高校档案信息化管理现状及建设思路

　　这篇档案管理论文发表了高校档案信息化管理现状及建设思路，做好档案管理工作可以提高工作效率和资源利用效率，高校档案信息化管理也提高了高校档案工作的服务效率，有效推进档案信息管理工作，论文介绍了当前高校档案信息化管理的现状，并给出了建设思路。

　　关键词：档案管理论文,高校档案,信息化管理,服务效率

　　信息化时代，高校档案工作也在不断进行着自身的信息化建设。实现档案信息化管理是当前高校档案办公自动化的必然趋势，也是提升该项工作服务效率的关键所在。本文将通过具体分析当前高校档案信息化管理现状，为新时期高校档案信息化建设提供一些思路。

　　一、高校档案信息化管理的必然性

　　1.高校档案办公自动化的必然趋势。随着信息时代的到来，信息技术已经渗透到人们生活的方方面面。目前，我国高校都开始运用信息技术着力建设数字化校园，校园网的建立，也使得档案管理系统与高校档案办公自动化系统实现了无缝对接。信息化技术水平的高低已经是衡量我国高校档案管理工作现代化进度的最重要依据。由此可见，当下高校档案信息化管理是高校档案办公自动化的必然趋势。在信息化大环境下，利用新的管理方式将纸质文件资源和电子文件资源进行有效、有序归档，并将处理完成的资源输入到档案信息化管理软件中生成数字档案，已是高校档案信息化管理工作的最基本和最日常的内容。

　　2.提升高校档案工作服务效率的关键所在。新时期高校档案信息化将能够为高校乃至社会提供大量必须的、可靠的、公共性的、基础性的原生信息，从而有效实现信息共享，并为开发和运用社会公共信息资源提供了基本条件[1]189。更重要的是，借助信息化技术实现存储的所有档案信息，更方便被开发运用和发挥出更为广泛的社会效益，从而有效开拓了高校档案信息化管理工作的服务空间和提升了其服务效率。而且在具体的档案管理工作中，工作人员在检查和验收数据的时候，可以借助档案信息化管理系统来自动完成归档工作，这就大大降低了抄录的工作量，减少了档案生成和被运用的周期，因此从这点看，也提升了高校档案工作的服务效率。

　　二、当前高校档案信息化管理现状

　　1.高校档案信息化程度偏低，功能单一。虽然，这几年高校档案信息化管理工作在数字化校园建设的不断驱动下，取得了一定的成绩，然而从总体上来看，高校档案信息化的发展进程还比较缓慢，也不够全面、均衡，尤其是其程度偏低，功能过于单一，仅仅能实现简单的档案管理和存储工作，已无法满足高校乃至社会对该类资源的需求，使得其工作效率和服务效率并未取得较大提升。

　　这导致很多高校在档案管理工作的具体工作模式和具体技术方面，仍然遵循的是传统纸质资源档案管理范式，其具体工作内容对象仍是实体档案，信息化技术也只发挥了最基本的辅助功能，仅仅实现了档案目录管理的信息化，尚无法实现档案全文管理的信息化。由此可见，当前高校档案信息化管理工作还不能与时俱进，其信息化程度还有待进一步提高，其功能也需要不断去完善和更新。

　　2.高校档案管理理念与信息化发展断层。高校档案信息化建设的具体内容分别有，档案信息资源数据库建设、档案信息资源数字化建设、档案信息资源的运行机制建设、档案信息资源的人才队伍建设、档案信息资源的开发与运用建设。然而，虽然一些高校在不断对它们进行投入，一些硬件设施、人才队伍、培训机制、运行机制、管理制度等等被一一完善和建设起来，但是在档案管理理念上，却依然遵循的是传统的实体档案资源管理思维，这也意味着高校档案管理理念与信息化发展断层，档案管理模式依然落后[2]154。

　　3.高校档案信息化基础设施建设不足。尽管大部分高校都在不断加强基础设施的建设，不断完善和更新硬件、软件的环境条件，但是总而观之，其基础设施建设仍有不足。甚至一些高校由于档案管理意识不足和后期资金不足，造成档案管理部门的一些基础设施尚未建设完善[3]125，档案资源的安全方面项目建设也被搁浅，这严重阻碍了档案管理工作的正常运行，影响了其服务效率、服务质量、服务安全。总之，当前高校档案信息化基础设施建设不足，成为制约高校档案管理工作实现现代化、科学化、规范化、创新化、标准化的最现实障碍。

　　三、新时期高校档案信息化建设思路

　　1.信息整合，打造高校数字化档案资源体系。要想实现高校档案信息化管理，那么首先要进行信息整合，打造出高校数字化档案资源体系。具体操作是：

　　第一，要打造出档案信息资源的数字化资源体系。首先，要注重收集、归纳、统计有重要价值的高校档案信息资源，而后经过调查分析来找到信息资源源头，以后再定期从相关部门去收纳早前就制定好的这类档案信息资源。在这里需要注意的是，高校档案室要通过监督、指导、行政指令让下属单位将信息采集工作生成制度化流程，全面辐射到每个工作重点之处，从而有效收集到各个部门在自己具体工作中生成的极具价值的档案信息资源，在进行归档的时候，还要注意将有关党群、教学、行政、人事等类型的档案资源进行有效的信息整合，归纳到一起，从而确保该类工作的高效性和完整性;其次，对学生类、人事类等一些档案信息资源进行信息整合，再归档;再次，要不断强化对电子档案资源的管理与归档。最后，要借助信息化技术将档案室存储的档案文献资源数字化，如将纸质档案信息资源输入计算机档案管理系统中等[4]33。

　　第二，要打造出档案信息资源的数据库资源体系。即根据已有的电子文件档案资源来建设数据库：一开始应不断建设和完善目录资源的数据库建设，而后对重要档案资源进行数字化建设，从而实现档案文献资源的全文信息数据化。这样将极大方便对档案资源的开发与运用。在档案资源数据库资源建设中，学生的学籍信息、教师的业绩信息都能纳入其中，这将对高校的教学工作发挥重要意义，从而提升了高校档案管理工作的服务质量。

　　第三，以档案室作为基点和中心，来架构一个辐射到高校所有部门的档案信息资源管理的网络资源体系，这将方便档案室对其他部门提供的档案资源的收集、加工、开发和管理，而且也有效实现了信息资源的共享。

　　2.平台建设，注重高校档案系统建设及服务延伸。在新时期，高校档案信息化管理工作必须要注重对其管理平台的建设。首先，建设基础平台。要不断加大对其基础设施的投资，不断添加和更新硬、软件设施，例如购置计算机，架设网络，采购图像识别、复印机、数码相机等物件，除此之外还要购买或者自行开发一些先进的档案信息化管理软件程序，来提升该项工作的信息化水平。值得注意的是，在基础管理平台建设中，要确保档案管理系统与高校档案办公自动化系统实现无缝对接，以使得平常各部门对各种信息资料的处理工作与高校档案管理工作对接起来。当然还要做好平台系统的安全维护工作，以保证档案信息资源的完善性、客观性、安全性。

　　其次，建设档案信息资源的社会共享服务平台。具体做法是要不断更新和优化服务内容，从而满足社会各界的需求，如主动为一些合作企业推荐优秀的学生信息档案资源等[5]20。同时还应该逐渐建设起电话咨询、网络资源共享，甚至是上门服务等服务平台项目。当然还要借助信息化网络平台，不断建设自身的各种资源数据库，从而方便对档案资源的检索，提升其服务质量。再次，建设更广泛的档案信息资源管理共享网络。如何研究单位、合作企业、其他高校等建立一个网络资源共享平台，从而让高校的档案信息资源分享到社会信息网络中，这不但能提升其利用率，延伸其服务，也有利于对其进行资源优化与开发。

　　3.人才建设，打造一支高素质档案管理人才队伍。在高校档案信息化建设中，要注重人才队伍建设，从而打造一支高素质档案管理人才队伍。

　　[1]商桂君.高校档案管理信息化务实性建设的思考[J].科技风,2016(21):189.

　　[2]于昕鑫.高校档案管理信息化建设现状及对策研究[J].办公室业务,2014(19):154-155.

　　[3]刘莉萍,刘昱.高校院(系)学籍档案信息化管理建设思考[J].郧阳师范高等专科学校学报,2011(2):124-126.

　　[4]苌燕.对高校档案管理信息化建设的几点思考[J].办公室业务,2015(19):33.

　　[5]牛小娜.我国高校基建档案管理现状研究[D].安徽大学,2016.

　　[6]董博宇.关于新时期高校档案管理信息化建设的几点思考[J].知音励志,2016(17):251.

　　[7]沈潇.浅析高校档案信息化建设现状及应用策略[J].教育教学论坛,2013(47):140-141.

　　[8]金丹.辽宁省高校档案信息化建设现状研究[D].辽宁大学,2014.

　　[9]王燕.高职院校人事档案信息化管理研究[D].山东大学,2014.

　　作者：徐茵 单位：山西水利职业技术学院

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