高校档案电子商务化管理创新

以信息技术为特征的21世纪，信息资源管理成为商业竞争胜利，科学统筹管理，技术创新发展的关键。随着信息技术的快速发展，高等教育改革不断深入，学校招生规模不断扩大，传统的高校档案管理面临严峻挑战，进行高校档案管理的创新探索势在必行。电子商务是以网络通信技术为基础，微电脑技术为条件而进行的商业贸易活动，电子商务具有便捷性、集成性、高效性特点，随着信息技术的快速发展，电子商务影响着人们生活的方方面面，高校档案管理也从中受益匪浅。

一、高校档案电子商务化管理的特点和意义

1.高校档案电子商务化管理的特点。

档案电子商务化管理与传统管理方法相比，具有明显不同的特点。一是虚拟性。电子商务行为发生在虚拟的网络空间，与直观的纸质档案相比，电子档案需要借助计算机才能识别。二是便捷性。高校档案电子商务化管理可以节省大量存储空间，大量人力物力，通过网络可以实现信息的快速采集和传输，实现档案信息的共享和通用。三是复杂性。随着信息技术的快速发展，电子商务档案的信息格式、传输协议、存储形式、链接方式不尽相同，造成了电子商务档案的复杂性[2]。四是集成性。与纸质档案相比，电子商务档案包括文字、图像、影像等不同形式的信息。五是综合性。高校档案既包括学生理论学习、社会实践的信息，也包括教学过程中的教学档案、教职工的人事档案、财务活动中的会计档案，还包括科研项目申报、科研立项、项目验收等信息，具有综合性特点。

2.高校档案电子商务化管理的意义。

高校档案电子商务化管理能实现档案管理模式的现代化、可控化、高效化，为客户提供便捷、快速的服务。一是实现档案管理模式现代化。档案的信息化管理，把档案管理人员从繁重的整理、搜集、维护工作中解脱出来，更好地从事档案搜集和编研工作。二是实现档案检索便捷化。档案电子商务化管理后，档案检索和查询只需通过网络就能马上实现，节省了大量的时间和劳动力。三是实现档案阅用可控化。传统的档案借阅、查询都以手工为主，费时费力。档案电子商务化管理后，通过计算机可以准确、快速地查阅需要的档案信息，操作方便，过程可控。四是实现科研服务高效化。档案电子商务化管理后，科研人员能共享科研资源，避免重复劳动，提高研究质量和效益。

二、高校档案电子商务化管理存在的问题

1.基础设施薄弱。

多数高校档案信息网还处于孤立状态，没有接入校园网，档案馆各自为政、急功近利，不能实现网络数据的传递和共享。由于经费有限，用于档案电子商务化建设的经费有限，没有配备专门管理档案的计算机、打印机、扫描仪等基础设施，计算机老旧，多为淘汰或者廉价产品，反应速度慢，性能质量差，操作使用不便。同时，高校档案管理软件功能单一，界面复杂，使用不便，不能实现跨库检索、数据传输，运行还停留在维持日常简单业务的功能上，与高校档案电子商务化管理还有一定差距。

2.组织管理不力。

在信息化背景下，高校档案信息化管理取得了一定进步，但服务意识树得不牢，创新动力不足，管理理念滞后等问题依然存在。高校领导只重视教学科研工作，对档案管理信息化建设缺乏清醒认识，没有建立档案信息化建设的决策机构，档案管理工作处于边缘位置，在建设规划、制度设置、系统设计等方面没有得到足够重视。档案管理人员业务知识匮乏，很多科研、教学、管理等方面的电子文档游离于档案管理范畴外，甚至有的已经丢失或损坏。高校对信息化背景下档案管理的组织管理不力，只满足于设备购买了，人员纳编了，机构设置了，场地开设了，而对如何做好档案管理工作，如何发挥档案效益，如何提升服务水平思考不透，管理不精，要求不高。

3.标准规范不一。

高校档案信息化建设还处于起步阶段，高校根据自身的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，接口规格不一；档案管理软件没有遵循国际规范，使得不同高校之间标准不统一，甚至同一高校不同院系之间的标准也不统一，不能实现资源的共享和通用。档案信息化管理缺乏统一、规范的管理软件和完备的管理制度，大量的纸质文档、书面材料都没有系统、规范地处理，而是简单地输入到电脑里，类属不清，存储混乱，造成资源的浪费。受高校管理和运行机制的影响，不同高校隶属不同的行政主管部门，造成各高校档案管理自成系统，缺乏馆际之间的交流合作，进一步造成档案管理标准规范的不统一。

4.专业力量不足。

高校档案电子商务化管理，对档案管理人员提出了更高的要求，不仅要求专业技术过硬，而且还要求熟悉电子技术、计算机网络、计算机操作等知识。但目前高校档案工作人员普遍存在“一少、二弱、三不稳”的现象。即：高校档案管理人员较少，高校主管者对档案管理工作关注不够，投入不足，高校档案管理人员数量与担负的大量烦琐的工作不匹配。档案管理人员专业素质偏弱，大多数高校档案管理人员专业知识匮乏，业务不精；由于构成复杂、知识老化，大多数档案管理人员计算机使用和操作能力偏弱。由于档案管理工作任务重，福利待遇差，出彩机会少，导致档案管理队伍人才引入困难重重，缺乏既懂档案管理知识，又熟练掌握计算机使用和管理的复合型人才。

三、高校档案电子商务化管理创新途径探索

1.夯实电子商务化管理之基础。

用发展的眼光看问题、做决策、谋发展，紧跟科技进步潮流，结合高校自身特点，进一步配套完善高校档案信息网。将各高校档案信息网链接到Internet网，实现不同省市、不同区域、不同领域高校之间信息的共享和通用，为高校之间的交流沟通架设桥梁，构建纽带。合理统筹经费使用，进一步加大档案信息网投入，建立有效的档案电子商务化管理系统，按照“先急后缓、急事急办”的原则，配套功能完善、专机专用的计算机、扫描仪、打印机、复印机等硬件设施。加大对硬件系统的管理维护力度，制定专门的使用管理规程，严格按章操作，确保设施设备性能良好。结合档案电子商务化管理的实际需求，邀请既懂档案电子商务管理，又深谙软件设计的复合型软件工程师，量身定制功能完善、界面友好、操作方便的档案管理软件，实现档案的录取、分类、存储、管理、检索一体化服务，为高校档案电子商务化管理提供可靠的硬实力和软实力保障。

2.健全电子商务化管理的组织。

加强档案管理工作的组织领导，根据教学、科研的实际，及时调整策略，成立决策机构，负责档案管理工作的组织领导和检查监督，对档案资源、数量及内外部环境进行革新。加大档案电子商务化管理的宣传贯彻力度，营造“档案电子商务化管理为我谋利，我为档案电子商务化管理出力”的良好氛围，形成全校“上下互动，内外联动”的良性发展局面。筑牢档案管理人员服务中心思想，唤醒他们的岗位荣誉感和事业责任心，确保为客户提供优质、高效、便捷的服务。构建顺畅的反馈机制，根据客户对档案管理的意见建议，改进档案管理模式、管理方法，使高校档案电子商务化管理向全方位、多层次、系统性的方向发展。积极借鉴电子商务的成功经验，注重自主创新，适时组织评估，改进技术手段，构建智能化的档案信息检索查询系统，为客户提供最便捷化、人性化、个性化的档案服务。

3.完善电子商务化管理之标准。

“没有规矩、不成方圆”，制定和实施档案工作的标准和规范，是实现高校档案电子商务化管理的基础，是提高工作质量和效益的前提，是实现资源交流和信息共享的保证。高校档案电子商务化管理过程中，要购置标准统一，接口通用，性能配套的硬件设备，确保新旧设备、接口管理的延续性和通用性。积极完善档案电子商务化管理制度，确保档案的整理鉴别、信息输入、分类归档、迁移保管、使用查询都有完善的规章制度，明确不同类型电子文件的存储格式，为档案的电子商务化管理奠定良好基础。设计档案管理软件时，要统筹协调、注重长远、细化功能，确保电子档案在不同软件、系统之间的通用性。各高校、院系之间要加强合作、分享经验、互通信息、共享资源，避免不必要的重复劳动，充分发挥档案对科研、教育、管理的促进作用。

4.加强电子商务化管理之力量。

档案管理人员在高校档案电子商务化管理过程中起着举足轻重的作用，他们的创新精神、职业素质、服务态度、理论水平影响着高校档案电子商务化管理的质量和进程。人员招聘时，要严格标准，宁缺毋滥，补充专业对口，素质过硬的档案管理人员；人员调整时，秉着公平公正，兼顾统一的原则，选拔任用在档案管理工作中做出突出贡献的人员，让每个档案管理者看到希望。加强档案管理人员的教育，增强他们的事业心、责任感，灌输“岗位因我而荣，我为岗位添彩”的敬业精神，筑牢他们的服务中心思想，提高服务质量和水平。定期组织档案管理人员培训，系统学习档案管理、计算机操作、网络通信、软件使用等知识，提高他们的专业理论水平和计算机实操能力。开展形式多样的交流沟通，营造良好的学习氛围，鼓励档案管理人员广泛学习知识，把自己培养成“一专多能、多专多能”的复合型人才。健全奖惩制度，提高福利待遇，充分调动档案管理人员的工作积极性和主观能动性，为高校档案电子商务化管理储备素质过硬、能力全面的人才。信息化背景下，借鉴电子商务的成功经验做法，实现高校档案的电子商务化管理，能充分发挥档案的实用价值，提供便捷高效的服务，促进高校科研教学的快速发展，具有重要的理论和实践意义。从夯实基础、健全组织、完善标准、加强力量等方面进行高校档案电子商务化管理创新探索，为我国高校档案管理事业的跨越式发展注入动力，为档案管理事业的科学发展提供参考。

作者：王敏 单位：安徽建筑大学