高职院校人事档案管理发展探究

在知识经济的兴起，教育事业不断发展的背景之下，学校在高职教育方面担任着人才培养的责任。在高职院校的档案管理中，人事档案管理是高职院校档案管理中一个重要的组成部分，是管理其他档案的基础，起到了先导性作用。为此，如何在人才激烈竞争环境中，充分利用计算机网络技术，加大对高校人事制度的改革与发展，进一步的强化高职院校的档案管理效率和质量，不但是今后高校中人事档案的管理的重要发展趋势，也是国家发展信息化建设的发展需要，具有极其重要现实意义。以下是对当前我国职院校人事档案管理存在的问题和改善措施进行详细阐述。

一、高职院校人事档案管理现状以及存在的问题

1.管理人员对人事档案重视程度不够。

人事档案是通过对个人信息的收集、审查、整理、装订、借阅多种用处为一体的档案管理工作，但在高职院校的中人事档案管理受重视程度普遍偏低，忽视了档案管理的技术性以及专业性，管理层认为人事档案管理是人人都可以胜任的工作，并未安排专业性人才管理，这就导致了所安排的管理人员仅仅将档案进行了保管。同时信息化的档案整理手段并未普及到人事档案管理中，档案管理工作基本是由手工完成，在此种情况下，对人事档案的管理是有不利影响的。

2.人事档案管理不规范，档案内容不完整。

随着人事制度的改革，高职院校为了生存与发展开始引进一些高职称和高学历的人才，但是这类型人才中大部分档案的材料都有所漏缺，如缺少学历学位材料、年度考核材料、专业职称材料或者工资变动材料缺乏等，部分单位因为人事调动过于频繁，对资料没有进行有效地整理，这就造成了人事档案残缺漏损的情况十分的严重。而以往高职院校中传统人事档案管理的收集是属于被动状态的，即人事相关部门把所聘用人才的人事档案通过邮寄方式送到学院的档案管理部们，在这个环节中如果有移送不到位或者执行不严格的情况，就会导致档案的内容不完整，严重影响了高职院校人事档案的完整性。

3.人事档案管理与人事管理存在脱节现象。

在高职院校中，对人才的管理是人事档案管理的前提也是基础，因此人才管理和人事管理两个方面是有紧密联系的。但在经济高速发展社会中，人才的流动比较频繁，未经原单位同意就擅离职守的事例越来越多，为了追求更好的待遇在原单位培训完后去另外单位工作的事例也不在少数。这些跳槽的人员没有档案资料也没有组织关系，档案的转让过程十分复杂与繁琐，很多人为了省事在新的单位建立新的档案，这就造成了档案管理的混乱。在高职院校的人事档案管理中这类情况不在少数，人才管理和与人事档案管理脱节，人才无法受到档案的约束，人事档案也不能给师生提供较好的服务，档案管理无法发挥其价值。

4.管理问题日渐累积，未及时得到反馈和相应整改。

在很多高职院校的档案管理当中，由于缺乏相应的问题反馈机制，很多管理的弊端与漏洞在发生的时候，没有得到及时的反馈，相关工作人员也并未成立小组对这些问题作出及时讨论和整改，长久以往，管理问题日积月累，漏洞百出，大大的降低了管理的工作效率和最终质量。

二、新形势下高职院校人事档案管理发展的措施

1.完善档案资料整理，改进管理工作。

在新形势下开展人事档案管理工作时需要规范人事档案的管理制度，将档案管理实施标准化，这就要求管理人员对人事档案实行简化、协调、统一等相关的有序化管理，以此提高档案管理的效益，对于档案的收集、整理、归档和借阅制定相关的工作规则，务必保证档案材料的齐全与真实。在管理中要注意对档案的收集与整理，增强管理人员的岗位意识，对于所有的人事档案资料都要同等的重视，及时改进高校对全体教职员工人事档案的管理与服务工作。

2.提高档案管理者管理水平和素质以及工作素养。

随着新形势下档案管理工作的变革，迫切的需要提高理者管理水平和素质以及工作素养，要求他们与时俱进，学会改革创新，进一步提高对管理的全面认识，意识到正确的管理方法可有效提高管理质量和效率的重要性。在实际管理过程当中，除了要掌握基本的专业理论知识，具备较强的档案管理与整理能力，还应该要对电子计算机技术有一定的掌握，对国家政策有一定的认识。在做好本职的整理、归档、收集、鉴别工作后，还需要对各部门的档案收集工作进行监督和补救，这是高职院校档案真实性、完整性和系统性的需要。并且随着社会的发展，人事档案管理的进步，档案管理人员要及时更新知识技能来适应发展的需求。因此改善档案管理工作人员的工作素质也是档案管理的重要部分。高职院校应对档案管理人员进行定期和分批的人事档案管理培训以及再教育，拓宽管理人员的知识面，增强管理的能力，来适应高校人事档案管理工作的需要。高校人事档案管理人员需要从根本上认识到档案管理工作的重要性，在实际的人事档案管理工作中实事求是、工作细致，对每一位档案所记录的人才负责。

3.通过信息化手段来收集与管理档案。

随着信息化技术在高职院校的普及，传统的纸质档案逐渐被电子档案所替代。通过计算机技术对档案进行收集与整理的方式更符合高校的发展。在对档案收集时采用信息化手段能够提升工作的效率和减少失误率。并且各个部门通过信息化手段，可以在局域网内公布非保密的档案信息，大大的提高了档案资源的利用率，提升了档案管理的工作效率。采用现代化信息技术开展档案管理工作，全面实现高校人事档案管理数字化。这既是信息化社会的要求也是发展的需要。数字化所代表的是缜密、精细与高效。通过计算机网络技术将数字化手段运用在高校的人事档案管理中，能够提高建设和完善人事档案数据库的效率，从而达到提高教育管理水平和效率的目的。高质量的数字化人事档案建设，可以为学院高水平的教学、科研和管理等提供强有力的支撑。

4.健全与完善档案管理收集制度。

在校内通过健全与完善档案管理制度，能够有效的避免人事档案文件遗漏与丢失情况的发生。如建立移交制度、检查制度、监督制度以及归档制度等。每当学校出现档案管理人员调动情况则极易使档案处于一个被动的情况。这时就需要合理、有效地档案管理制度来引导完成档案的移交工作。因此做好高职院校档案管理工作的基本就是要通过制度的形式来强化工作人员的档案管理意识，只有管理人员以及学校领导提升了对学校人事档案的重视程度，才能有效地开展高校的人事档案管理工作。

5.建立问题反馈机制，及时处理存在管理问题。

高职院校的认识档案管理部门应该要专门成立工作小组，把管理过程当中存在的问题详细记录，定时针对这些问题进行讨论，在第一时间内采取积极有效的措施对问题进行有效处理，并在长期实践管理过程当中，逐步完善，形成一套完整的问题反馈-解决机制。总之，随着高职教育事业的不断发展，人事档案工作慢慢显示出了重要的地位与作用。加强高职院校的人事档案管理工作一方面是高校发展的必然要求，另一方面也是现代化社会建设的需要。我们必须跟随时代的脚步不断提高高职院校人事档案管理水平，采取科学合理方式开展人事档案管理工作，提高档案管理人员的工作素质以及管理意识，从而促进高职院校人才队伍的建设，提升教育水平，推动学院的持续发展。

作者：林红 单位：漳州城市职业学院