如何进一步规范市政管线工程档案管理

　　摘要：文章进一步挖掘该市在市政管线工程档案归档工作中突出存在的主要问题，并从管理制度层面、法律执行层面提出了可操作的解决办法。提出的部分问题在全国具有普遍性，若能解决，对现实工作的确有指导意义。

 

　　关键词：市政管线；工程档案；质量；执法；制度

 

　　Abstract: The paper further explores the main problems existing in the project file archiving and management work of the city municipal pipeline, and puts forward the feasible solutions from the level of management system and law enforcement.Parts of the problems suggested is universal, solving which can have guiding significance for the practical work.

 

　　Key words: municipal pipelines; project files; quality; law enforcement; system

 

　　中图分类号：G271文献标识码： A文章编号：2095-2104（2012）

 

　　一直以来，由于市政管线工程档案业务难度较大，加上市政管线工程一般不需要办理房地产确权证明，所以工程档案归档过程中存在问题多，困扰多。我市城建档案馆自从成立市政管线科以来，千方百计加大力气做了大量的有针对性的工作，取得了良好的成效！使我市市政管线工程档案（尤其是利用率高的工程准备阶段文件、勘察文件、测量数据、竣工图等）的归档率以及归档质量大大提高；并且随着地下管线工程档案专项工作的开展，地下管线数据的移交工作也在逐步推进中。但是，与成熟的房屋工程档案归档工作相比拟，依然存在着不尽人意的以下几方面问题：

 

　　一、市政工程报建手续不完善的现象相对常见，档案资料遭遇先天不足的问题。

 

　　市政工程基本都是政府投资工程，有的由于急于上马，常常未完成正常报建程序就开工建设（大多数工程直至竣工阶段用地手续依然未办理完毕）；有的是边开工边报建；有的甚至是先开工后报建（比如由于台风刮坏海堤而产生的修堤应急工程）。部分代建单位怀有侥幸心理，直到工程完工也并未去补全报建手续，档案资料遭遇先天不足的问题；而市政工程都是关系民生，完工之后不管档案资料齐全与否，工程都将投入使用，档案资料欠账就常常不了了之。

 

　　二、部分建设单位对档案工作重视程度不够，未能履行其组织、监督、检查、收集、汇总以及移交档案等职能。

 

　　部分建设单位对档案工作重视程度不足，无视《珠海市地下管线管理条例》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等相关法律法规的要求，一是在基建过程中，未履行其组织、监督、检查以及汇总勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、收集以及立卷归档工作的职责；二是在工程档案预验收和归档阶段，亦未组织勘察、设计、监理、施工等单位收集以及向城建档案馆移交档案；三是甚至当施工单位到城建档案馆办理工程档案预验收和归档时，还不积极、不配合城建档案馆，找种种理由或者想各种办法，推诿移交本由该司负责移交的工程准备阶段文件以及竣工验收文件，影响工程档案预验收顺利进行，导致档案资料归档不完整。

 

　　三、部分管线建设（或产权）单位无视相关法律法规要求，拒绝向城建档案馆移交管线资料。

 

　　附属于道路建设的管线工程，如给水、排水、电缆沟、交通视频监控工程，往往能按照有关要求，与道路一起办理工程档案预验收以及档案移交工作，在城建档案馆归档质量良好。单独报建的管线工程，主要是电力、通讯、燃气、有线电视等工程，建设（或产权）单位一直以来，不但未履行其作为建设单位组织、监督、检查、汇总以及移交工程有关各方档案资料的职能，而且本该属于该司向城建档案馆移交的资料，他们却一直以各种理由拖延移交，尽管该档案资料（含测量数据）齐全。而对于这种不移交档案的明显违法行为，地方执法力度又不足；尽管珠海于2008年又出台了地方性法规《珠海市地下管线管理条例》，这种事实依然没有改变，地下管线档案数据的存档依然是老大难问题，导致挖断管线事情常有发生，社会经济损失不断。

 

　　四、档案资料员更换频繁，熟手资料员流失情况严重。

 

　　经笔者多年工作发现，市政管线工程相关单位，尤其是施工单位，普遍缺乏固定的档案资料员。每逢工程开工之初，随便指派一名工作人员或者在外面找人兼职担任档案资料员，这样的人大多未经过档案专业培训，他们不光缺乏必要的档案理论知识，也不具备一定的档案专业水平；同时，他们由于身兼多项工作或者纯属兼职，所以缺乏足够的时间在工地从事资料收集工作；再遇上施工项目漏测漏验的情况，档案资料员闭门造车编写档案资料数据的情况普遍存在；而数据资料的盖章审查不严格情况普遍，造假的数据资料往往可以蒙混过关，造成了档案与施工过程不同步，档案不真实，不准确、质量不高的现象。

 

　　每当新档案资料员完成一到两个工程项目，刚刚对档案工作有一定的认识，往往又被安排去做其他工作，新资料员重新上岗，重新开始学习档案知识，就这样周而复始，没法保证档案资料的质量与稳定。

 

　　综上所述，尽管城建档案馆做了大量的工作，档案归档率以及归档质量情况得到根本好转，但是依然有完善与提高的空间，只有开动脑筋，积极行动，联合有关部门，以法律为依据，从机制上、从流程上、从加大违法成本上着手，就能解决目前工作中存在的主要问题，让归档档案更完整、更高质量。具体如下：

 

　　一、严格报建手续管理制度，将完善报建手续与工程结算紧密相连。

 

　　针对报建手续不完善的问题，一是有关行政管理部门必须严格按照国家法律法规有关规定，加强监管，工程务必满足相关条件才能进行项目报批。二是将完善报建手续与工程结算紧密相连，市财政部门在结算前要核对工程报建手续是否完善（可由城建档案馆出具档案存档的证明文件），发现有报建未完善的，应停止进行该工程的结算工作，直至建设单位补办相关报建手续后才恢复受理该工程结算工作。

 

　　二、做好做大宣传工作、提高档案工作意识。

 

　　城建档案馆必须进一步提高工作人员的档案理论知识以及档案工作水平，熟悉有关国家、地方性法律法规及档案专业规范的要求。走向街头，走进相关单位，定期举办大型宣传活动，定期举办座谈会、咨询会，大力宣传国家、地方性法律法规及档案专业规范，转变工作对象的思想观念，为工作顺利开展打基础。日常工作中，遇到不履行职责、不理解档案工作、不愿意移交档案的情况，必须以相关法律法规为依据，晓之以情、动之以理，从大局、长远以及办事对象的角度耐心地进行说服，敦促、提醒该单位转变思想，严格按照有关要求办事。

 

　　三、严格执行处罚措施，加大违法成本，让违法单位付出违法代价。

 

　　《中华人民共和国城乡规划法》、《珠海市地下管线管理条例》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线档案管理办法》等法律法规对建设单位在工程档案竣工验收后向城建档案馆或者有关部门移交档案都有明确的规定；对于未移交档案的行为，也明确了相应的处罚措施。虽然有那么多法律法规保驾护航，但是在我市，多年来，未移交档案的违法行为并未得到应有的追究与惩罚，管线建设（或管理单位）的违法行为不必付出成本与代价，这不光亵渎了法律的尊严，而且助长了这种违法行为的长期发生，最终导致了城建档案馆档案存档数据不完整，给政府决策以及社会发展带来诸多不便。

 

　　事实上上，若能做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，这种不移交档案的行为就一定能得到有效地遏止。比如我们的临近城市--中山市，为了收集地下管线测量数据，即使该市未出台地下管线法律法规，仅凭借《城市地下管线工程档案管理办法》，该市规划局与城市管理行政执法局联合发文，对于不办理规划报建、逾期不进行竣工测量、不办理规划验收、不按规定报送工程档案的行为，由市城建档案馆将违章建设单位名单同时报送市规划局和市城管执法局，该市规划局马上暂停受理该单位所有建设工程（含管线工程）的报建审批业务，待其按照要求补办工程报建、竣工测量、规划验收、工程档案归档等所有事项后才恢复受理其建设工程案件；另一方面，市城管执法局则按照有关规定对上述违法行为进行处罚，取得显著的成效。

 

　　珠海等城市，完全可以照搬中山市的做法，让违法的建设单位付出违法成本，为其违法行为付出代价。

 

　　四、必须实行工程档案资料员上岗证制度、备案制度、相对固定的制度。

 

　　针对档案资料员群体不稳定的问题，建议采用档案资料员上岗证制度、备案制度、相对固定的制度。上岗证制度指新档案资料员必须参加由城建档案馆具办的《城建档案专业》培训班，并在考试合格后取得《上岗证》。备案制度是指取得《上岗证》的档案资料员名单必须在建设行政主管部门备案。相对固定制度是指凡是进行工程建设的建设单位、监理单位以及施工单位，必须在申报《施工许可证》时确定一名或以一名以上已经在建设行政主管部门备案的档案资料员担任该工程的档案资料员，并要反映在《施工许可证》上。在工程竣工验收之前，原则上不能更换档案资料员，若有更换资料员的情况，需向建设行政主管部门申请。

 

　　实行这三项制度，可以保障档案资料员上岗前得到一定的培训，具备一定的档案理论知识以及素质，防止资料员频繁更换的情况，对工程档案百利而无一害。