基于电子档案管理在档案管理中的重要性

　　摘要：电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率

　　关键词：档案管理;电子档案管理;信息化

　　《档案》(双月刊)创刊于1985年，由甘肃省档案局(馆);甘肃省档案学会主办。杂志的办刊宗旨是“传播知识、交流经验、启迪思想、指导工作”。

　　一、电子档案管理概述

　　电子档案的使用在一定程度上提高了档案信息的质量。所谓的电子档案管理是将存储的文档转换为信息网络媒体，存储在计算机等先进的办公设备中。存储内容形式多样，能有效地保存声音、文件、图像、图形、图表和数据。以其高效、便捷的存储形式逐渐进入到档案管理工作中。电子档案管理的实际应用是档案管理发展的必然趋势，也是当前档案管理工作的重要任务。

　　二、电子档案管理特点

　　电子档案的管理是通过电子网络传播媒介，通過建立包含不同档案类别的公共的、独立的档案信息管理平台，将电子档案信息云储存于档案信息管理平台，以实现档案的长久有效保存。它规范了电子信息和數据文档的管理，提高了档案管理的效率。电子档案的管理具有高效性和服务性的特点。所谓高效性是指通过在档案信息数据库中存储电子档案，根据不同的类别和属性对档案进行分类编码。基于数据编码的档案检索过程可以快速找到需要检索的档案。可以减轻档案管理人员的整理繁杂档案的压力。电子档案服务性特点是指基于电子档案的结构化管理模式，通过信息网络载体存储不同类别的档案文件，使电子档案能够长期安全保存。在需要查阅档案时，可以通过一键化的管理形式，及时提取档案，更好的服务于档案保管及查阅工作[1] 。

　　三、电子档案管理的优势

　　相较于传统的纸质档案管理。电子档案在档案查询信息查询及档案的提取方面节省了大量的人力物力，提高了管理档案的效率。档案用户可以更快地获取档案中的要点和重要信息，为档案用户提供全方位、多角度的信息服务。同时，电子档案管理的使用减轻了档案归档、检索和查阅的困难，档案管理者依靠档案管理系统就能实时了解档案信息，提高了档案管理的效率。传统的纸质档案管理不仅繁琐、复杂，而且在发生火灾等不可抗力的情况下，存在丢失档案的风险。电子档案通过信息网络存储数据，通过建立高效、完整的档案管理系统，使归档过程方便快捷，通过不同的网络媒体存储数据，有效防止数据在不可抗力的情况下丢失的情况。它保证了档案的完整性和永久性。在查阅机密文件电子档案时，需要提供相应证明手续，能够有效防止重要信息外泄，保障机密文件等一些特殊文件的安全。

　　四、.电子档案管理模式在档案管理重要性

　　1。有利于构建规范化的流程体系

　　与传统档案管理模式相比，电子信息化管理模式能够解决以往模式存在的问题，在实现资源共享的基础上构建规范化的流程体系。目前，使用电子信息技术有利于使档案管理转换成自动化管理方式，并不受人为因素干预，只需要在前期阶段提前设置相关程序，计算机技术便可以根据实际运行情况储存和管理信息，确保信息的完整性。

　　2.提升档案管理工作的即时性

　　基于传统单一的档案管理模式，档案管理人员需要花费较多时间和精力分析档案数据，并将其整合在一起，加以整理和储存。该环节的工作量大，再加上档案管理工作对于人员有极强的依赖性，人为因素经常对档案管理工作的效率以及质量产生不良的影响。但是，应用电子信息化档案管理模式，则能有效提升档案管理的即时性，使相关数据资料具备价值性。

　　3。提升档案管理工作的准确性

　　无论是在企业还是事业单位的运行期间，档案管理工作都是不可缺少的一个环节，做好该项工作是很有必要的。在现有的学校档案中，包含了诸多内容，比如学校员工的信息档案、学校后期的發展信息等，对于档案管理工作提出了越来越高的要求，因此，学校必须确保档案管理工作的完善性和安全性。电子信息技术主要以计算机网络、电脑为信息管理载体，应用电子机械化的方式，无论是准确性还是保密性，均比人工操作方式要安全，可以为人员查找和储存信息提供很大的方便，从而能在一定程度上提升档案管理的效率和质量。

　　4。提升档案管理工作的运行效率

　　电子信息化管理模式的主要档案管理工具是计算机设备，这也说明在管理档案和储存信息的过程中，只需应用计算机或者硬盘等设备，便可以储存相关信息并加以应用。从实际运行情况来看，该种类型的储存方式有重要的作用，不仅能减少纸质储存占据的空间，使信息储存更加环保，还能简化相关人员的操作手续，只需要简单操作计算机，就可以查询相关数据，从而能最大限度地节省人力、物力，推动档案管理工作实现可持续发展。

　　5.提高电子化档案管理的真实性和有效性

　　目前随着社会经济的发展和科学技术的普及，越来越多的人能够熟练掌握甚至精通计算机信息技术，给企业档案电子化管理带来了一定的安全隐患。不法分子可以利用计算机技术侵入企业的网络系统，篡改企业的档案信息，严重影响到企业档案的真实性和有效性。如何保证企业电子档案的真实性和有效性是企业档案电子化管理中的重要问题，也是企业档案电子化管理中的难点问题，要做好这方面工作，首先需要企业加强对企业档案电子化管理的信息技术支持，以技术性策略来加强对电子档案的管理，建构完善的电子化档案管理机制。其次，还要求政府能够出台相关的政策，加强对计算机的保护，约束网络不法分子的行为。最后，要求企业能够实行双轨制档案管理，即企业在实现电子化档案管理的同时，也不能放松对纸质档案的管理。这样可以保证企业电子档案被篡改或者流失后能够及时采取有效措施来进行弥补，保证电子档案文件的真实性和有效性。

　　6.加大对企业电子化档案管理的投入

　　加大技术投入。企业档案电子化管理是以信息技术为支撑的，要保证企业档案电子化管理的工作质量和效率，防止企业电子档案受到网络不法分子的侵袭，目前企业电子档案管理，档案光盘需要每5年换刻一次，录音带需要定期倒带，袋子备份需异地保存。在扫描过程中，工作人员应具备一定的规范性和专业性，所以需要对档案人员进行日常专业知识培训，规范操作实练。电子化档案管理需要科技投入，通过不断引进先进的科学技术来保证档案管理的工作质量。例如，企业需要引进国际上先进的防火墙技术和保密技术，加强对企业电子档案的安全保护。企业还需要适时更新档案管理的硬件和软件，防止因为技术设备过于落后给不法分子以可乘之机。加大人才投入，企业档案电子化管理必须要求企业加强对电子档案管理的人才队伍建设，培养更多的专业技术人才。

　　参考文献：

　　[1] 曹吉超.浅析电子文件时代档案管理的重要变革[J].兰台世界，2006(3).

　　[2] 常丽.浅谈档案信息化及其网络的安全防范[J].浙江档案，2010(7).

　　[3] 连成叶.论数字信息档案长期安全保存策略[J].档案学通讯，2014年(2).