企业行政管理软件设计与应用

1企业行政办公管理信息系统的设计

1.1系统功能的设计

1.1.1行政综合模块

(1)办公电话管理:该模块的功能包括电话号码查询、话费查询、话单导入、电话变更申请及审批、电话折扣设置等,其中话费查询和话单导入可通过Excel格式实现导出和导入。

(2)合同管理:该模块主要包括合同编号、合同名称、合同有效日期、到期提醒日期、是否过期等信息。

(3)会议管理:该模块主要包括会议申请与审批、会议用品采购与结算、会议室管理等信息。

(4)预算管理:该模块主要包含各部门年度预算计划情况。

(5)报修管理:该模块主要包括损坏物品类别、报修申请、报修审批、维修状况以及花费情况的信息。

(6)台账管理:该模块负责报销录入,包含报销经办人、部门、花费类型、金额以及报销日期等信息。

(7)信息发布管理:该模块主要负责对企业的新闻、通知、公告、紧急事项等信息进行发布。

1.1.2车辆管理模块

(1)驾驶证管理:此模块主要对驾驶员的驾驶证信息进行管理,其中包括基本人员信息及驾驶证主要信息

;(2)车辆信息管理:主要包括车辆牌照、车辆类型及车辆油补花销费用等信息;

(3)车辆使用信息管理:此模块主要对车辆出入信息、车辆使用申请审批及使用历史机理等内容进行管理;

(4)外部车辆出入管理:主要包括对外来车辆进入公司时的登记及准入记录等信息的管理。

1.1.3安全保卫模块

(1)工作牌管理:主要实现对员工工作卡的办理和审核,以及对工作卡实际信息进行查询等功能;

(2)门禁权限管理:主要对门禁权限的变更和申请等内容进行管理;

(3)施工出入审批管理:主要对施工过程中出入厂区的人员和车辆进行审批和登记信息管理;

(4)交接班管理:改模块主要实现对保卫处日常交接及检查巡逻信息的查询和管理。

1.1.4系统管理模块

(1)基础信息管理系统:主要实现对各个部门信息、人员职务、工作类型及客户分类进行统一管理;

(2)系统配置管理:这个模块是对信息管理系统进行权限认证、系统管理员审核等工程,对用户信息进行维护和管理,只有系统管理员通过密码才可进行更改。

1.2系统功能图表类型

统一建模语言(UnifiedModelingLanguage,UML)在软件工程领域是标准的、通用的建模语言。UML的可视化技术可以实现对密集型软件系统的图像化、分析、说明和记录。UML是数据建模(实体关系阁)、业务建模(工作流)、对象建模和组件建模技术的结合,可以在整个软件幵发周期将不同的实现技术应用于所有的流程。

1.3系统开发环境

在进行系统设计和开发时,确定好系统框架后所选择的开发系统平台和工具非常重要。选择合理的开发平台和工具能够大大提高系统开发效率,节约时间和减少开发成本,并可以很好的提高所开发的系统稳定性,使得在之后的维护过程中更加便利。因此,对本系统进行开发时在Windows7系统下选用了MyEclipse作为开发工具。Windows7系统相对来说是目前比较常用且稳定性和兼容性比较好的系统,而MyEclipse由于其具有代码开源框架和第三方软件支持能力强等作用,可以比较完善的实现数据库、Web服务器以及开发工具之间的相互结合,能很好的实现系统维护和更新方面的功能。数据库则采用MySQL数据库,对系统开发时的存取效率有非常好提高作用。

1.4数据库设计

对数据库进行设计主要是为了系统能够在进行数据模型建立和数据分析时提供强大的后台支持,对数据库的合理设计不仅可以提高系统运行过程中数据的传输效率,还可以提高系统日后维护时的便利性,可以提高系统运行性能和降低运行出错率。在数据库设计开发过程中,要遵守结构科学合理、功能完善以及数据存量完整安全的原则。

2管理信息系统在企业行政办公中的具体应用

从上世纪90年代开始,计算机信息管理系统被引进并逐渐应用于企业管理系统中,其发展之快应用之光达到了前所未有的程度,从制造业开始蔓延,逐渐在第二、三产业中被广泛应用。后来多数学者和专家对其进行了深入研究和改进,使得其应用功能和效果得到了大幅度提升,其作用被大多数企业所认同。计算机信息管理系统在发展过程中,在其他产业领域推广力度不足,只是在制造业应用比较广泛,而且由于在国内市场上的发展不成熟,导致部分企业在使用过程中不能很好的利用和理解,没有得到应有的信息管理系统推广实施效果。

3结语

计算机软件信息办公管理系统是集成于网络技术、计算机软件技术以及管理学等内容为一体的高科技办公平台,该系统在设计过程中要严格按照企业的需要及工程流程进行合理科学的设计和实现,以达到促进企业管理、节约工作时间、提高工作效率以及降低企业运营成本的目的。随着科技的不断进步,为了满足企业日益增长的功能需求,需要对计算机信息管理系统进行不断的维护和更新,以长久服务于企业,使企业在未来日益激烈的市场竞争中立于不败之地。

作者：高雪琴 单位：甘肃森智信息产业有限责任公司