高职院校档案管理工作研究

高职院校档案管理作为一种信息资源，是学校业务管理等活动的真实记录，对高等职业教育改革起着推波助澜的作用。目前，档案管理面临许多新的问题，尤为值得我们去研究与探讨。

一、合并高职院校档案管理存在的问题

1.并校期间文书立卷、归档的问题

合并前的档案管理是按照原单位的规章制度按部就班实施的，可合并后档案管理出现校与校的管理偏差，导致了问题的出现。造成这一问题的主要原因：①合校期间组织管理出现空白；②部分档案部门档案管理人员责任心不强，无制约措施；③领导管理工作出现了盲区，档案工作顾及不上。

2.档案管理制度不规范,管理手段落后

合并后的高职院校所出现的隶属关系、办学规模、管理方式等的不同,势必导致现档案管理的规范不一。因素有多种：人员构成的复杂、存档资料的不统一、管理手段落后，信息利用率差，没有发挥应有的服务作用。重视档案管理，建立分类制度。笔者以为合并高校的档案工作要走出困境，应对症下药，采取有效的解决措施。

二、高职院校档案的管理的途径

1.规范档案管理制度

合并高校应将强化档案制度，树立管理意识，因为就档案管理而言，文件的收集、档案的管理、类目的编排都是最为基础的工作，是学校各项事业得以延续和发展的重要依据，是绝不可再生与替代的信息资源。

2.强化规章制度建设

健全一套行之有效的档案管理规章制度，发挥其“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

3.合理配备档案管理人员

在档案管理过程中，档案工作的管理者对档案事业的兴衰起着决定性作用。第一，要建设好档案馆(室)队伍，确保一定数量的专职档案人员，并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；第二，要整体推进，大力加强档案网络建设，发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。档案工作涉及学校方方面面，仅靠档案部门是不够的，还需建立稳定的校园档案管理网络，并采取定性与定量相结合的工作方法激励档案管理者，提高他们的工作积极性，增强他们的向心力。

三、高职院校档案的管理的方法

合并高校档案工作应面对改革的新形势，立足并校后的现实状况，采取有效措施，促进档案工作新的发展。管理的方法如下：

1.确定档案目标，使档案作用有的放矢

强调合并高校档案工作要实现目标化：一是明确档案工作目标的发展总方向；二是可以根据总目标，不断消除偏离目标的因素，三是明确档案工作目标，便于加强日常管理，增强竞争性。

2.健全管理体制，发挥网络作用

建立一个纵横交织的管理网络体系，协调各部门配备兼职档案员，做到从上而下，层层有人负责，形成上下配合、左右协作的档案传递网络。档案人员要不断学习，与时俱进，不断充实完善先进的管理制度与理念；“手勤”即爱岗敬业，尽职尽责，把自己的工作干明白；“腿勤”则要求档案管理人员有工作热情，要把档案管理当事业来做，主动上门，跟踪收集。

3.不断学习，培养档案管理人员责任心

档案材料来源广、范围大是档案管理的一大特点。档案管理人员应不断学习，不断充实自己，提升自己，使自己能跟上工作的步伐。工作责任心要求档案管理人员应主动上门收集相关归档，并分门别类将档案进行加工、分析鉴别、归档集中等，使死的材料变为活的信息，保障档案齐全、完整、准确、可靠，成为学校、老师学习与工作的有效工具。

4.增强档案管理意识

档案管理是一门专业性很强的工作，除了要求管理人员具有高度的工作责任感、良好的职业道德、细心的工作态度、永于奉献的工作精神外，又要有扎实的档案管理知识、科技知识，尤其是现代化科技手段的运用和先进的管理方法管理技能的掌握。总之，资源整合后的高职院校由于层次不统一、档案分类复杂、名目繁多，管理工作呈多样性，因此要做好文必归档是档案管理工作的第一要务。

作者：李春琦