企业人事档案管理对人力资源管理影响

前言

在目前社会中，人事档案仍是个人信息的主要载体，它是对任何一个公民的学习经历、社会关系和思想言行方面的文字记录，而在企业中人力资源管理中的重要工作之一就是档案管理，随着企业结构的多元化和市场经济下对适合的人才的渴望不断增加。因此，完善的人事档案管理工作才能够有效完成的基础人力资源可以将档案作为企业对工作需要和员工能力综合匹配的用具，对于企业的结构改革和中层员工的选拔，员工的定向培养等都具有非常重要的参考价值。

一、人事档案管理对人力资源管理的意义

1、防止人才埋没

目前企业能够依靠的手段就是通过人事档案，来了解人才过去的受教育情况，工作经历以及现在的生活状况，来考虑今其后是否适合企业工作。因此，一份真实有效的人事档案能才能帮助企业得到人才真正的信息，才能帮助企业发现人才，了解人才，留住需要的人才，以及防止内部人员的埋没。

2、妥当调配人力资源

有效的人事档案管理可以让企业更加合理的安排员工，在对每个员工都有了深入性了解的基础上，对员工暗器能力进行合理安排。科学、严谨的人事档案管理可以在企业内进行准确的人才配置，还能完成人力资源的信息共享，依据不同员工的特长充分发挥人才的相对优势，促进人才在各个部门都能够有良好的工作氛围，从而推动企业的快速发展。

3、制定人力资源计划

对于人才资源需求最大的区域一般都是数是来自于企业内部，严谨的分析人力资源档案有助于企业对人才需求进行及时了解，最终对人才资源计划予以合理制定。只有在科学、严谨的获取人事档案的基础上，才能为人力资源需求做出更为准确、有效并且科学的预测。

二、人事档案管理对人力资源管理的影响

1、得不到有价值的人力资源信息

目前企业中的人事档案中的材料大多过于陈旧，大多事以员工的历史的记录为主，因此，企业很少会重新翻阅，而是不断更新新的资料，很少能够了解到员工近期的个人状况，以至于人力资源管理部门无法从这些库存档案中发现能够反映员工状况，进步过程的有效资料，导致企业在需要内部分配、提升的阶段，不能得到可靠的依据。

2、阻碍对人力资源的配置

首先，真实性是人事档案的最基本的特性，现在社会企业中由于个人信息的不真实以致企事业单位用人失误的现象频繁发生，杀之不绝，这些不真实的信息将会使得人事部门无法对职工进行正确的评估，进而无法对企业的人力资源计划中涉及到的人员配置、员工升职和离退休计划等进行正确的拟定，更对企业当前及未来的人力资源需求预测带来负面影响，使企业与其真正需要的人才失之交臂。

3、大幅度降低人力资源管理部门的工作效率

首先，由于人事档案中的材料过于陈旧，而新放进去的材料也是一些程式化的记录文件，能够真正的反映当事人最新动态情况的材料是相当少的，因此人力资源管理部门要想从这些繁多且复杂的人事档案中获取对企业有价值的信息，需要做很多方面的删减和调查工作，这无疑会增加人力资源部门的不必要工作量。而传统的人事档案大都采用纸质档案的管理模式为主，但是伴随企业职工流动性的上升，同事也为人力资源管理部门翻查人事档案的过程带来很大难度，浪费了大量的人力物力，直至导致人力资源部门管理的效率低下。

三、提高人事档案管理的方案

1、提高负责档案管理的人员素质

做任何工作，首先都需要员工的认真、负责，人事档案管理工作更是如此，为了对企业每一位员工更好的负责，这个岗位的担子只会更重，因此提高企业所有负责人事档案管理人员的素质势在必行，在人事岗位也要设定适合的提升、淘汰责任制，定期进行职业培训，不光要提高员工的专业知识、技能，提高他们的职业道德水准、责任心，培养其爱岗敬业精神才是重中之重，打破人事岗位是闲职的思维理念，提高员工的服务意识，才能真正的对企业每位员工负责。

2、加强人事档案的真实性

在目前企业的人事档案管理工作中，应及时进行档案平台的更新换代，为了能够使人事档案管理工作更加制度化以及法律化，要与时俱进，建设更为先进、严谨、科学的人事档案管理制度。提高企业档案传递以及登记制度，采用动态管理和考核，一旦发现人事档案的遗漏和丢失，能够及时修复漏洞，找回丢失资料，是的企业能够随时随地，在需要的时候获取到需要的信息，完善人力资源管理工作，能够最大程度帮助企业提高工作效率。四、结语目前，在市场经济飞速发展的大环境下，研究怎样掌握真实的人事档案可以说对企业发展有着相当重要的作用，更是提升人力资源管理效率的一个有效途径，能够使企业在需要的时候，科学、严谨、及时的完成对人员的调配，因此，如何清楚的认识到目前人事档案管理的弊端于漏洞，并加以完善，成为了企业保持健康，具有市场竞争力的重要因素。

作者：石盛菊 单位：兵团供销社