农业科学技术研究档案管理探讨

1背景和意义

农业在国民经济发展中具有重要的战略地位，它是人类社会赖以生存和发展的最基本的产业。保障农业可持续发展，已成为当今世界的战略任务。实现农业可持续发展，根本出路在科技。农业科学技术研究是以自然生态环境、农作物为研究对象，根据一定的科学原理，不断探求其真相、性质和规律，取得具有一定实用价值和学术意义，影响和促进农业发展的综合智能、技能和物能的多学科、深层次和高水平的实践探索活动。其实践活动中自然产生大量的农业科学技术研究档案，对于丰富科学技术资源宝库、客观反映和再现农业科学技术研究历史及今后创新发展都具有十分重要而深远的意义。客观反映农业发展历史面貌的第一手史料是档案。档案存凭、留史、资政和育人的价值被广泛认同。随着农业科技创新的快速发展，研究领域的广度、深度不断拓展、延伸和细化，形成的不同形式载体的档案成倍增加，建档领域、归档内容和保存形式等随之变化。新时期，国家档案事业发展战略要求档案馆藏到2020年比2010年翻一番。为档案事业发展提供制度保障的措施之一是要加强档案标准化工作。档案工作正在走向依法管理、开放和现代化。加强全覆盖建档，全范围收集档案资源；健全完善档案工作体制机制，推进法制建设；加强科研档案管理，科学整合档案资源等，对农业科学技术研究档案工作提出了新的挑战。农业科研档案工作既是一项长期工作，又是一项复杂的系统工程，需要统筹规划、科学指导和法制保障。

2存在的问题

强化依法管理，已成为推进档案事业发展的重要任务。加强农业科研规范化管理，提高科研管理水平是农业科研事业发展的重要举措。农业科研档案工作是农业科研事业的重要组成部分。推进法制建设，建立规范一致的标准，是发展农业科研事业和档案事业的客观需要，更是今后工作查考、研究借鉴、探寻规律、如实反映农业科研成果创新、技术演变、改进方法和科技推广等的有效举措。目前，农业科学技术研究档案的建档、分类、归档、鉴定和安全保密等方面存在一定的问题。主要表现有：一是建档不科学。直接记录和反映农业科研单位职能工作形成的文件材料与国家、行业设立的重大农业科研攻关项目研究形成的文件材料混淆建档；记录同一研究活动的纸质、实物、照片、声像和电子等不同载体、形式的档案不能同步齐全建档。二是分类不规范。因地域、气候和土壤等自然差异造成农作物在不同地区的生长和效益差异，不同时期、不同地区农业科学技术研究的侧重点不同，内容、名称也各不一样，可能造成归档路径不畅，原分类不能适应实际需要，导致档号不准确、标引混乱和查检准确率低，从而影响服务质量。三是归档不全。农业科研工作的主战场在田间、地头和试验室等，形成的记录材料不同于文书档案，具有特定的处理程序、法定的责任者和归档期限，由科研人员针对具体的研究对象自行设计、标识、记录并通过实践验证而成，不注重记录载体的质量，随意性强且自行保存，会因科研人员调动、离职和退休等原因，造成归档不及时、不完整和质量瑕疵等。标准指一种或者一系列具有强制性要求或指导性功能，内容具有细节性技术要求和有关技术方案以及操作方法的规范文件[9]。现有国家、行业标准不能满足农业科学技术研究档案工作的实际需要。针对自身特点和发展需要研究制定标准，是提升和促进其科学化、规范化、精细化和法制化管理水平和能力的有效举措。

3主要做法

3.1以库藏资源为对象自查分析

任何标准的制定，都需要一定的基础资源作为参照。一是对库藏的农业科学技术研究档案进行清点、核查、统计和分析，摸清实存案卷的实际情况。二是梳理历年来的制度建设、借阅利用及利用效果登记情况，以便统计分析、查找不足和总结经验。三是核对实体案卷与检索目录的完整准确情况，抽查检出实体案卷排列与标引路径，探讨改进措施。

3.2采取多种形式开展调查研究

一是问卷调查。针对农业科学技术研究档案概况、库房建设、设施设备、档案人员、管理制度、库藏情况、查阅利用、数字化等现状、存在问题以及未来发展的意见，进行较大范围的问卷调查。对反馈问卷进行认真细致的研究分析，分类归纳，掌握普遍性问题、个案和强化管理的意见。二是考察调研。走访一些具有一定规模和影响力的农业科研单位，与档案专家、文秘人员交流沟通，了解其管理现状、突出问题、制约因素与规范措施等。三是文献查考。重点搜集查阅发达国家以及国内农业科研机构农业科学技术研究档案的内容、形式和管理等现状、问题以及发展目标和方向，学习借鉴成熟理论和先进经验。

3.3汇总分析

采用比较分析与归纳总结、理论分析与实践研究相结合等方法，对调查内容、数据进行全面汇总分析。研究探讨农业科学技术研究档案安全管理和有效利用的必要性、目的和意义。对其工作内容、属性以及涵盖范畴、建档对象、归档内容和鉴定原则方法等进行分析研究，探索其发展规律与内在联系，界定相关概念。提出建立其安全管理和有效利用长效机制保障的建设模式；提出其数字化管理的策略与技术途径；提出建立促进其科学化、规范化、精细化和法制化管理的标准体系。

3.4研究实践

以调查研究为基础，结合实际工作，详细设计、起草和制定相关标准，并在实务工作中应用实践。一是建立农业科学技术研究档案分类。为科学建档、有序归档、检索标引和准确查检提供指导，为实现应建尽建、能归尽归搭建平台。二是制定管理规范和农业科研项目文件归档整理规范。实现农业科研单位完成职能研究工作与大中型农业科研项目研究任务中形成文件材料的分类建档，规范管理。三是建立地方标准体系。按照国家质量技术监督标准制订定有关要求，履行申报、征求意见、修订完善、专家评审和质疑答辩等程序，申报地方批准或国家、行业标准，推进法制管理。

4内容框架

4.1《农业科学技术研究档案管理规范》（DB62/T2343-2013）

本标准定义农业科学技术、农业科学技术研究、农业科研文件材料、农业科研档案、卷内目录、备考表和归档说明书等术语；针对农业科研文件材料的产生、形成、收集、整理、鉴定、立卷和归档，到转化为农业科学技术研究档案的整理、保管、借阅利用、鉴定销毁和统计开发等各业务工作，逐一提出管理原则、细节技术、操作规程及质量要求。

4.2《农业科学技术研究档案分类》（DB62/T2344-2013）

本标准规定其分类标引的基本原则、不同类型和主题的农业科学技术研究档案分类标引规则及程序。以库藏实体资源和扩充建档对象为前提，广泛涵盖农业教育学科、农业科研领域及今后发展趋势等，搭建十九级一级类目和四层级类目。针对未来新增对象预留建档空间和路径，设“其他”类目。建立科学分类的指导和依据。

4.3《农业科研项目文件归档整理规范》（DB62/T2345-2013）

本标准定义农业科研项目、农业科研项目文件材料、农业科研项目档案、档号编制和全宗号等专业术语。提出农业科研项目文件材料的归档范围、整理方法、质量要求以及档号、全宗号等编目规则。

5作用

5.1为扩大建档对象开通渠道

在今后农业科研事业发展进程中，凡是具有社会价值、农业科研价值以及关涉农业科研人员利益的记录史料，发现一项、收集一项、建档一项，提供建档平台和归档通道。

5.2为提升档案质量进行全程指导和管控

农业科学技术研究档案标准体系是相互关联，环环相扣的动态平衡系统。一是为全覆盖科学建档、齐全归档和分类管理提供宏观指导。二是为建立统一的检索、标引体系，充分开发利用信息资源，实现信息交流与共享，提供规范一致的指导和依据。三是为促进农业科学技术研究档案科学化、规范化、精细化和法制化，切实为农业科学技术研究活动保存真实、可靠的第一手文献史料，维护农业科学技术研究档案的真实、齐全、完整、准确、系统和安全，提升参考、查证和研究利用的服务能力，彰显存凭、留史、资政和育人的作用，提高目标管理率、归档完整率和参考利用率。

5.3为推进信息化建设奠定基础

随着科学技术的迅猛发展，档案信息化工作逐步深入，办公自动化应用、档案机读目录数据库和数字档案馆（室）建设等已经开启档案工作新起点。物联网、云计算、移动互联以及农业智能设备、装备逐步推广应用等正在给农业发展带来重大变革[11]。农业科研档案信息化建设势在必行。积极探索建立有效的标准体系，全程指导，科学建档，准确归档，储备丰富的档案资源，优化馆藏，强化服务，加强农业科学技术研究档案自身装备，为适应信息化快速发展和加速农业科研档案信息化建设奠定坚实基础。

作者：郭秀萍 单位：甘肃省农业科学院