谈煤炭建设项目档案工作质量控制

　　摘要：煤炭项目档案一直是煤炭工程建设的重要组成部分，煤炭项目档案完整与否直接关系着整个项目记录的原始性和本源性。本文试从全程质量控制出发，将煤炭建设项目档案自形成初期就有序进行统一控制管理。试图采用这一管理模式确保整个建设项目档案的齐全完整和高质量归档。

　　关键词：项目;档案;管理;质量控制

　　煤炭建设项目档案工作全过程质量控制管理的新模式是以项目法人为管理核心，以纳入合同为管理依据，以监理控制为重要手段，在档案管理部门，专业主管部门及项目建设、设计、施工、监理单位全方位参与下，实施事前介入，事中控制的过程控制。这一管理模式力图将档案工作渗透于项目建设的每个阶段，使项目建设中形成的每一份文件都处于受控状态。

　　煤炭建设项目档案的本源性决定了项目档案资料的不可后补和不可替代性，也决定了其形成积累必须与建设项目进展过程同步。近几年，在档案资料的过程质量控制管理方面，以笔者所在企业为例对所属的几家煤矿等重点建设项目通过前段介入、期中监督渗透的过程控制，形成较好的过程质量控制记录体系。

　　1、前段控制-将档案工作的管理要求与工程管理的要求有机结合

　　1.1建立一个符合煤炭建设项目实际情况的前端控制模式是实现档案前端控制的基础和核心

　　煤炭建设项目从前期准备至竣工验收，其档案的形成与收集始终与煤炭建设项目法人(含建设单位)、设计单位、监理单位、施工单位有着密切的联系。因此，在煤炭建设项目档案资料的各个管理环节中，应有明确的职责划分，并要做到责权明确。自煤炭建设项目立项开始，档案人员超前指导对煤炭建设项目档案资料的形成积累、表格式样、质量要求及整体编目体系进行早期标准化、规范化编制与整理标准控制。要求项目法人将档案工作作为煤炭建设项目的重要组成部分，明确档案工作的管理体制、归档标准、质量和进度要求。项目文件资料实行“谁形成，谁负责”的管理原则。

　　1.2与项目建设项目资料员配合是实施档案前端控制的关键

　　在档案前端控制过程中，要求档案人员必须对煤炭建设项目实施现场各专业、各参建单位的施工进度了解。所采取的做法是：(1)建立现场档案室，推行预立卷制度，即文件材料内容填写齐全并经有关人员签证完毕后，送专职档案人员进行预立卷;(2)认真开展好基建项目档案的登记工作，并及时对登记情况进行统计，掌握各个施工项目的建设进度和档案的形成情况，有针对性地做好各个阶段的监督指导和现场服务利用工作，使档案资料始终都处于受控状态，这是档案前端控制最理想化的目标。

　　1.3法律手段是实施档案前端控制的保证

　　将煤炭基建工程档案质量控制管理纳入合同管理，运用法律效力确保档案的前端控制。如：在项目招投标和签订合同时，将竣工文件编制工作水平作为选择施工、监理单位的依据之一;设立条款明确规定各参建单位对项目文件的责任及编制标准;将档案资料的质量考核作为归还施工单位保证金的条件之一;在各分项目结算时，档案管理人员参与到合同付款审批的会签中等等。以上措施都是为了取得档案工作的主动权和法律保障。

　　2、期中控制-将档案资料的质量控制纳入到煤炭建设项目质量保证体系中

　　2.1施工图设计文件(含变更)的质量控制

　　施工图设计文件由设计单位编制，主要用于指导煤炭基建工程的施工、制造、安装，是现场施工的依据，也是编制竣工图的依据。做好设计图质量的控制首要的一点是档案人员要做好审核工作，核查的内容包括：(1)清单与实物是否相符，目录与内容是否一致;(2)图纸的工程名称、单元名称、项目号、图号等是否与规定的一致;(3)本次来图与往次的来图有无矛盾或错误;(4)变更单、工程联络笺是否规范，有无重号或空号。

　　在施工图设计文件管理过程中，若图纸资料有修改或补充，要及时准确地将旧版次的图纸资料替换出来，替换时必须注意：不能只是把需替换的或补充部分发来，需要档案人员找到需替换的部分，确认无误后方可进行替换或补充;同时，在进行替换时，应依据修改栏了解设计变更及图纸文件修改的来龙去脉，发现问题及时进行处理，不能及时处理的做好跟踪。

　　2.2供应方档案资料的质量控制

　　基建工程项目实施阶段，从供应方采购的设备仪器和材料等类别繁多，供应方档案资料由供应方提供、经采购方审核后移交，包括合格证、检验报告、说明书、图纸等。档案人员提前对照设计图纸和机、电、仪各专业采购请求单合同，全面细致地掌握采购情况和交货到场时间，亲自参与开箱检验并收取随即资料，从源头上保证主要随即资料的收集。重视两类档案资料的收集：一是大型、精密设备现场安装调试过程中形成的关键性文件材料;二是竣工图的更改依据，即项目变更文件资料。设备从工厂制造到安装调试过程的记录数据材料是非常珍贵的，任何设备都有其特殊性，在安装调试过程中受客观环境的影响，但对设备今后的使用、维修都至关重要。对重点基建工程项目，应统一编制“项目变更文件一览表”以备长期查考利用。

　　2.3竣工图质量控制

　　要做好竣工图的质量控制，档案人员、项目经理、监理工程师等都各有其责任，档案人员从档案管理的角度进行把关，其他方则从工程项目的内容上负责把关。竣工图准确真实地反映了煤炭基建工程竣工时的实际情况，是项目建成后投产运行、维护保养必不可少的证据和依据，因此竣工图质量是档案验收的重点和核心。竣工图的档案质量控制包括以下几个方面：(1)竣工图及设计变更单是否齐全;(2)设计变更是否已全部在施工图上真实体现;(3)竣工图上加盖的竣工章中相关负责人审核签署的内容填写是否符合规范。同时，竣工图质量控制的环节包括：施工单位自检;监理单位进行复审;监理在竣工图审核结束后须出具竣工图审核意见并归档保存。

　　2.4隐蔽工程、关键部位质保资料的质量控制

　　煤炭基建工程隐蔽工程、关键部位的质保资料是工程质量和监督过程的实际记录，为工程竣工后正常投产提供了重要的依据和保证，也为装置投运过程中出现的问题提供了可靠的技术查考数据，因此必须加强质量控制。

　　2.5档案资料的内、外在质量控制

　　在项目档案管理工作中，档案管理人员要一手抓档案的内在质量，严格要求档案资料的齐全完整，签字手续完备，数据结论准确，檔案之间因果关系明确，工程档案满足系统性和成套性等要求;另一方面还要抓档案的外在质量，做到原始档案必须符合书面材料的规范。

　　参考文献：

　　[1]黄思斯：《重点建设项目档案管理的问题及对策——以湖南高速公路建设工程项目为例》[D]

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