加强园林绿化档案工作的几点思考

　　近年来，随着我国生态文明建设的快速推进，各级政府对环境改善力度不断加大，园林绿化事业蓬勃发展，园林绿化档案的重要性日益突显。作为一项重要的基础性工作，园林绿化档案管理的科学性、规范性直接影响到园林绿化工作的质量与水平，是推进园林绿化事业高质量发展的重要保证。

　　一、园林绿化档案管理的意义

　　园林绿化档案是在园林绿化建设发展过程中直接形成的，对國家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、实物等有关园林专业的各种载体的历史记录。科学高效开展园林绿化档案管理工作意义重大。

　　1.提供保证园林绿化工程建设质量的重要参考

　　园林绿化档案管理，从根本上讲是为了记录生态文明的发展历程，提供可供借鉴参考的园林绿化建设成果，努力提高园林绿化的建设质量。例如，针对某些植物的种植，园林绿化部门要从档案中充分研究这些植物的特性、价值以及生长气候条件，同时要对这些植物在园林绿化区域内的种植现状进行充分的掌握与分析，为后期的园林科研生产活动提供借鉴和参考。

　　2.有效保障园林绿化工程建设经济效益

　　对于园林绿化部门来讲，无论是园林绿化的新建工程还是改建工程，都离不了园林绿化档案的利用。园林绿化工程建设投入大，成本核算严格，充分参考已有的园林绿化工程建设成果，根据园林绿化种植条件和方案所需制定新的改扩建方案，可以节省非常可观的建设资金。以某园林绿化扩建工程为例，工程部门无意间发现以往同类工程的大量档案资料，对于当前工程建设具有极其重要的参考价值，于是在园林绿化档案管理部门的帮助下赶在扩建施工前修改了施工方案，最终为整个改建工程节省了几十万的资金，可以说档案在此时产生了直接的经济效益。

　　二、园林绿化档案管理的现状

　　社会发展日新月异，传统的档案管理工作体系与管理方式已不能适应现今社会发展需要，因此认清现状，及早转变观念，推进档案工作与时俱进，对于园林绿化部门而言尤为重要。当前，园林绿化档案管理工作主要存在以下问题：

　　1.涉及面广，档案收集难度大

　　园林绿化工程涉及面广，大多由多项组合而成，比如会涉及水景、假山、建筑等，这些相辅相成才能将园林绿化工程的建设质量与观赏效果发挥至最大。工程量繁多使得在施工建设过程中产生大量文件资料，然而工程的分散性，加之工程技术人员业务素养与档案意识的参差不齐，致使档案的收集难度非常大。

　　2.重视不够，相关保障欠力度

　　一些园林绿化部门在档案管理工作方面表现出明显的不够重视，未能真正认识到档案管理工作是园林绿化工作的重要内容，是一项重要的基础工作，对档案管理工作的投入严重不足，档案管理设施简陋，档案室“八防”“三分开”更是无从谈起，甚至有的没有设立专门的档案室，档案处于分散管理、安全堪忧的状态。此外，档案管理人员的配备问题也十分突出，不少园林绿化部门未配备专职档案人员，身兼数职的档案人员真正花在档案工作上的精力十分有限，大量的档案资料也因此得不到有效的管理，档案资源作用得不到充分发挥。有的单位即便配备了专职档案人员，也是非专业出身，业务素质不高，不能满足新时期档案工作的要求。

　　3.缺乏规范，管理手段较落后

　　园林绿化工程的复杂性也一定程度上决定了园林绿化档案的管理难度，这对档案的形成与管理过程提出了更高的要求。由于施工单位交叉，技术人员的业务能力与责任意识不同，施工过程中产生的大量文件资料时常出现重叠或混淆情况，甚至部分文件材料未履行审批手续就开始实施，档案形成不规范和不完整现象较为严重。园林绿化档案的信息化管理水平也亟待提升，目前的档案管理方式仍以传统手段为主，档案的数字化水平不高，共享度低，不利于档案资源的管理效率和开发利用水平的提升。此外，园林绿化档案工作尚未真正形成层级分明、职责明确的网络体系，严重影响了档案形成的质量、内容的完整、管理的效率。

　　三、强化园林绿化档案管理工作的思路与方法

　　1.更新思想观念，创新管理模式

　　园林绿化部门要切实增强档案意识，创新档案管理模式，充分认识到加强档案工作就是增强软实力，增强在园林绿化建设市场中的竞争力。因此，在园林绿化建设的生产经营与管理中，既要高质量、高标准地完成各项工作指标，也要加大投入，努力提升档案管理水平，为保持竞争力实现持续发展积蓄能量。园林绿化档案管理部门要改变工作方式，变被动为主动，积极适应园林绿化工作新业态，主动出击，加强与市政、规划、文保等部门的联系与合作，特别是要深入施工一线跟踪指导档案业务，确保档案的真实、准确和完整。例如，在园林绿化工程施工中，设计者与施工者往往有着很大的发挥空间，一些设计调整可谓随时发生。对此，园林绿化档案部门只有全过程跟踪服务，才能有效保证工程施工档案规范形成与真实可靠。

　　2.强化全程监督，做好整体控制

　　在园林绿化档案的管理工作中要重视对归档过程的整体控制与跟踪监督。文件材料收集工作贯穿项目施工全过程，为保证形成档案的准确完整，要密切关注工程进度，进行动态跟踪。比如，在施工前施工团队要对施工现场进行精准的勘察与测量，随时可能出现设计方案的变动，园林绿化档案管理部门只有参与其中，才能做到有效把控。在此过程中，档案管理部门尤其要明确工程各阶段的档案收集重点。施工准备阶段：施工许可证、开工报告等;施工阶段：土方登记单、苗木出圃单、标高复核记录、施工图与技术交底、施工组织设计与操作记录等;竣工验收阶段：竣工报告，整个工程的成本核算、验收等工作中所产生的影像资料、会议记录、文件以及变动记录等。同时，档案管理部门要配合保管单位将全部档案资料进行科学的分类，并根据其价值实行分级管理。

　　3.完善管理制度，创建良好体系

　　为了确保档案管理团队具有一定的工作积极性，更好地发挥出每位工作人员的才能，对园林绿化档案管理工作制度进行不断完善十分必要。要建立具有一定水平的档案管理工作体系以及良好的档案管理理念，对档案管理模式或者管理思维、管理功能等进行创新。比如，将项目档案材料形成、积累、整理与归档等工作灵活融入园林绿化工程的实际管理程序中，并建立完善的管理制度，推进依法管理。此外，要建立档案安全保密制度，保障档案实体与内容信息的安全;不断规范园林绿化档案的入库整理、借阅、开发利用制度等。通过完善制度、健全机制，进一步激发档案管理人员的动力与活力，营造干事创业的良好氛围。

　　4.加大各项投入，提升现代化水平

　　园林绿化部门要加大经费投入，加强档案基础设施建设，提升档案管理现代化水平。如配备高性能打印机、扫描仪、计算机、刻录机等办公设备，不断满足档案资源科学化规范化管理的需要。要将信息技术与现阶段的档案管理策略进行有机结合，推进档案信息化管理，实现存量数字化、增量电子化，进而整合园林绿化档案的大数据资源，建立园林绿化档案的大数据共享平台，提高档案利用效率。为确保园林绿化档案管理工作的高效、完整、系统、安全，档案管理部门必须与时俱进，完善园林绿化档案工作人员从业培训、年度业务培训等教育培训机制，努力建设一支业务精湛、作风过硬的高素质档案人才队伍。

　　参考文献

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　　[4]王阿明.城市园林绿化管理[J].北京农业，2013(33)：109.

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