区域性开放档案数字资源共享问题的思考

　　摘要：针对新型冠状病毒性肺炎疫情爆发期间各地国家综合档案馆针对开放档案利用的应对情况，本文研究了国内各省市开展区域性开放档案数字资源共享的现状，分析了区域性开放档案数字资源共享存在的5个主要问题，论证了构建区域性开放档案数字资源共享平台的必要性，对共享平台应具备的5个基本功能提出了建议，并对未来开放档案数字资源共享的前景进行了预测。

　　关键词：“互联网+” 区域性 开放档案 数字资源共享

　　岁末年初，一场突如其来、始料未及的新型冠状病毒性肺炎疫情在湖北武汉暴发并随之向全国扩散蔓延。针对疫情期间利用者无法现场查档的实际情况，各地档案馆及时调整服务方式，采取通过电话和网络查阅渠道提供代查服务的办法，为公众查询档案提供安全、便捷的服务，受到利用者的欢迎。作为档案利用中的一类人群，开放档案的利用者范围非常广泛，既包含对档案和历史比较关注的专家学者、研究人员，也包含对档案知识感兴趣的普通群众。因此，开放档案内容信息的查考一直是档案界关注的热点。但是开放档案涉及的范围广，内容相对复杂，利用者更希望直接阅览档案原始内容，因此疫情期间如何采用方便快捷的方式满足此类用户需求显得非常重要。

　　一、区域性开放档案数字资源共享现状

　　区域性的概念较为广泛，可以包括自然区域、人文区域和经济区域，按照目前档案行业的普遍管理体制，区域性的含义主要是指某一省/自治区/直辖市地理范围内的地区，也可以是跨省区域，如“京津冀”“长三角”等地区。区域性开放档案信息资源共享的概念为：一定区域内，在不改变档案现有的保管位置和实体所有权的情况下，根据开放档案数字资源的特点和用户的需求，借助各种现代技术、方法和手段，将区域内比较分散的开放档案数字资源进行整合与重组，建立区域性的开放档案数字资源中心或共享平台，以增强信息之间的相关性，提高开放档案数字资源的管理效率和利用效率，最终实现区域内开放档案数字资源的最佳社会共享和利用。[1]因此，从发展的趋势来看，由省级档案馆建设区域性开放档案信息共享平台是大势所趋。

　　据统计，2018年全国各级国家综合档案馆共开放档案10151.7万卷(件)，同比增长了4.57%;全年接待利用者659.4万人次，提供利用档案2078.0万卷(件)次，同比分别增长了0.64%、2.18%。从以上数字可以发现，全国开放档案的数量和利用率正在逐年提高。[2]

　　笔者调研了除香港、澳门、台湾以外的31家省、直辖市和自治区档案馆门户网站，并对网站提供的开放档案查询服务进行了体验。从目前情况来看，部分省市档案部门已着手建设省级区域性开放档案信息共享平台，但建设内容、展现形式、取得效果均有待进一步提升。

　　二、区域性开放档案数字资源共享存在的主要问题

　　(一)传统的档案服务理念相对落后

　　传统的档案服务理念是一种被动式服务模式，即利用者需要查找什么档案，档案馆提供相应的查询服务。档案馆的服务对象包含政府部門、科研人员、社会公众等，对不同的服务对象应采取不同的服务模式。政府部门由于有较强的查档意愿和明确的查档目标，采用被动式服务模式无可厚非。而开放档案利用的对象是科研人员和社会公众，恰恰与被动服务模式相反，需要档案馆主动服务，将已经鉴定为开放的档案信息资源通过各种媒介、各种形式加强宣传，主动为利用者提供服务，给利用者一种全新的体验。

　　(二)利用模式单一，用户体验效果差

　　在互联网时代和数字化时代的今天，利用者更多的是通过网络和信息技术来查找与传递信息。目前档案馆开放档案主要利用模式仍然是要求利用者到档案馆实地查阅开放档案原件或复制件，不能给利用者在互联网上提供实时在线的服务是目前开放档案信息获取的最大难题。这将大大降低用户查询和检索效率，实际体验效果不好，满意度很差。用户体验虽然没有非常明确的标准，但是只有数字档案共享服务的用户体验呈现出积极、愉快的效果时，数字档案用户才会再次利用数字档案或向其他用户宣传推广数字档案共享服务。[3]

　　(三)现有的系统功能不完备

　　目前各档案馆互联网开放档案信息查询服务一般只提供目录数据检索功能，而且检索方式仅局限于普通关键字检索，缺乏高级检索或者模糊检索的方式。利用者的检索结果均为一次性查询结果，利用者的关注条目不支持系统收藏或者标注记录。系统更不能根据利用者检索的关键字或检索结果向利用者提供相关内容智能推送或关联推荐。系统缺少一个便捷交流的功能以满足利用者遇到问题或提出意见时进行信息交互的需求。

　　(四)数字资源整合不够，数据类型单一

　　一些省市建设了区域性开放档案信息共享平台，但是平台中数据量少，且类型单一。这说明平台虽然已经建立，但是数字资源整合发布的组织工作并没有开展好。这也可能跟系统因各地档案馆数字资源格式不同造成的兼容性不足也有关系。由于各地档案馆数字化加工标准不同造成各类数字资源格式不统一。开放档案数据类型包括机读目录数据、纸质档案数字化副本、音视频档案数字化副本。目前各档案馆提供查阅的数据类型多以机读目录数据为主，真正具备查阅内容的纸质档案数字化副本数量极少，音视频档案数字化副本基本没有。

　　(五)数据质量难以控制，信息安全难以保证

　　开放档案共享平台上数字资源非常少的另一个重要原因是开放档案本身数据质量很难把控，如果档案中包含不宜开放甚至敏感、涉密的内容，发布在互联网上将带来极大的不良影响。由于对档案内容开放审查的难度较大，虽然应该高度重视档案信息安全，但是很多档案馆对开放档案会带来的安全隐患顾虑更多，导致数据上网的难度很大。

　　三、构建区域性开放档案数字资源共享平台的必要性

　　(一)大数据时代数据整合共享是必然发展趋势

　　大数据时代的到来，对档案资源整合工作理念、方式都造成了严重的冲击，并且使档案资源数量逐渐呈上升趋势，在人们生产与生活中发挥着越来越重要的作用，有利于提升决策科学性，提升经济效益与社会效益。[4]在数字化时代背景下，档案数字资源与日俱增，运用大数据技术可以为相关人员提供更为精准、快捷的查档服务，大大提升档案信息资源服务效能。因此，大数据时代档案数字资源整合，有利于挖掘隐藏的信息价值，是现阶段信息化的发展趋势。利用技术融合和数据融合，实现跨层级、跨系统、跨地域的协同管理和服务，是实现档案部门实现战略转型的重要手段。然而，开展档案信息资源整合通常受到多种因素的制约，比如馆藏类别的差异、地理环境的限制等。所以，有必要构建一体化的整合体系，打破“信息孤岛”的格局，在“云计算”、Web2. 0挖掘技术等的引领下实现档案信息资源的整合。

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