会计电算化条件下的会计档案管理

一、会计电算化条件下会计档案特点分析

基于会计电算化，会计档案的特点主要表现为以下三个方面：第一，内容广泛化。和传统会计档案相比较，基于会计电算化下，会计档案所涵盖的内容不仅有传统纸质资料，同时还包括储存于计算机中和会计有关的各种信息以及数据等，且计算机软件以及硬件中有关会计方面的信息也均为会计档案，由此可知在会计电算化条件下会计档案不管是内容还是范围均已扩大。第二，档案信息载体多样化。未实施电算化之前，会计档案一般是经纸质记载，而纸张则为会计档案信息载体。伴随着信息技术水平的提高，会计档案信息载体也发生了相应的改变，除传统纸质会计档案外，还包含有其他介质，比如硬盘、U盘以及磁盘等，这些均为会计档案载体，对此，在会计电算化条件下会计档案载体也变得更为多样化。第三，信息具有可变性。在电算化条件下会计档案信息一般储存于光盘或者软盘等介质上，简单地来讲这些信息均为数字信息，具有不稳定性以及流动性，易损坏或者被修改，正是因为如此也使得会计档案管理难度增大，若这些信息被修改或者损坏，不可恢复至之前的状态，则会使整个会计工作受到影响。

二、会计电算化条件下会计档案管理所存问题分析

（一）认识不足

目前有很大部分会计档案管理者和财务部门有关领导对于电算化会计档案的了解还比较浅显，管理经验较浅。在收集整理档案资料时，仅仅只是存档打印出的各纸质档案，未把储存于计算机中关于会计方面的信息备份保存于磁性介质或者光盘上，导致档案完整性较差，使得会计档案管理工作比较盲目。

（二）制度不健全、信息化水平低会计电算化条件下所实施的会计档案管理工作，缺乏相应的备份制度以及保管制度等，导致会计档案信息的真实性以及完整性得不到保障。目前在会计档案管理中电算化已得到广泛应用，尽管各单位或者企业明确要求每天备份，然而实际工作中却并没有按照该要求执行，当计算机或其他设备发生故障的时候，没有办法及时补救这些信息，导致信息流失。在会计档案管理中应用电算化，把档案信息资料保存于光盘或者U盘上，这些信息易被修改，无法识别数据信息原貌，造成信息失真，影响整个会计档案管理工作的开展。除此之外，会计档案管理者自身综合素质还有待提高。

三、会计电算化条件下提高会计档案管理水平的相关策略

（一）做好档案收集、管理以及保存工作

财务部门应保存好财务数据备份文件，避免计算机硬件系统受损后可短时间内恢复原会计电算化系统。做好备份工作的同时，还应收集计算机软件方面的相关资料。因电算化会计档案一般是储存于光盘或者磁性介质上，基于这些信息载体自身物理特性，当这些信息形成档案的时候需准备双份，采取AB备份法备份数据，同时每份还应明确标注好档案形成时间以及操作人员的相关信息，存放于不同地点。存放档案时不可离磁场过近，注意防尘以及防潮。若采取的是磁性介质保存，需定期检查和复制，避免因磁性介质受损使会计档案信息资料丢失。要注意的是电算化会计档案和所对应的财务软件版本需保持一致，以免因软件版本的不同而使会计数据结构受影响。此外，基于计算机程序的考虑，设相应的密码口令，增强系统安全防护性，定期补丁维护，防止由于计算机安全或者网络安全而使会计信息资料丢失或者被他人修改。

（二）确定会计档案内容，完善各项制度

制度化会计档案管理内容，借助于明文资料的形式确定会计档案管理内容，使档案管理者实施工作时有章可循。在电算化条件下明确会计档案信息资料收集制度，定期拷贝以及储存全部会计数据信息，使其生成为备份文件，确保计算机系统受损于短时间内不会对会计档案信息产生不利影响。根据国家《档案法》中相关要求和标准，结合企业或者单位自身实际情况，构建关于会计档案管理方面保管制度、借用手续制度以及信息查阅制度，最大程度确保档案信息的完整性以及安全性。

（三）增强有关人员综合素质

在电算化条件下所实施的会计档案管理工作一般由人操作，计算机系统的稳定性与安全性；会计档案信息资料的真实性与安全性等均和有关人员职业素养以及技术水平高低有关。对此，需对参与会计档案管理工作的相关人员实施系统且全面的教育以及培训，根据业务以及管理内容的不同，分类培训，且施予相应的职业道德教育，强化档案管理者法律意识，以确保在电算化条件下会计档案管理工作得以健康且有序地开展。

四、小结

综上所述，基于当前信息技术快速发展的形势下，会计已逐渐实现电算化，各种信息化技术也被广泛应用于会计档案管理工作中。本次研究笔者就会计电算化条件下会计档案特点进行了阐述，经会计档案管理所存问题的分析，提出了相关实施策略。望通过本文的介绍可为今后会计档案管理工作的实施提供参考依据，以提高档案管理质量以及水平。

作者：吴峰 单位：利川市合管办