教学秘书在高校教学管理中的作用

在高校，教学秘书担任着教学管理各方面的政策传达、教务管理、考务管理、学生学籍管理、教学档案建设以及一些其它方面的相关工作，是保障各个院系日常教学工作井然有序的重要工作岗位。

一、教学秘书在高校教学管理中的工作职责

为全面提升教学质量和人才培养质量，我国高等院校从过去的规模化建设逐渐转化成内涵式建设。高校教学管理的基本内容可以归纳为“四大管理”和“九大建设”。“四大管理”分别为：教学计划管理、教学运行管理、教学质量管理与评价、教学基本建设管理；“九大建设”：学科建设、专业建设、课程建设、教材建设、实验室建设、实践教学基地建设、学风建设、教学队伍和教学管理制度建设。这一切活动都紧紧围绕着“教学”这个中心而依次开展，在整个教学过程中，教学秘书对各项教学工作的安排和教学活动彼此之间的协调是必不可少的。[1]高校教学秘书的工作职责在于执行教务处和院（系）领导的指示，按照日常教学管理制度，在一定的教学管理原则下，运用适当的管理方法，组织和协调各项教学活动，为顺利完成教学任务和实现教学目的提供必要条件，并对教学过程中形成的各类教学资料进行归纳、整理、统计和保存以形成教学档案。高校教学管理是繁杂多变的各项事务性工作的汇总，它涉及面广、种类多、工作性质特殊，对教学秘书的要求也是相当高的。首先，准确、科学地安排教学课表是各院系教学秘书每学期初的首要任务，也是保证教学计划合理运行的重要环节；其次，教学秘书必须依据学校人才培养方案，参与制（修）定、汇编各专业教学大纲并协调购买和更换各年级各专业的教材，使学生能够有效的学习和掌握各专业知识，按照循序渐进的教学原则培养学生的各项能力，以全面提升学生的综合素质；然后，教学秘书还要定期或不定期的组织和安排各类教学检查、教学评估、教学各环节间协调、数据统计、学生考试安排、协调监考老师、制定教师培训计划等；[2]再次，教学秘书还应及时对学生的成绩进行整理和上传，合理安排各类考试和补考事宜，形成学生的档案和学籍信息；最后，教学秘书必须在各教学环节中及时收集、归纳和整理各方面教学成果，汇集成教学档案，以保证各项教学活动能够合理存档和溯源。

二、教学秘书在高校教学管理中的作用

1、教学秘书是组织和安排教学工作的协调者

高校教学秘书能够将学校和教务处的各项指示及政策及时传达给院系领导、教师和学生，同时将广大师生的工作情况、意见和建议向上级部门或领导汇报，做到上传下达，合理协调各部门领导、教师、学生之间的相互关系，对教学过程随时出现的各种情况及时处理并上报。例如：各高校要培养大学生多方面的综合能力，就需要不同院系之间跨专业、跨学科的进行相互配合和协作，这就要求教学秘书能够合理协调其它院系的授课教师和外聘教师，及时安排课程调换，以避免教学事故的发生。由于教学秘书是高校教学管理最基础的一个环节，是教学管理具体工作的实施者，是执行领导的指示和决策，因此教学秘书必须“对事不对人”、“对公不对私”，处理事务要公平、公正，正确传达领导意思，不偏袒、不徇私。

2、教学秘书是教学档案的建设者

教学秘书的工作是琐碎、复杂的，从教学活动的不同角度和各个环节出发，每天要收集大量的教学文件、各类教学文本，还要收集和装订学生的试卷、毕业论文。很多教学资料信息都具有很强的时效性，这些教学资料不仅对过去具有收藏价值，对现在具有指导意义，更是对未来具有参考价值，对各环节教学工作具有良好的指导和借鉴意义，更是本科教学评估的原始素材。作为教学秘书，必须及时、准确、高效的收集和汇总各类原始的教学信息和资料，建立教学档案。

3、教学秘书是院系领导的参谋和助手

高校教学秘书在一定程度上是各院系领导的参谋和助手，他们需要协助领导落实各项已制定的教学政策和措施，并对实施过程进行监控和协助管理。对于需要及时处理的相关事务，教学秘书必须全面、客观、准确的收集不同层面的信息，汇报学院领导、教研室主任和相关教师，合理提出自己的意见和建议，供领导和教师参考和决策；在协助领导安排部署教学活动时，教学秘书要对事态的发展具有前瞻性和预见性，对容易出现问题的环节要有准备和安排，充分考虑多方面的因素，对相关教学活动要有应急解决方案，以防止意外的发生；教学秘书还要积极配合院系领导处理日常教学管理事宜，使各项教学活动合理运行。

三、现阶段高校教学秘书工作面临的困境

1、工作压力大，易产生心理负担

随着高校规模的不断扩大，学生人数日益增多，教学秘书的工作压力也越来越大，从而导致他（她）们的心理负担加重。高校教学秘书工作包含了整个院系教学方面的所有事宜，每天需要处理的事务多种多样，不但要处理日常教学管理工作，保证教学活动的顺利进行，还要处理各类突发事件，考虑师生的各种特殊情况，兼顾院系的根本利益。经调查发现，大部分高校的院系只配备一名教学秘书，他（她）们要面对几十名教师，几百名甚至上千名学生，所有的教学管理事务都由教学秘书一人来协调和完成；他（她）们不仅要为教师提供各种繁杂的服务，而且还要为学生提供大量的学习信息，同时为行政领导提供咨询帮助、建议梳理、信息采集、资料汇编、报表统计等各式各样的工作；过程中教学秘书需要能够迅速进行角色转换，在遇到紧急情况时及时采取恰当的方法和措施处理问题，时常加班加点，稍有不慎便会出现教学事故，在如此高强度的工作压力下，很容易造成教学秘书心理上的负担和阴影。而且，常年在平凡的岗位上工作，教学秘书因得不到重视引起的自卑情绪，不被同事和学生理解的抑郁情绪，缺少短期和长期职业规划引起的迷茫情绪，害怕出错导致的焦虑情绪，政治待遇、职称评定和利益分配等方面缺乏公平和合理造成的不平衡情绪等，由于没有相关的激励和鼓励政策，如果不能及时缓解和释放这些不良情绪，日积月累造成对职业的不认同和倦怠心理，很容易使教学秘书产生心理疾病。

2、教学秘书培训、学习的机会较少

在高等院校，教师一直是处于核心地位，学校的各方面政策和资金投入都是倾向于教师，各类学习培训、出国深造、访学交流活动多半以教师为主角，由于其他人员（行政人员或是教辅人员）的工作性质定位上都是服务于师生，因此获得的机会少之又少，当然教学秘书也不例外。时代在进步，作为教学管理不可或缺的一部分，高校在教学秘书教学管理方面的培训学习经费和机会几乎没有，也没有提供政策上的支持，致使高校教学秘书只能凭借自身的经验开展各项工作，闭门造车。

3、薪资待遇和职称评定方面和教师差异性大

教学秘书的这个工作岗位具有特殊性，它不属于教师，却比教师承担着更为复杂的教学责任，然而在薪资待遇、福利方面和教师具有较大的差异。随着高校招聘要求的提高，大部分高等院校中的教学秘书都是一些高学历的人员，刚入职时自身起点和教师岗入职人员无异，都处在同一起跑线，然而因为所从事的岗位性质不同，经过几年之后，教学秘书岗位和教师岗位人员彼此之间的差异性越来越突出。教师在薪资待遇和津贴方面都比其他岗位的工作人员更具优越性，学校的各方面福利也都倾向于教师系列；在职称评定方面，教师岗职称指标名额明显比教学秘书要多，评定标准也相对宽松。例如：教师岗在评定中级职称的标准是完成一定的教学工作量、发表具有一定级别的文章、申请教学改革和教学科研基金项目即可，但教学秘书的职称评定每所高校给予的标准不一。经调查，某些高校人事处将教学秘书岗位设置为“其他专业技术岗位”，属于教学辅助人员，在评定职称时教学秘书必须公开发表八万字的文章或著作并申请一些科学研究基金项目，然而对于教学改革基金项目学校则不予认可。众所周知，教学秘书的工作性质具有事务性和服务性，除了处理日常的教学管理事务之外，还要处理各类意外的突发事件，根本没有任何多余的时间和精力达到如此严苛的职称评定标准和要求。由于教学秘书没有行政级别，基本工资和绩效工资都和职称密切相关，长此以往，由于工作性质差异几年后的工资待遇悬殊，导致教学秘书地位不高。大部分高校不能从制度和政策上对教学秘书给予足够的支持和激励，对于教学秘书这个特殊岗位没有合理的晋升制度和评价机制，严重挫伤其工作积极性。

四、如何高效发挥教学秘书在教学管理中的作用

1、科学对待教学秘书工作，合理定位

高校要提升教学质量和人才培养质量，必须科学合理的看待教学秘书对教学管理的作用，教学秘书是一个特殊且极其重要的岗位，并非想象中简单的重复一系列事务性工作，要充分给予教学秘书工作的专业肯定和认可。同时教学秘书自身也要不断调整工作态度和心理素质，对待工作问题不骄不躁，不懂多询问；对待繁杂工作时分清主次，有条不紊的开展；遇到同事和学生的误会和误解时要及时舒缓情绪，调整心态，不断强大自己的内心和承受能力；在面对突发事件时要冷静沉着应对，多和其他院系的教学秘书沟通交流，吸取所长。教学秘书应清楚自己的工作能力和沟通水平，认准自己的定位，注意自己的说话办事态度，以“服务于师生”为宗旨，工作中要任劳任怨，正确发挥“秘书”的作用，以达到提高教学质量、改善教学环境、增进师生关系的效果。教学秘书是高校中一线教学管理人员，为保障教学秩序的顺利运行向广大师生提供教学管理服务工作，应该不断培养“以人为本”服务意识和责任心，服务于师生、服务于领导、服务于教学，从而服务于学校。

2、充分利用电子信息技术提高工作效率

社会目前已进入电子信息化时代，教学秘书也应从单一的纸上办公转变为网络计算机办公模式，在教学档案建设和管理环节应充分运用现代化的电子信息手段，改善以往工作过程中的乱、差、慢情况。尤其是在学生的成绩管理环节，各高校目前已采用教务管理系统，因此教学秘书要及时提醒广大师生及时进入教务系统进行成绩的录入和查询，以便尽早的进行补考安排和考试准备；各教学秘书还应将人才培养方案中的授课计划录入教务系统之中，提醒各位教师及时查看和提出修改建议，以便在进行课表编排和调整；教学秘书要熟练掌握和运用各种计算机办公软件、网络等，进行教学管理过程中的各类表格设计、图表统计等工作，通过电子邮件完成教学资料的传送发放工作，从而提高教学管理工作的效率。

3、加强培训学习，建立奖惩制度，提高教学秘书工作积极性

高等教育改革势必会引起各高校人才培养方案、教学模式、教学管理方法等的变革，为了适应这一改革措施，各院校必须加强教学秘书的培训学习和对外交流，让他（她）们能够互相讨论、交流、学习其他院校教学管理的经验和技术，取长补短，不断提高自身的工作能力和水平，更好的为自身院校服务。另外，高校还应对各院系教学秘书进行考核和评价，建立适当的奖惩措施，对于工作能力、责任心较强的教学秘书，充分给予一些政策和待遇方面的奖励；对工作能力较差的教学秘书，同时也要给予一定的惩罚，督促他（她）们及时改正，认真工作。综上所述，教学秘书既是教务管理的具体执行者、实施者，又是各项教学活动的组织者、安排者，同时还是教务处与各院系之间、教师之间、师生之间开展教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、组织协调、改善各类关系的作用。因此，高校应不断提高教学秘书的能力和素质，最大限度的发挥主观能动性，全面提升教学管理水平。

作者：穆亚荣 单位：陕西学前师范学院