档案统计在档案管理中的作用研究

　　摘 要：本文首先对档案统计工作進行综合论述，明确其档案管理工作的重要价值，之后结合现阶段档案管理工作的具体情况对档案统计在档案管理中的具体作用进行了综合性分析。旨在于通过此次分析论述，为现代化档案管理工作提供全新的思路，从而发挥档案的信息价值，为人们生活以及日常生产活动提供更多的便利。

　　关键词：档案统计;档案管理;作用分析

　　《档案》(双月刊)创刊于1985年，由甘肃省档案局(馆);甘肃省档案学会主办。杂志的办刊宗旨是“传播知识、交流经验、启迪思想、指导工作”。

　　档案馆当中的档案统计工作指的是采用相应的统计技术和统计方法，对档案进行细致化、综合化的管理，并对管理工作的整个过程进行全面分析，进而明确档案馆现阶段真实的工作状况。随着档案数量和信息涵盖量的不断提升，档案统计在档案管理当中的作用日益明显。通过适当的档案统计措施，能够全面提升档案管理工作的效率，维持档案管理工作必要的秩序。下文中笔者将对此展开进行论述。

　　1 档案统计综述以及其在档案管理工作中的重要价值

　　档案统计综述。档案管理工作是一项综合性的工作，其中包括档案的收集、整理、保管、编目以及档案检索等。档案统计是档案管理工作的有机构成，通过各种统计方法的应用，将档案管理工作中出现的各种现象、趋势和工作流程通过数字和表格的形式表述出来，使档案工作管理人员能够第一时间掌握档案工作的整体状况。根据档案统计工作的具体目标，可以将其细化分为两种，第一种是综合性档案调查统计工作，第二种是临时性档案统计工作[1]。其中综合性档案调查统计工作更加全面，但是耗费的时间相对较长;临时性档案统计工作的覆盖面积往往不足，但是能够在短时间内收到非常明显的统计效果，通过二者之间的综合利用可以保证统计工作在稳定高效的状态下开展，并将具体工作情况进行数字化反馈。

　　2 档案统计在档案管理工作中的具体价值

　　2.1 提升档案管理工作的控制水平

　　通过档案统计工作的合理运用，可以将档案管理工作的整体状况和档案管理工作中出现的具体问题，通过严谨的数字信息表述出来，为相关工作人员提供第一手的信息支撑，从而提升相关工作人员对档案管理工作的重视程度，使得档案管理工作更加具有针对性，针对于档案管理工作中出现的问题进行针对性的优化，从根源上提升档案管理工作的综合水平。

　　2.2 对档案管理工作进行合理规划

　　一些特殊类型的档案信息在管理过程中需要档案管理人员进行深度编辑，才能正式完成归档。这些特殊类型档案的信息量往往非常大，给档案工作人员的管理工作带来了非常大的难度。通过档案统计工作，工作人员可以将一段时间内档案信息的数量、结构以及具体的使用情况进行全面反馈，并以这些信息为依据对档案管理工作进行全面而细致的规划。使档案管理工作始终保持在一个良性的发展轨道当中。从具体操作层面来看，档案统计工作可以通过专业化手段对档案信息进行全方位的梳理，并进行编号处理，从而使档案信息的类别和条目更加清晰，档案工作人员可以在第一时间掌握其所需要的档案信息，在保证档案管理工作质量的情况下简化档案管理工作的流程，进而全面提升档案管理工作的实效性。

　　2.3 为档案管理工作提供数据分析蓝本

　　档案统计工作最明显的价值就是可以为管理层提供重要的信息材料，使其对档案管理工作进行精确指导。同时还能够帮助领导阶层深入了解整体工作情况[2]。在档案统计工作全面实施之前，相关工作人员需要简要了解每一个部门所制定的工作计划，以及每一个部门工作人员的具体数量，同时还包括行政单位或企业的具体规章制度和相关条文，对设施设备得到具体数量进行统计。在充分了解这些基本信息之后，档案统计工作的效果会体现的更加明显，相关工作人员在完成基本统计工作后，即可以帮助管理层完成整体运营工作指导。此外，管理层通过档案统计工作所提供的统计结构能够全面明确组织机构内部的具体发展情况，并借助信息技术对此进行详细分析。

　　2 全面发挥档案统计在档案管理工作当中作用的具体措施

　　2.1 全面优化档案统计相关制度

　　从整体状况来看，虽然现阶段随着现代化档案管理学的发展，档案统计制度呈现不断完善的新态势，但是仍然有一些档案馆的档案统计制度存在一定的缺陷，造成档案信息混乱或档案信息出现错误，对档案管理工作的质量造成了非常严重的影响。因此相关档案工作人员需要全面重视制度对档案统计工作的约束作用，在制度的硬性保障下保质保量地完成档案统计工作[3]。从具体措施上来看，相关管理人员首先要通过宣传措施，使全体工作人员明确档案统计制度的重要性，明确其对档案管理工作的辅助作用。同时还需要向全体档案工作人员征集档案统计制度的相关意见，鼓励工作人员积极献言献策，避免档案统计制度存在某方面的漏洞;其次，管理部门要结合工作实际情况，构建档案统计工作人员配置和管理制度，使档案统计工作人员的配置切实满足统计工作具体需求，保证档案统计工作顺利展开。此外，管理部门要对档案统计人员的管理制度标准进行系统整合，并在工作中有效应用，根据档案统计工作人员的工作实际情况进行一定程度的奖惩，从而全面提升档案工作人员的工作积极性，使档案统计工作的整体效率得到提升。最后，管理工作人员要制定科学有效的档案统计工作管理制度。档案统计工作对精确性有着非常高的要求，同时其也是衡量档案统计工作成效的重要指标，但是档案统计管理工作本身具备复杂和繁重的特性，导致疏漏与偏差现象难免发生。而通过档案统计管理工作制度，可以全面提升档案统计工作的水平，从本质上提升档案统计工作的精确性，使档案统计工作在档案管理当中的价值最大化。另外，档案中涉及大量的个人信息，因此档案管理工作对于档案管理人员的保密职业操守有着非常高的要求。鉴于档案管理工作人员可以接触到完整的档案信息，因此相关部门需要依照相关法律法规，根据档案统计工作的实际情况制定周密的保密计划和职业道德操守规章制度，使档案统计工作在健康的状态下开展。

　　2.2 加强档案统计人员综合素质的培养

　　档案统计工作是一项精细化的工作，对于工作人员的综合素养有着非常高的要求，因此档案统计工作人员的综合素质培养是非常重要的一部分。一名优秀的档案统计工作人员需要同时具备过硬的统计专业素养和良好的职业道德，这对于档案统计工作人员来说是必不可少的基本素质。良好的职业道德要求档案统计人员有着对档案管理的敬业精神，并且要求统计人员能够保护档案信息不被泄露和破坏。扎实的统计专业知识可以让工作人员在档案统计工作方面得心应手，从容不迫。优秀的档案统计人员对于整个档案管理事业发展来说也有着积极的作用。因此，档案管理单位应该积极引进优秀的档案统计人员，同时还要加强对工作人员的培训，提高统计人员的专业素质和职业道德。另外还要提高档案统计人员对统计工作的认识，使工作人员认识到档案统计工作的重要性。

　　3 总结

　　综上所述，档案统计工作对档案管理水平的提升作用是非常明显的。相关部门及工作人员要从整体和细节角度同时出发，对档案统计工作进行全面优化，充分彰显其在档案管理工作中的价值。不管是在硬件上还是软件上，都要不断提高档案统计工作的质量，保证档案统计工作的有效性 ，让档案统计工作在有序开展的基础上提高档案管理工作的整体水平。

　　参考文献

　　[1]史群.怎样发挥档案统计在企业档案管理中的作用[J].兰台世界，2014(S1)：135-135.

　　[2]王天珍，张清贵.档案统计在档案管理中的作用[J].神州，2017(29)：233-233.

　　[3]徐拥军，张馨艺.档案管理在企业内部控制中的应用[J].档案学研究，2018(4).23-28.