经济合同审计促进医院管理研究

一、事前防范———经济合同签订前的内审工作

1、建立经济合同模板，提高医院合同管理的效率化

目前，医院每年需要签订的合同数量很多，每次签订前必须经过审计部门审核。由于各单位提供的合同五花八门，有关部门要逐一对合同条款进行审核，条款不全的要退回给业务部门，由他们退给供货方进行修改，往往来回好几轮，浪费时间，效率低下，也常因为合同签订不及时，影响了工作的正常开展。为了提高工作效率，降低合同风险，北京小汤山医院内审部门以标准合同范本为基础，聘请医院法律顾问以及相关部门共同参与，修订合同条款，并不断进行补充完善，制定出了适合自己的各类经济合同模板。我们在经济合同审计工作中发现，虽然医院签订的合同种类、数量繁多，但是大多数经济合同可以分为采购类、工程类、服务类、信息软件四大类合同。我们根据上述四类合同的特点，又进行了小类的细分，同相关的合同管理科室协商、寻找最适合的标准合同范本，然后根据医院自身的具体情况和要求，制订出我们医院的合同模板，经过医院法律顾问修订、把关后，确定最终的合同模板在全院推行。（1）采购类合同：北京小汤山医院依据北京市政府采购中心网站公布的政府采购文本为范本，确定了医院医疗设备采购合同、其它设备协议供货合同两类合同模板。医疗设备采购合同模板主要应用于医院经过公开招标采购的医疗设备；其它设备协议供货合同模板主要应用于北京市政府统一招标采购目录内的办公设备、家具等。这类合同北京小汤山医院重点约定了付款方式、违约条款、争议解决方式以及售后服务的具体条款。（2）工程类合同：北京小汤山医院依据北京市建设工程施工合同范本和北京市建设小型工程施工合同范本，确定了医院建设施工合同和小型工程施工合同两类合同模板。建设施工合同模板主要应用于医院经过公开招标采购的大型工程，以及北京小汤山医院30万元至100万元未经公开招标的工程；小型工程合同模板主要应用于30万元以下的小型、零星修缮工程。这类合同我们主要约定了人工费、材料价等引起合同价款变更、工程量的确认、垃圾清运、安全施工以及工程结算审计的具体条款。另外，与大型工程相关的工程设计合同和工程监理合同也都参考合同范本确定了适合我们医院的合同模板。（3）服务类合同：此类合同比较繁杂，我们又划分了如下小类：物业类：保安服务合同、医疗垃圾清运合同、液化石油气供应合同、园林养护合同、化粪池清掏合同等；维保类：大型医疗设备（如核磁、CT）的维保合同、电梯维保合同、自动门维保合同等；委托代理类：招标委托代理协议、工程咨询合同等。委托代理类基本上都有可参照的合同范本，但是物业类和维保类合同则要根据各自特点确认合同条款，我们也是在实践中逐步摸索、改进、完善了这两类合同模板，提高了审计效率。总之，服务类合同主要以向医院提供服务为主，所以我们重点审核、约定的是服务响应时间、服务达到的标准以及与之相对应的违约条款。当然，如果能够达成“先服务，后付款”，则给此类合同加上了一道双保险。（4）信息软件类合同：这是比较难以寻找合同范本的，并且我们目前的大部分审计人员对信息技术还是处于一知半解的状态，所以我们在建立这类合同模板是最谨慎的。我们把这类合同大致分为两类：一类是信息技术类，比较偏重于服务类合同；另一类是软件类，比较偏重于采购合同。根据医院特点，我们关注的重点是运行、验收、服务响应等条款。需要注意的是，建立合同模板不能将“官网”上提供的“合同范本”全盘照搬，必须结合医院的具体实际情况，根据经济合同审计的实践经验，经过与相关部门和法律顾问共同探讨、协商、修改之后确定。并且，合同模板不是一成不变的，要适应医院形势的新发展，不断持续改进经济合同模板。使用经济合同模板后，在进行经济合同审计时，审计人员就可以把主要精力放在审核合同与模板的一致性以及对方承诺的具体条款上，公开招标和政府采购的合同由于已经完成了资质审核，如果是这类合同，对方资质也不是审计重点，未经招标的经济合同，还要把对方资质文件的审核作为重点之一。这样，既利于内部审计部门提高对经济合同签订阶段的审计效率，同时业务部门签署合同也变得比较简单，大大提高了工作效率。

2、建立合同会审流程，提高医院合同管理的规范化

根据医院的实际情况，建立横向与纵向相结合的最佳合同会审流程，各部门各负其责，提高经济合同的签订效率。横向是指任何一份经济合同的最终签订都需要多个部门的团结协作，举例来说，医院要签订医疗设备的采购合同，那么就需要医疗设备的使用部门、设备管理部门、财务部门、审计部门对合同进行层层会审，有的比较重要的合同还要经过医院的法律顾问复核，才能最终签订合同，如果在这个层面上实行纵向审核，那么按照每个部门两个工作日审核完毕来计算，再加上与供货方协商修改合同的时间，那么一份合同的定稿大约都需要两周以上，这种合同审核的流程对合同内容的审核是严谨的，但是明显的效率比较低下，不利于医院动辄几百份合同的有效签订。为了提高经济合同审核的效率，促进医院经济合同的管理，我们医院结合各部门业务管理的特点，由相关部门共同探讨，根据各部门在经济合同审核过程中担当的职责，摸索出简单高效、横向与纵向相结合，适用于我们医院的经济合同会审流程。另外，对外签订的经济合同属于医院“三重一大”事项的，必须经医院领导班子集体讨论并形成书面意见之后签订。最后，由合同管理部门核对各项手续是否齐全后，加盖医院经济合同专用章，完成经济合同的签订。不难看出，医院的审计部门在经济合同的审核中是非常关键的部门，需要审核合同的全部条款以及对方资质。必须指出的是，审计部门虽然要审核合同的全部条款，但是设备参数、附件配置和售后服务应当以设备使用科室的意见为主，合同的付款条款应当以财务部门的意见为主，这些应当在合同审核职责分工中明确说明。审计部门不能大包大揽，审计人员也不是万能的，一定要在“合同审计建议书”中明确内审的责任，注意规避自己能力所不及而形成的审计风险。

3、招标文件审计与合同审计相结合，将经济合同管理的关口前移

近几年，随着国库集中收付改革和政府采购改革的不断深入，各医院的大额资金支出基本上实现了招标采购这种形式。目前，北京小汤山医院50万元以上的货物类、服务类采购和100万元以上的工程，无论资金来源是财政资金还是自有资金，全部实现了公开招标采购。北京小汤山医院在对经过公开招标的货物类、服务类、工程类等合同进行审计时发现，这些即将签订的合同即使存在一定的漏洞或风险，审计人员提出的合同审计意见有时也不能被采纳，因为在公开招标期间发售的招标文件内有合同样式，这些合同样式有时并不是医院的合同模板或标准的合同范本，特别是大型工程合同，中标方会以“需要到市建委备案，不能更改合同”为由拒绝修改合同。所以，在对中标后的合同进行审计时，审计人员发挥的职能只能是审计其与招标文件内的合同的一致性，以及招标采购内容与中标方的投标文件的一致性。为了实现医院利益的最大化，内部审计在公开招标采购的程序中进行“关口”前移，也就是在招标文件定稿、发售前，由审计人员对招标文件内的合同进行审计。招标文件内容中一般单独设立“合同”一章，根据招标代理协议，招标方即医院对招标文件负责，所以医院可以结合实际情况要求使用恰当的合同模板，并在此时把对招标内容的特殊、合理要求写入“招标文件”。例如医疗设备招标采购，医院要求供货方提供三年的维保，就可以在招标文件内的“合同”中明确。把医院的要求明确、全面地写入招标文件，就会避免合同签订时的许多矛盾。当然，为了确保招标文件的质量，如果医院已建立的合同模板仍不能满足个别招标文件的要求，那么就应当参照合同会审流程，启动招标文件的会审程序。通过公开招标确定中标方后，就要在规定的时间内签订合同。由于医院已经在前期做足了“功课”，在这个合同签订阶段，审计人员只需重点审查拟签订的合同与招标文件内的合同是否一致，中标方在投标文件内的各项承诺是否均已在合同或合同附件内明确等个性化条款。

二、事中控制———经济合同执行中的内审工作

经济合同签署完毕后，医院内部审计部门的工作并没有结束，要对大额的、重要的经济合同进行延伸审计，对执行中的经济合同进行审计监督。在经济合同的执行过程中，为了维护合同的严肃性，医院内部审计部门可以根据合同的重要性、执行期限等，设计合同执行情况的检查表，对重点合同执行情况进行1至2次的抽查，以提高医院经济合同的执行力，促进医院经济合同执行的标准化。首先，根据各类经济合同内容的特点，设计《合同履约情况调查表》。采购类“合同履约情况调查表”的设计要重点放在设备或物资的交货时间、质量、安装、验收、保修等方面；工程类合同则要比较复杂，大、小工程的“合同履约情况调查表”也要各有侧重，隐蔽工程验收、工程洽商变更、主要材料认价、工程款拨付、竣工验收等方面是必须要关注的；服务类合同一般涉及金额不大，审计人员可以从已签订的服务类合同中，抽查几份金额较大的，如核磁维保合同、保安服务合同等，个性化设计不同的“合同履约情况调查表”；软件信息类“合同履约情况调查表”的设计要突出软件运行效果、操作培训、服务响应时间以及升级服务等方面。医院内审人员要以各类合同为基础，从实际出发，下功夫设计出切实可行的“合同履约情况调查表”，这是对经济合同进行事中控制的前提和有效手段。以医疗设备采购合同为例，我们结合医疗设备采购合同具体条款的。其次，选取具有典型意义的各类合同，选择恰当的介入时期，深入到合同执行部门，检查各业务部门在合同执行过程中存在的问题。采购类合同可以选择设备或物资验收期间，工程类合同要根据工期的长短选择适当的时间检查，服务类合同可以选择服务过半的时期，软件信息类合同则可以选择软件安装并运行一段时间后审核合同执行情况。医院内审人员可以根据预先设计好的《合同履约情况调查表》，实事求是地一一对照进行检查，对于未执行或者未完全执行的条款，要查明未能执行的原因，在表中描述清楚；对于检查中出现的特殊情况，也要在表中的空白行明确记录。最后，将《合同履约情况调查表》进行分析汇总，对于合同执行中出现的重大问题及时向部门负责人进行风险提示，必要时向医院主要负责人进行汇报，避免问题进一步恶化。例如，采购类合同中，对于个别超期供货甚至不能供货的单位，应尽快通知招标代理机构没收中标方的投标保证金，并根据合同条款进行相应的罚款，或者双方在自愿的基础上以书面的形式签署补充协议，变更或解除合同。在合同履约情况的抽查过程中，审计人员不要以监督、检查者自居，遇到问题应当多听取业务部门的意见，遇到不同意见，要条分缕析，采取综合分析的方式，尽可能与合同执行部门协商一致，提出具有可操作性的合理化建议，帮助业务部门提高经济合同的执行水平。

三、事后评价———经济合同履行完毕后的内审工作

经济合同履行期满以后，就涉及到合同的终止了。合同终止了，医院的内审工作并没有结束，因为设备采购合同的供货方有的会承诺两年，甚至更长一些的质量保证期，而工程一般也有2—5年的保修期，但是合同中往往却约定质量保证金一年后无息退还，所以一年之后，质量保证期的服务就是“盲点”，甚至有的供货方或施工方根本不在乎那5%的质量保证金，拿到95%的合同价款后就“神龙见首不见尾”了。那么，审计人员就有必要对“盲点”期间的设备售后服务、工程维保服务等情况进行追踪评价，验证医院合同执行部门对合同后期管理的效果性。首先，合同的评价体系是依靠多部门联动建立起来的，医疗设备采购合同的评价需要综合设备使用科室、设备管理科室、财务部门，以及患者对医疗设备治疗或检查效果的满意程度，其中设备使用科室的评价比重应当略高，突出医疗设备的性能指标；服务类合同的评价需要综合主管职能部门、财务部门，受众群体的满意程度，受众群体可能包括医院职工和患者，其中受众群体的满意度应当占据绝对分值，服务对象的肯定是对服务提供方的最好评价；工程类、软件信息类合同也是如此，既要综合相关部门、相关人员的评价意见，又要客观地划分出评价重点，不能把各类合同的评价指标都一概而论。其次，合同评价的主要方式有合同履约评价表和满意度调查表等。合同履约评价表和满意度调查表的设计要多部门配合、群策群力，并且要在实际应用中不断修订、改进，直至成熟完善。例如医疗设备采购合同的履约评价，医疗设备使用科室对设备的性能、培训、售后服务以及患者的评价最有发言权，合同履约评价表和满意度调查表的内容要充分听取他们的意见。一份客观明确、操作性强的合同履约评价表和满意度调查表是合同履约评价成功的一半，医院也可以在合同评价表和满意度调查表的设计阶段引入专业的中介服务机构。最后，审计人员要把已完成的合同履约评价表和满意度调查表进行汇总、分析。通过全面客观地评价，医院可以对设备的供货方、服务的提供方、工程的施工方有一个比较鲜明的认识。依据评价结果，医院可以把诚实守信、服务到位的企业设立成“最佳合作企业名录”，把欺上瞒下、敷衍了事的企业放入“黑名单”。这项评价工作，有助于验证医院在合同管理方面达到的效果，有助于医院在选择合作企业时提高决策的效率。

四、总结

总之，经济合同已延伸至医院经济活动的各个方面，重视经济合同的签订、执行、履约完毕的全过程管理，对提高医院整体的管理水平是大有裨益的。医院内部审计部门应当在经济合同的管理过程中，抓住关键环节、关键控制点，进行有效地监督和评价，以充分发挥内部审计“免疫系统”的功效，提高医院的行政执行力，逐步实现“以经济合同审计促进医院管理”的内部审计目标。

作者：陈丽妍 单位：北京小汤山医院