大学生人事档案管理问题探讨

高校对大学生人事档案管理工作的重要性的认识不足，致使在校大学生的人事档案管理工作存在诸多问题，该文旨在正视当前大学生人事档案管理工作中存在的不足，并积极采取措施，加强管理，力求做到准确、全面、高效，以期更充分地发挥档案材料的作用，更好地为国家和社会服务。

1提高对大学生档案管理工作重要性的认识

高校是未来人才的聚集地。大学生的人事档案，记录了个人成长经历，是大学生在校期间生活、学习及各种社会实践的真实写照，对助推大学生就业能够起到十分重要的作用。通过人事档案可以动态地分析大学生的人生轨迹，进而预测其发展潜力，有利于及时发现人才，选拔人才，避免压制人才，埋没人才，使各类人才尽其所能，最大限度地发挥其才能，从而为组织和部门发展科学地配置人力资源，促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理性流动，避免人才积压和用非所学。当前，查阅毕业生人事档案已成为用人单位考察优秀人才工作中不可省略的重要程序，因此，加强高校毕业生人事档案管理工作，是促进高校毕业生就业的重要保证之一。

2当前大学生人事档案管理存在着四大问题

2．1档案管理部门管理缺位

大学生人事档案管理是一项非常重要的工作，但是很多单位并不重视大学生人事档案建设，比如不单独建立专门的管理机构，不配备专职的工作人员，从而降低和削弱了管理部门的力量。有的档案管理人员，工作中不按上级规定执行。很多单位档案管理设施投入严重不足，有的没有做到三室(库房、办公室、阅档室)分开;有的甚至连必须的温度计、灭火器等基本设施都没有。档案管理制度也相对欠缺，缺乏严格的管理措施等。这些现象，都严重地制约了档案的利用和流动。

2．2档案管理安全性不到位

大学生人事档案是个人历史的真实写照，从中可以清楚地了解大学生过去的学习生活轨迹，为用人单位领导进行科学决策和科学管理提供重要的依据和参考。但是由于档案管理不够严格，档案造假、档案丢失现象时有发生。另外档案的材质通常多为纸张，且有些由个人保管，一旦个人暂时不需要这份档案，档案就会有遗失风险。即使在档案被保存的地方，很多时候也会发生不可预测的一些自然或人为灾难等，例如地震水灾丢失等。档案的消失，特别是重要档案的消失会给个人带来严重的影响。

2．3档案内容收集面小，不规范

当前高校学生档案缺少建档标准，形式单一、内容陈旧，经常出现诸如材料缺欠、书写不规范、纸张规格不一等问题。例如建档所涉及的材料和内容本应全面反映学生综合素质，但实际收集时往往不够齐全。大多数现有归档材料仅仅只是高考录取材料、学习成绩总表、入党入团材料、体检表等，其他许多可反映学生综合素质的材料，如大学生英语四、六级证书复印件、大学生能力、技能竞赛证书复印件等，没能及时归档。这不利于全面展现大学生的实际情况和个性特点。从档案中既看不出该生有什么突出成绩，也发现不了其有什么专长，对学生的鉴定存在评述模式化倾向，成绩多是千篇一律的评价套语，缺点则是千人一面的希望之词，很难反映出一个人的真实情况。在强化素质教育，提倡培养复合型人才的今天，不能一味沿用传统的归档做法，应与时俱进。

2．4档案信息化建设有待加强

当前，现代信息技术飞速发展，档案信息化建设对于高等院校大学生人事档案管理工作具有非常重要的意义。但从我国高校大学生人事档案管理工作开展的现状来看，基本上仍沿用传统的管理方法方式，尚未构建起全面的信息化管理机制。有研究者指出，高校大学生档案管理信息化建设程度不高，缺乏统一规范的高校大学生档案管理应用软件，基本上还处于传统、原始的实体管理模式来进行操作，管理体制、管理模式、科技手段、档案利用率，均跟不上信息化发展的潮流，滞后于整个信息时代。高校人事档案管理部门配置人员数量较少，工作繁重，工作人员常年忙于琐碎的档案材料收集、整理及归档工作，难有更多精力投入本单位信息化管理系统的研究与开发。

3进一步做好大学生人事档案管理工作的几点思考

3．1高度重视大学生人事档案管理工作

目前高校大学生档案管理工作体制落后，观念落伍。当务之急应多加宣传动员，提高大学生档案管理的意识，促使单位领导高度重视，将其纳入议事日程，在设备、人员和相关文件规定上加大力度。加强档案管理工作的设施以及环境建设，改善软件硬件基本设备条件。另外，还应该向毕业生大力宣传人事档案的重要性，提升他们对人事档案的认知度，提醒他们毕业后及时把档案保存在人才服务机构，并保持长期联系，避免档案不必要的遗失。

3．2建立健全大学生人事档案管理制度

有效保管档案的关键是必须建立完善的大学生人事档案保管制度。应归档的材料要进行周密审核，及时归档。其次，档案管理工作人员的文化程度需要提高，这样才能高效地以更加专业的手法进行档案管理工作。档案管理人员要积极主动地收集各项材料，并对这些信息进行鉴别和分类，并且让每一条信息都有可靠的依据，一旦发现存在问题的档案资料，要及时查找原因，弄清情况，确保档案准确无误。

3．3进一步加强大学生人事档案管理工作信息化建设

高校人事档案信息化建设是当前高校档案管理部门的重要研究课题，要把先进的科学技术手段应用于大学生人事档案管理中去，提高工作效率，延长人事档案的使用寿命。这就要求档案管理部门要及时准确地传输个人信息，提高信息管理的时效性。为适应需要，高校大学生人事档案管理的重心应逐步由档案实体管理转向档案信息管理，逐步利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，促进档案管理向数字化、信息化、网络化发展。通过建立内部局域网，实现档案信息资源共享，方便用人单位从中了解掌握毕业生全面基本信息，从而有效提高人事档案信息的利用率和使用价值。

4小结

探讨大学生人事档案管理问题，加强大学生人事档案管理，是保证大学生档案科学化管理的重要手段。我们应当充分认识到当前大学生人事档案管理工作中存在的不足，并积极采取各项对策措施，加强管理，力求做到准确、全面、高效，以期充分利用现有档案材料，更好地为国家和社会服务。

作者：张培玲 单位：河南医学高等专科学校