“数字中国”视野下档案工作研究策略

　　一 、引言

　　2015年12月，习近平同志在出席第二届世界互联网大会时强调“中国正在实施‘互联网+’行动计划，推进‘数字中国’建设”，标志着“数字中国”成为未来数十年中国信息化发展的目标。2017年12月，在中共中央政治局就实施国家大数据战略进行第二次集体学习时，习近平同志强调，大数据是信息化发展的新阶段，海量数据对于经济发展、社会治理、国家管理与人民生活都产生了重大影响。为了适应推进国家治理体系和治理能力现代化的背景以及顺应我国经济进入高质量发展时代，我们要增强利用数据为生产生活服务的能力，把握大数据发展规律。

　　《档案》(双月刊)创刊于1985年，由甘肃省档案局(馆);甘肃省档案学会主办。杂志的办刊宗旨是“传播知识、交流经验、启迪思想、指导工作”。

　　“数字中国”覆盖经济、社会、文化、生活等方方面面，对经济发展方式转变、产业转型升级、创新社会管理、保障和改善民生、提升国家竞争力发挥至关重要的作用，其作用得以发挥，离不开背后海量数据的支撑。政治、经济、文化、社会、生态等各个方面管理活动的开展，一方面涉及人财物的管理，另一方面还涉及对数据的管理。数字化条件下，我国管理工作，正实现着从事后总结经验和教训，演变为以文件、档案信息为依据的精细化的事前与事中控制，实现以客观实际为基础，不断进行科学决策，而且这一发展趋势正逐渐取代传统的粗放式的“一拍脑袋做决策”。档案的本质属性就是原始记录性，我们档案工作追求的目标就是确保与业务活动相伴而生的记录的真实、完整、安全，以此为基础促进其利用，辅助科学决策。

　　档案工作者具有长于管理与业务活动相伴而生的记录的职业优势，因此在建设“数字中国”的时代背景下，档案工作者的职业定位应为管理各行各业业务活动中产生的数据，确保数据质量、维护数据安全、加强数据开放，为依托于数据开展的各项业务活动提供基础性支撑。

　　二、“数字中国”视野下档案工作面临的变化

　　(一)档案数据大量产生

　　2018年12月15-16日在北京召开了第九届电子文件管理论坛，从其中的主题发言可以看出档案界对单轨制的欢迎和目前單轨制已经在一些地区、机构有所应用，并取得较好成效。直接以电子方式运行和保存电子文件逐渐成为业内共识。推行单轨制的一个结果是在业务工作中产生的文件全部都是数字信息，大大助力了档案的“增量电子化”。

　　除了各类组织机构正在建立与自身业务活动相适应的信息系统，在业务活动中产生大量业务数据。随着智能技术的广泛应用，利用各种传感器、微处理器等感知技术也在产生大量客观数据，这一发展趋势意味着人类社会活动将实现“全数据”的覆盖。我国是世界第一人口大国，并已成为世界第二大经济体，人口13亿多，法人单位1100万，人口和经济规模决定了我国是世界数据资源大国。因而伴随业务活动产生的具有原始记录性的档案数据也会大量产生。

　　(二)档案数据的安全面临挑战

　　大数据环境下，档案数据管理主要基于非关系型数据库，保存的主要是非结构化数据。因为数据无时无刻不在产生，产生的领域也极其广泛，面对体量如此巨大的数据，再追求档案数据的结构化实属不易。在当下的环境中，档案数据来源众多、类型丰富，因为产生于分散的各个角落，数据质量不易控制，容易因为技术或人为原因导致产生虚假数据而难以发现，而且数据大多是产生于电子设备，若设备故障、外部突发状况(如断电)或人为操作失误而造成数据缺失，难以补救;数据在收集、管理、利用的过程中，会存在不法收集数据、用户隐私泄露、数据被非法窃取等安全问题。

　　(三)档案数据的利用方式发生变革

　　以数据化形式产生、传输、存储、利用档案，极大地拓展了档案利用的边界。云计算在促进跨时空、跨地域数据资源共享，实现数据流通、消除数据孤岛方面有独特优势。技术的发展不仅使得档案数据能在更大范围内发挥价值，而且促使多领域、多层面的数据资源实现连通，创造新价值。当下环境的档案数据的开放与提供利用，较之数字档案馆的档案提供利用，具有档案资源来源更广泛、利用主体和需求更多元、利用方式更便捷深化、可形成可视化成果和可对利用行为进行实时记录、分析、预测等优势。

　　(四)档案工作者的角色、思维、意识都要有所改变

　　档案工作者所追求的不再是类似“仓库保管员”的角色，而应积极有为，对与业务活动相伴而生的档案数据进行收集、管理，规范数据格式、保障数据质量和安全;认识数据的价值，更加关注对数据进行挖掘分析，提高利用效率，满足用户需求，同时也要平衡好数据利用与隐私保护，尊重数据来源方的数据权益，在法律规定范围内尽量扩大开放范围，以实现档案数据价值;改变狭隘的数据观念，倡导数据开放共享，推进跨区域数据共享平台的建设，寻求与各方面、各领域的合作。

　　(五)档案人知识结构需要更新

　　档案数据大量产生、档案数据安全面临威胁、档案数据利用方式发生变革以及档案工作者自身角色、思维、意识面临发生转换的需求都推动着我们改善档案人的知识结构、提升工作技能、培养创新型档案专业人才，以适应时代的呼唤。

　　三、“数字中国”视野下档案数据管理目标

　　(一)保障数据质量

　　档案管理工作在享受着数字化、信息化、智能化带来便捷的同时，也面临着数字文件易改、易丢、难以长久保存的危机。如作为国内人工智能行业领军企业的科大讯飞研制出的档案机，就将人工智能技术与档案工作实践相结合，助力了档案现代化，一方面创新了档案的记录方式，另一方面激活了档案利用方式。这是人工智能技术与档案深度融合给我们档案工作带来便利的生动体现。但不容忽略的是，我们在享受数字化、智能化带来便利的同时，也面临着数据质量更加难以保障的危机。

　　档案数据要发挥其作用，首先必须保证其质量，唯有其是真实、完整的，档案数据的证据价值、决策价值才有可能得以实现，即我们才有利用档案数据的必要性;而只有其是可读、可用的，档案数据才有发挥其价值可能性。目前诸如存证云、百度取证等电子存证平台大量涌现，正在取代档案部门进行数据的取证工作，如果档案部门缺乏合法、合规的措施和技术手段来保障归档过程和归档后档案数据的质量和可用，那么即使随着单轨制实施以及各级各类组织机构建立的信息系统中伴随业务活动而产生大量档案数据，其也不具备利用价值，档案工作便会被边缘化。