基于非结构化数据管理平台的企业数字档案馆建设研究

　　近年来，越来越多的企业开始建设数字档案馆，旨在集中统一管理企业数字信息资源，尤其是2017年国家档案局发布《企业数字档案馆(室)建设指南》后，企业数字档案馆建设可谓如火如荼。经过近两年数字档案馆建设实践，笔者发现通过传统的做接口归档的数字档案馆建设模式存在很多问题，已经不再适合企业数字档案馆建设实际。为有效解决现存问题，本文提出了一种基于非结构化数据管理平台的数字档案馆建设模式。

　　一、近年来国家相关要求

　　近年来，中央办公厅、国务院办公厅、国家档案局等单位相继印发了系列电子文件和电子档案管理相关文件。从这些文件中，我们可以归纳出电子文件和电子档案管理发展的新趋势，也能洞悉企业数字档案馆建设的新要求。

　　1.“单套制”归档更近一步

　　2018年7月，海关总署、财政部、国家税务总局、国家档案局联合发文决定，企业、单位满足《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)第八条、第九条所列条件的，可以电子《海关专用缴款书》为依据进行会计处理并仅以电子文件形式归档保存，即实行“单套制”。2018年12月，国家档案局修改《电子公文归档管理暂行办法》，将第七条修改为：“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。”这是国家最高档案行政管理部门首次明确电子公文可以单套制归档。2019年4月，国务院印发《国务院关于在线政务服务的若干规定》(第716号令)，其中第十二条规定“政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交。除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。”这是国家层面首次明确在政务服务过程中施行单套制。同时，一些企业已走在单套制发展的前列，比如2019年3月，国家档案局印发《企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单(第一批)的通知》(档函〔2019〕35号)，确定了13 家企业完成所选业务系统的电子文件归档和电子档案管理试点工作，通过国家档案局验收，形成典型经验，可向全国推广。

　　2.“一切归档”成为要求

　　2017年9月，国家档案局印发《企业数字档案馆(室)建设指南》(档办发〔2017〕2号)，明确企业电子文件归档范围应包括各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据，以独立文档形式存储的具有保存价值的信息记录，包括办公自动化系统、产品或业务系统、财务会计管理信息系统、人力资源管理信息系统、门户网站、微博、微信、公务邮件系统及本企业其他职能活动业务系统中形成的电子文件，以及从外部接收的电子文件。企业已实施的支撑主营业务的信息系统均应具有归档功能。随着企业信息化进程的推进，存储、网络技术的升级，“一切归档”成为可能与发展趋势。

　　3.商密防护不可或缺

　　2015年4月，国资委印发《中央企业商业秘密安全保护技术指引》，要求各中央企业对集团层面载有商业秘密的信息系统在1-3年内部署完成有关安全保密措施，并结合本单位实际，利用3-5年时间，在本企业系统内分步部署完成相关安全保密措施。数字档案馆作为企业数字信息资源的聚集地，成为商业秘密防护的关键。

　　4.安全可控成为趋势

　　近期，中央办公厅、国务院办公厅联合印发文件，要求大力推进党政机关电子公文系统安全可靠应用，早日实现国产化替代;大力推进安全可靠应用试点，带动国产基础软硬件迭代升级，促进关键核心技术不断进步。不久的将来，电子公文等业务系统将面临一次比较大的升级改造，企业数字档案馆应提前做好相应承接准备工作。

　　二、企业数字档案馆建设历程

　　企业数字档案馆是指企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。它是一个由软件、硬件、数据、人和制度规范等组成的人机系统。企业数字档案馆的发展经历了以下5个阶段：

　　1.启蒙阶段

　　我国企业档案信息化与企业信息化同步发展，始于20世纪80年代末，成长于20世纪90年代。尤其是办公自动化系统出现后，企业档案人员也逐步了解和接触计算机，出现了单机版档案目录数据库，可进行档案数量统计和制作卷内、案卷目录，这个阶段也称为单机应用阶段。

　　2.起步与探索阶段

　　20世纪90年代，为适应档案事业发展需要，企业档案信息化工作开始起步，一些企业率先开发建设单机版档案管理信息系统。但囿于全国档案信息化基础设施薄弱、档案信息化建设理念滞后、档案人员知识结构单一，档案信息化也仅仅停留在计算机辅助管理和探索性研究阶段。1997年，深圳市档案馆提出建设数字档案馆构想，几年后，深圳市档案馆成为全国档案工作示范单位。

　　3.建设与成长阶段

　　1995-1999年，全国档案工作进入了更大范围信息化基础设施建设和稳步成长的初级阶段。档案管理系统也由单机版向客户端/服务器(C/S)模式转换，但是这个阶段档案信息化标准、规范比较滞后，企业档案信息系统仍然是目录数据的统一管理和局域网内的共享应用，尚未涉及档案全文收集、保管和利用工作。

　　4.发展与应用阶段

　　进入21世纪，企业档案信息化建设进入快车道。2000年，国家档案局将加快信息化建设列为全国档案事业“十五”规划重点任务，深圳市率先开始数字档案馆建设。2003年青岛市数字档案馆正式启用，成为国内首家投入使用的数字档案馆。档案管理系统功能也逐步完善，并进一步发展到浏览器/服务器(B/S)模式。

　　5.深化集成阶段

　　随着电子文件数量越来越多，企业数字档案馆向集成化方向发展，档案管理也由传统档案管理转向电子档案管理。国家档案局发布《數字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》《企业数字档案馆(室)建设指南》等指导性文件，数字档案馆建设成为企业档案信息化建设的方向和主要内容。

　　推荐阅读：《档案》(双月刊)创刊于1985年，由甘肃省档案局(馆);甘肃省档案学会主办。杂志的办刊宗旨是“传播知识、交流经验、启迪思想、指导工作”。