会计监管之档案研讨

一、会计档案管理现状

会计原始凭证是证明已经发生的经济业务，这种纸质化的会计原始凭证存在着弊端。会计档案管理仍沿用传统模式，没有形成会计资料的数据库，通过在最初归档时的顺序记录来保存归档信息，使得会计电算化软件和纸质档案分离，会计档案信息共享未能实现计算机数字化管理，这种落后的管理方式不能适应信息化的要求，异地调取会计资料很不方便，直接降低人们对会计档案利用的需求。企业会计档案管理中存在问题，会计软件设计的缺陷阻碍的会计档案信息化，会计档案管理得不到数字化建设的硬件支持。没有设置对记帐凭证附件资料的存储管理功能，档案信息系统和网络建设形式各行其是。会计档案信息安全有待加强，存在的主要安全问题表现为数字化技术层面的安全，会计档案特质层面的安全，蓄意破坏和疏忽等两大类人为因素，设备突发性的故障和失效、自然社会灾害等，经常性或过度性使用正本纸质资料，商品化软件的稳定性和安全，还会造成数据档案的失真，造成数据的丢失和毁坏。另外，会计档案在整理装订时类别不清，基础管理相对薄弱，使会计档案参考作用不能得到最大的发挥。

影响企业会计档案管理问题现状原因在于单位思想意识不强、管理方法落后和人员素质低下，会计业务与会计档案管理相脱节的现象普遍存在，会计人员和管理人员对会计档案管理的必要性不重视，没有对档案管理进行数字化的软硬件更新，严重阻碍财务档案数字化管理的进程。传统会计档案管理方法没有采用科学手段，不注意对于信息的备份和书面形式保存，对电算化会计档案信息资源的挖掘、利用忽视，档案管理意识严重不足；人员素质对会计档案管理的影响表现为缺少专业的管理人员，财务人员配备不足或业务素质不高，缺乏档案数字化人才；经济的发展促进了社会的发展，经济的发展形成了信息市场，导致了大量软硬件公司的涌现，会计档案管理应该适应这种信息市场的要求，明确科学技术的进步尤其是现代信息技术的发展；会计自身特征对会计档案管理的影响表现为保密性是会计固有的自身特征，原始性也是会计固有的自身特征，要制定全面的会计档案数字化管理法律，以保证会计档案资源的充分利用。

二、运用数字化管理会计档案

档案的数字化内容包括增量的档案和馆藏的档案，运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作，对档案馆的这些业务实行自动化的控制，提高档案信息管理电子化基础性工作水平。以各档案馆、档案室计算机档案信息数据库为结点，要加强档案馆信息化网络建设，把各种纵横交织的网络作为信息通道，使网络成为大家认知档案馆信息的重要途径。档案馆数字化管理模式下，优化全国档案馆网系统的组合及布局，使资源无限扩大，服务能力也倍增。

构建会计档案数字化管理方式，根据会计档案以其真实性和原始性为首要特点，建立相应的活动规范，全面了解会计档案管理的实际情况，必须坚持合法性原则。要坚持信息化的方针，要保证在会计档案信息安全的基础上满足对档案进行真伪辨证、文字校勘，处理和存贮数字化档案要确保内容与原件相吻合，应该按照统一的规范标准进行数字化，以实用性的原则来满足对会计档案的总需求，防止数据文件损毁等情况。通过采用计算机识别和处理技术，建立会计档案的信息数据库，将纸质会计档案信息转化为数字型信息，通过采用权限设置，密码保护，身份验证等措施。

通过会计信息系统内外部集成实现会计原始凭证的数字化收集与处理，还需要制定统一的商业数据标准，达到这些企业信息流的自由流动和传递。实现网上报销系统原始凭证的数字化收集与处理，从而实现了会计原始凭证的数字化。借助于网络化的平台，先进的共享技术，采用有会计档案管理模块功能的财务软件，建立独立的会计档案管理系统。强化数字化会计档案信息安全管理意识，进行会计档案信息安全风险评估，建立数字化会计档案信息安全标准体系。针对会计档案信息载体，实现数字化会计档案的实务安全保障。

作者：崔美兰 单位:延边人民出版社