上，编制并落实档案安全责任制度，配备符合标准的档案密集架、温/湿度监测仪器、空调、加/除湿机、灭火器等设备，满足档案保管需求，消除实体档案安全隐患。另外，根据榆林化学建造“智能工厂”的目标，将“数字化档案馆”纳入工作计划中，由于榆林化学才成立不久，档案馆尚未建立，因此在项目初期就将该计划考虑在内，编制数字化档案室(馆)设计方案与需求，与智能化工厂完美融合。最后，要充分做好文档保密工作，在档案室(馆)建成之前，保证纸质文件的安全，使用专业的数字化软件、档案管理系统，保证电子文件的可靠性和安全性。

　　二、过程控制阶段

　　项目在建设过程中产生大量文件，全厂性工程、各生产装置、公用工程等各专业工作全面展开，资料庞杂，在攻坚克难阶段，文档人员必须要主动做好对项目文件控制工作、文件质量监督检查工作。

　　1.建立沟通协调机制

　　一是加强信息沟通。建设单位文档管理部门与参建单位，项目管理部门、计划部门、财务部门、设备管理部门等加强沟通交流，通过工程月度会、监理例会、进度会、发函、口头沟通、面对面约谈、专题报告等形式了解项目建设情况，便于处理项目文档问题;二是要相互理解，相互支持。在项目建设期间，建设单位内部各部门、各单位同心协力、积极配合，形成全员参与文档管理的共识，根据文档管理部门的要求做好文件形成、收集等前期工作，把文档“等、靠、要”的思想扼杀在摇篮里，主动配合、主动工作。沟通交流使档案人员融入各业务工作交流之中，有效推动项目竣工文件管理目标的实现，从而保证项目文件能够完整无损地归档。

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