加强工程档案的整理与应用的对策分析

　　摘要：随着我国社会经济的发展和建筑行业发展速度的加快，建筑企业面临的挑战也在与日俱增。建筑工程档案资料是其宝贵财富，在建筑工程管理过程中发挥着不可缺失的重要作用，正确做好工程档案的整理与应用，对于提升建筑工程质量和提高企业经营利润具有重要作用。本文对目前建筑工程档案资料管理中存在的问题进行解析，并提出相应解决对策。

　　关键词：工程档案;整理;对策

　　科学、有效的工程档案管理制度与方法，不仅能展现出企业内部质量控制体系的管理水平，还体现了企业管理人员对于内部档案管理的重视。在此基础上，国家对工程档案管理也作出明确要求，但在工程档案管理实际中，却存在着诸多问题，根本原因还是没有足够重视工程档案管理工作，未将项目管理理念渗透到工程档案管理工作中去。

　　一、工程档案管理常见问题

　　1.档案资料缺乏完整性

　　工程档案材料保密管理的首要原则应是确保结构完整性。不成套的工程档案资料将难以全面地反映出该建筑工程结构的真实与完整等情况信息。工程档案材料的相对缺乏情况及其保存完整性问题往往集中表现在同一个大型工程档案项目中，分散或掌握在设置了数个不同技术岗位档案的几个专业部门管理人员手中。由于中国现在很多工程项目在施工时已经逐渐呈现出多元化发展的新倾向，反映出了整个项目工程以及监理行业的高度复杂性。特别突出的是对于一些市政管线工程、设备制造及管道安装、主体工程、基础工程等等工程，往往最终又基本要分散到由有许多种不同行业性质特点的各种项目及施工质量管理服务单位，综合进行施工设计以及施工。每个项目单位只能负责完成属于本项工程单位那小部分工程档案，工程项目建设监理单位专业性往往极强、施工全过程阶段档案数量密度比较大、工序过程较为繁琐、建设监理施工档案周期也太长等，施工全过程中档案所累积所形成保留下来珍贵的历史资料也往往容易因此出现档案文件丢失棘手问题。

　　2.档案资料内容失真

　　工程档案准确性的关键核心指标是计量准确。工程档案测量的客观准确性主要应取决于有以下这样几个基本方面：第一，工程中是否按规定需要分别对各种施工段强度进行准确区分，在准确进行这些区分判断时是否能够正确的运用定性评价和各种定量的评定等方法;第二，在对各类混凝土强度平均值进行准确计算时，如何合理取值，以及标准差取值方式等;第三，在企业对整个施工监理项目质量验收进行书面验收工作的过程时，验收工作材料内容填写形式是否合法规范准确。

　　一些基层工程单位管理人员发现工作人员平时对工程各项的工程档案资料进行规范化使用管理与培训指导过程中，其个人收集的工程档案材料内容千差万别，很少见到有人能够符合上级有关部门工程档案规范要求，甚至有时发现一些重要工程未归档的工程材料内容往往只是些复印件资料;一些项目建设及施工等企业单位人员往往在其各项建设工程档案呈交工运用阶段之前，对建设工程各类主要工程材料数据并未认真进行充分有效或突击收集及整理，出现缺项施工和漏项等工程问题情况，材料档案记录使用结果可能和工程企业内部实际项目设计或施工管理使用情况差距较大。这些施工技术档案材料不仅难以全面地客观反映出各项工程质量，也难以做到进一步全面落实国家各项建设工程质量责任制。

　　3.工程文件归档范围混乱

　　工程项目由建设或设计涉及到地有关单位数量较多，不使用单位通常都要有一套自己独特的工程档案信息搜集及整理与归档制度范围，并且在整个工程档案整理利用工作过程中，也可能会出现"再次灵活运用"档案。有大量的工程档案管理人员对于本工程项目整个建设使用过程和该工程项目性质问题缺乏详细了解，导致其中许多较重要工程项目的原始档案文件丢失。例如，在对某项目工程档案信息搜集分析过程工作中，一位建筑档案管理人员因为对于这个项目档案缺少详细了解，对工程项目其中最后一份应当由总业主转发给施工总和承包方业主的化纤工程结构调整等部分内容合同文件的各项相关信息材料没有认真及时地进行详细搜集，认为最后这个项目文件就没有其归档利用价值。往往正是因为这个小疏漏，会给工程和后续工程建设都带来重大潜在损失，使该项目档案审计处理时也遇到许多重大阻碍。

　　二、加强工程档案整理与应用的措施分析

　　1.提高认识，明确职责

　　由于建筑工程档案资料内容体系的系统复杂性、烦琐性特点极为显著，与国民经济诸多部门领域和相关单位也有着极其密切广泛的相互联系。同时，在许多工程项目档案资料内容中，工程资料、绩效与考评体系资料以及施工运行及管理过程资料档案等亦是重要类型。基于此，在管理部门设置繁多复杂和案卷类型丰富复杂多变的新情况形势下，开展文件收集整理和专项整理的工作时必须坚持采用档案精细化的管理，明确领导和工作人员落实管理部门责任。在进一步开展各类档案资料的收集加工和集中整理保管工作中，各个责任部门也应注意保持相互密切协作，形成强大合力。在专项工程档案集中管理各项工作顺利实施启动之前，应统一各个牵头单位领导人和各部门人员思想。

　　2.健全工程档案管理制度

　　建筑企業管理人员应注重建立健全的各类建设工程档案资料保管使用及管理利用有关制度，在推进企业档案工作现代化利用管理技术应用实际工作活动时，帮助并指导现代建筑工程企业管理进一步科学的发展，使推进现代新型建筑工程档案企业利用与管理工作方式改革更加地科学化、规范化。除此之外，还特别需要管理人员深入建设企业到施工单位建设项目现场进行全面系统地实地勘察，了解及掌握工程现场的各项主要施工设备技术情况，根据当地需求情况制定一套较为科学、合理的完整周密的建设与工程档案与施工组织管理计划。档案管理人员本身要重视并做好其档案资料及其日常存档管理的保护整理工作，同时积极广泛搜集从建筑及施工等设计勘察过程等工作领域中已取得资料的各类工程及其相关历史文字资料，进行全面收集整理编目及对比分析，做好相关日常存档和保护管理工作，发挥其利用价值并保存留作后续参考。

　　3.加强档案资料管理信息化水平

　　计算机在建筑工程档案电子化管理服务中得以成功应用，可以进一步提高建设工程档案资料自动化管理过程的工作效率，实现各类档案资料及时的安全快速准确归档，为管理单位的决策工作提供丰富全面完整的工程信息资源。建筑企业用户可以同时通过网络建立多个计算机资源共享管理网络，方便各种档案资料及时准确地有效管理利用归档与网上快速信息查询。加强信息化档案工作管理及人员素质培训，有利于提高企业档案电子化管理信息化工作开展中运行的总体效率管理水平与运行质量。完善配套的档案信息化系统，建立一套科学系统的档案信息化管理应用软件，设置与 OA、合同管理、计划统计、财务管理的“接口”，较好地保障档案信息的资源共享和使用。完善配套的信息化档案业务系统，利用计算机辅助设备进一步完善档号、总登记号，使之更为准确和完整，提高案卷信息著录的效率。

　　三、结束语

　　综上所述，工程档案资料在企业管理和发展中占据着重要位置，面对管理过程中的诸多难题与挑战，企业应当从自身出发，从实际出发，提高工程档案管理的现代化水平，构建科学有效的管理体系，使工程档案为企业发挥出其应有的价值。

　　参考文献

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　　[2]袁莎莎.如何切实加强工程档案的整理与应用[J].城建档案，2018(02)：49-50.

　　[3]杨阳.浅谈工程档案的整理保存与应用[J].办公室业务，2017(05)：120.

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