个人数字档案的收集、组织、管理方向研究

　　个人档案出现了新的研究领域就是个人数字档案，下面文章首先简单分析国内外个人数字档案存档的基础情况，针对个人数字档案存档过程中的问题提出了一系列的设想，包含收集渠道，收集范围，收集方式以及数字档案的相关鉴定。针对数字档案的组织分类方法进行相关指引，对个人数字档案的管理从个人和档案部门分别论述，证明了个人数字档案存在的价值，文章最后针对个人数字档案存档过程中的问题提出相应对策。

　　关键词：个人,数字档案,数字档案存档系统

　　随着电子产品的大量使用，人们在工作、生活中产生了大量的数字信息，对数字档案的研究个人数字档案的收集、组织、管理和利用成了新的研究领域。

　　1国内外个人数字存档概况

　　个人数字档案是个人数字存档的对象。个人数字存档是采用信息技术手段对个人数字档案进行收集、组织、管理、利用。国外对个人数字存档已有相当的研究。2001年底，微软研究院成立了MyLifeBits(我的比特人生)项目，旨在“存储一生中的所有信息”。该项目包括系统开发(提供检索功能)和Gordon Bell个人数字存档实验。

　　2012年，伊利偌伊大学图书馆的档案部门也开发了一个项目，创建了iKive网站，主要提供了一种集中存档的方式，可保存桌面文件、社交媒体记录、电子邮件等文件。Cesar Kuriyama参与了美国的Second Everyday项目，用手机从30岁开始记录一天中的一秒生活。这给他的生活带来了非常积极的影响，让他更加珍惜生命。CNN曾对其进行过专访，在2012年时，被TED邀请做演讲，引起了不小的社会反响。

　　而国内却没有相应的实践项目，一部分文章讨论了个人数字档案云储存环境、网页存档、电子邮件存档和个人数字遗产方面的问题，为个人数字存档管理提供了一些建议。

　　2个人数字档案存档过程

　　2.1个人数字档案的收集

　　人们在日常工作、学习和生活中积累的大量数字档案资源往往分散在不同的设备和载体上，包括各类硬盘、U盘、内存卡、电脑等电子产品、可穿戴设备以及目前较为流行的云盘等。在收集个人数字资源时，需要仔细查看以上涉及的数字设备，收集个人数字档案。收集邮件中的数字资源时，需较全面地了解自身使用过的邮箱，并逐一查看。社交媒体是个人数字档案的重点收集对象，包括微博、微信、空间、论坛等。最后就是即时通信中的重要谈话内容，如阿里旺旺上跟卖家的谈话，微信、QQ中重要聊天记录等。由于个人数字档案形式多样，内容分散，因此还需要注意一些笔记或备忘录软件，包括印象笔记、有道笔记等。

　　在进行个人数字档案收集时，需要确定收集范围，可从两个角度来确定，一是内容范围，即根据个人数字档案存档需求，查看个人数字档案内容是否相关，并确定该以怎样的形式进行存档;二是时间范围，是指在个人数字档案资源信息发生的时间上，根据收集的目的和需求确定范围。

　　针对不同形式的个人数字档案，其收集方式有所区别，例如对网页更新频率太快，需对其内容进行筛选，决定需要收藏的内容。

　　为确保档案价值，需对其进行鉴定。2010年6月到2011年12月，澳大利亚Sue McKemmish采访了20个人，询问他们如何管理和保存他们的数字档案，以及他们对其有没有一个长期的计划。在答案中，有关保存个人数字档案的原因有以下几点：希望对他人有潜在作用，如家族史研究或其他研究;希望自己被家人和朋友记得;极其喜爱某些文件、照片、录音、视频或其他数字的东西;不希望把自己的踪迹忘在脑后;关注隐私，保存隐私;私人性质的文件，如科研论文、工作总结等;当下对自己的数字资源感兴趣。

　　根据这几点，个人数字档案的鉴定可根据以下两个方面来考虑，一是根据用户自身的需求进行鉴定。根据用户自身喜好，对数字档案进行甄别和选择，自行确定其价值;二是根据家庭或社会的整体利益进行鉴定。美国国会图书馆在2013年1月发布了题为《Update on the Twitter Archive at the Library of Congress》的Twitter存档白皮书。主要强调了社交媒体信息归档的重要性，为学者研究人民群众的某些活动或者习性提供了有关社交档案的样本数据，也能够使未来的学者们更全面地了解今天。此鉴定原则在一定程度上脱离了个人判断，而要求收集个人数字档案的人员有意识地进行选择。

　　2.2个人数字档案的组织

　　个人数字档案分类的方法有很多，包括按个人数字档案产生的时间分类，即按年度或者时期进行分类;按个人数字档案类型分类，包括照片、音频、视频、网站、社交媒体等;按个人数字档案内容分类，包括个人工作类或学习类或娱乐类或生活类数字档案。

　　以上这些分类法都是所谓单式分类法，在实际工作中，单式分类法不能很好地满足个人保存和查找时的需求。因此采用两种或两种以上的分类法，进行这样的存储或查找可以节省时间。分类标准不唯一，用户可根据个人习惯进行调整。

　　对个人数字档案只进行分类还不够。个人数字档案中占比最多的是照片档案。它们很难进行精确的分类和整理，对于个人用户来说，想要对它们进行比较精确的划分，则可采用添加元数据和标签的形式，如Instagram中的“tag people”功能，可以为每一张照片添加用户标签，采用“# 用户名”的格式。Lightroom可以快速地对大量照片进行管理和后期处理，同时能为照片添加元数据，只需在Lightroom中导入想要打开的数码照片，在右侧的工具栏中点击在导入时应用下的元数据，点击新建预设，就能为照片添加详尽的元数据了。

　　分类和标引的最终目的是更好地帮助用户进行检索。因此需要构建个人数字档案目录，目录中各条目所记载的文件或文件夹按统一命名规则进行命名，例如“形成时间+标题+类型”。endprint

　　2.3个人数字档案的管理

　　个人数字档案记录用户生活，保存用户记忆，因此对用户来说是重要的，但是这些数字档案本身是脆弱的，需要通过软件和设备才能访问。因此对它们进行合理的保存和管理是必要的。

　　对于个人来说，首先需要有进行个人数字档案存档的意识。现在很多用户在使用如U盘、移动硬盘等存储工具方面并没有问题，但却无法做到时常对数字档案进行更新，同时，对类似云存储这样的存储介质不甚了解。如今微信成了非常流行的社交软件，根据CNNIC第39次中国互联网络发展状况统计报告(2017年1月)：2016年，79.6%的网民最常使用的APP是微信，如图1所示。

　　图12016年网民最经常使用的5个APP

　　用户在使用微信等即时通信工具时，经常会使用朋友圈或QQ空间记录自己的生活，通常会以“图片+文字”的形式出现。这作为数字档案会保存在运营商的服务器中。其次，对用户个人来说，数字档案存档的途径包括：线上途径，即使用个人云存储。用户只需要记住用户名与密码即可，在有网络的环境下，在电脑、平板或智能手机上就能在云盘中查看、管理自己的数字档案;线上线下结合途径，线上发布数字档案的同时，在线下的实体存储设备中保存一份同样的，有利于日后该数字档案的获取与使用。

　　而对于档案部门来说，如何保存重要的个人数字档案也是为研究人类记忆做相应的资源储备。相对比较可行的方案是建立个人数字档案网站或系统。国外的个人数字存档系统相对完善，目前有三款系统：人生流、干草堆和无固定位置的文档。

　　人生流(Lifestreams)是一种用于管理个人数字档案的新模式和系统，采用“时间轴”的方法来管理个人数字档案。

　　干草堆(Haystack)是麻省理工学院的项目。客户端是一个研究性个人信息管理程序(PIM)，这个程序提供了统一的框架，通过一个单独的界面来管理用户的所有信息。

　　无固定位置的文档(Placeless Documents)是由Xerox Palo Alto研究中心的研究团队开发，是一个基于个性化文档属性、以用户为中心的文档管理系统。

　　我国档案部门可以参考以上三个系统来提供相应服务，不仅接受用户上传的个人数字档案，而且提供相应的鉴定、分类、检索服务。相关档案人员可从系统设计最初就参与进去，将档案管理的理念融入系统中，确保档案的真实性、完整性、有效性，为档案的长期存取提供便利。同时，相关档案部门在构建系统的同时，可开展相关的个人数字存档活动，为系统进行前期宣传。提高用戶的数字档案收集、管理意识，强化管理技巧。

　　2.4个人数字档案的利用

　　冯惠玲教授认为可利用数字档案资源构建一个数字资源库，通过丰富的多媒体形式记录我国悠久灿烂的历史文化和丰富多彩的社会生活，同时，各地区、行业可就本地区、本行业构建相应的子库。而个人数字档案便可充当此资源体系的素材，成为中国记忆中的一部分，记录生活，折射历史。

　　由于个人数字档案具有真实性，那么人们可以在日常生活中利用它来维护自己的合法权益。如工作中通过来往邮件可直接确定责任人;微信、QQ、阿里旺旺等聊天记录在具有合法性、真实性和关联性的基础上可作为证据提供。

　　个人数字档案记录的是个人的工作、生活，对于个人来说，最大的效用是作为一份回忆存档，唤醒自身的档案意识。同时由于这些档案带有真实性和原始性，对于他人来说是一份经验参考，具有良好的引导和教育作用。

　　另外，已有一定数量的学者关注到隐藏在个人数字档案背后的科研价值，且已有学者对此展开了课题研究，对研究当今的文化规范、交流用语、热点事件等具有推动作用。

　　3个人数字档案存档过程存在的问题及对策

　　3.1缺少对用户隐私问题的关注

　　虽然在个人数字档案系统中的文件属于个人或家庭，但是它毕竟是社会记忆的一部分，从长远的角度来说，它必然会面临向公众开放的一天。另外，云存储原本就是一个大资源池，用户无法知道他们的个人数字档案被保存在哪个国家哪个地区的哪台服务器上。

　　想要解决这样的问题，需要完善的权限规则和必要的技术措施，如马赛克技术、数字签名技术等。一方面国家或有关行业应在法律或行业规范上对用户隐私进行相关规定，保护用户的合法权益，另一方面，相应的个人数字档案存档系统应从技术上给予用户保护自身隐私的权利。

　　3.2标注工作给用户带来麻烦

　　用户个人产生的数字档案量大，从一定意义上来讲，用户标注的质量高低直接影响整个系统的使用体验和检索质量。因此，用户需要花费时间和精力认真标注。但是相应的会给用户造成系统缺乏人性化、智能化的印象。

　　这个问题的解决方式有两种，一是发展技术，实现内容识别与自动标引;二是在对用户隐私进行保护的前提下，发动大众进行标引，即将相应的数字档案公布在相关的网站上，通过注册的网民即可在该网站上进行相应的内容标注，而网站可建立一套规则进行补贴。

　　3.3个人数字档案的长期保存

　　对个人数字档案如何以一种有效、经济、易于存取的形式保存下来，使这些档案能够不受任何技术水平或者时间长短的限制，能够被永久保存、方便地使用。在这个问题上，首先，需要对个人数字档案的保存采取一种合理化的策略，什么样的档案需要永久保存，不同类型档案的保存期限，都需要根据情况进行不同的处理方法。另外，长期保存的技术越来越成熟，包括信息封装技术、安全监测技术、完整性校验技术、数据功能校验技术等。将保存策略和技术相结合，个人数字档案的长期保存才能实现。

　　4结语

　　本文主要针对个人数字档案存档的过程，包括收集、组织、管理、利用提出了一些设想。在这过程中，还存在很多问题，需要有针对性的解决方案，这样才能保障存档过程的科学性。随着数字化信息的不断增多，个人数字档案存档会日益凸显其重要性。如何将个人数字档案的价值发挥到最大，需要个人、档案馆乃至整个社会的共同努力。endprint

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