基层医院档案管理的策略分析

档案保管室与日常办公区域没有隔开，对档案管理的封存性和完整性都产生了较大影响。同时，在档案保管室内没有配备消防设备和清洁设备，如灭火器和吸尘器等，对档案管理的风险没有采取必要的预防手段。

一、档案管理人员的素质较低

从目前来看，由于档案管理制度不健全，归档意识和建档意识不高，管理部门对档案管理工作的重视程度不够，档案管理人员的素质较低，大量兼职管理人员的存在，造成档案管理工作的混乱。以某基层医院为例，档案管理总共有5人，但仅有1人是档案管理专业毕业，且受过专门的医院档案管理培训，有2人是其他科室的医生，有1人是兼职人员，对档案管理工作并不十分熟悉。

二、档案资料落后，没能及时更新

档案管理工作是对使用部门的经营情况进行统计整理的过程。市场经济的发展以及体制改革进程的加快，社会生产生活的内容也相应地发生变化，档案资料的内容也会随之变化。这就要求更新档案资料的数据。从档案资料的实际情况来看，由于档案管理经费有限，加之管理人员素质不高，影响了档案资料的完整性和准确性。

三、利用率比较低

从档案利用情况来看，由于缺乏科学有效的信息检索系统，加之用户不熟悉档案信息利用方式，影响了档案资料的利用率。同时，由于档案资料的开放程度较低，保管的成分居多，档案用户能查阅的档案资料有限。根据我市2010年度对辖区内各基层医院的调查研究资料来看，医院档案资料的利用率一般仅在20%，且85%以上的是传统的文书资料利用，对电子档案的利用效率还比较低。

四、基层医院档案管理的措施分析

（一）管理理念与管理制度的创新

目前，基层医院档案管理还存在着“重管轻用”的现象，管理的被动性和封闭性较强，档案管理仍然存在着“等、靠、要”的管理模式，影响了档案管理的工作效率。随着科学技术的发展，档案管理工作的挑战也日益严峻。档案管理中的电子光盘和缩微胶片的应用也不断增加，这些都需要改变传统的档案管理理念，以多层次、多角度的工作方法来指导档案管理工作。例如，我市某镇街医院就通过将数字化管理理念引入档案管理工作的方式，实现了对档案管理立卷制度及操作流程的简单化。通过此种方式，在数字化档案管理立卷制度实践1年之后，该医院的档案管理利用效率实现了20％比例的提升，效果显著。

（二）突出档案管理的服务特色

档案管理是医院管理的重要组成部分，档案管理工作是为医院的中心工作服务的，因此，在档案管理工作中，应突出其服务的性质和特色。档案管理是对医院经营情况的全面而真实的记载，需要医院各个部门的相互配合和相互联系。因此，档案管理工作不能闭门造车，而应该积极主动的与各个部门进行联系与交流，在信息服务上应努力改变被动服务的现象，充分利用现代科学技术实现信息的共享。在知识经济时代，信息的传播更加快速，档案管理工作应适应医院发展的信息需求，建立档案机构的联网系统，拓展服务的范围和层次。如我市的基层医疗机构，可以按照社区卫生站→卫生服务中心→镇街医院三级层次的方式，构建基于档案管理机构的网络连接系统，在整个网络连接系统当中，不单单能够实现对各层级医疗单位档案的编研工作，同时还能够实现对上述医疗单位档案管理工作成果的交流共享，以及相关问题的咨询与解决。借助于上述方式，使得基层医院档案管理工作的社会影响力得到了极为显著的发展与提升，实现医院档案管理信息的共享。

（三）档案管理人员应树立创新意识，不断提高管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质对档案管理工作的质量和效率都有重要影响。目前，档案管理人员专业性不强，专职档案管理人员数量有限，管理人员对档案管理工作并不熟悉。管理人员素质参差不齐，在业务水平、理论水平、文化程度等方面也有很大差异，加之管理人员知识结构不合理、现代科学技术知识贫乏、专业知识老化，档案管理工作不能适应当前形势的变化。因此，在档案管理工作中，应重视档案管理人员的综合素质，加强管理人员的培训和教育，提高管理人员的专业水平。档案管理工作是一项专业性的业务工作和管理工作，需要综合素质高的管理人员才能胜任。随着科学技术的快速发展，档案管理信息化不断增强，档案管理人员应改变过去的工作方法和工作理念，学习现代科学技术，拓宽工作思路，积极创新，以适应我国经济发展的需要。在知识经济时代，信息共享成为全球经济发展的新形势和新特点，社会经济发展对复合型人才的需求不断增加，档案管理工作的服务范围和服务水平也有了新的拓展，档案管理人员不仅应具备较高的业务素质，还应该不断充电，拓展自己的视野，把握社会变化的现状和未来的发展情况，充分利用档案学科的新理论和新技术来创新档案管理工作，提高档案管理工作的利用效率。

（四）推进医院档案管理信息化建设

现代科学技术的应用，不仅能实现档案管理工作的信息共享，还能极大提高档案管理工作的效率，保证档案管理的质量。目前，医院的信息化建设为档案管理工作提供了便利，档案管理工作能够通过计算机网络来实现信息的实时更新和维护。在档案管理工作中，以档案管理软件来实现文件的形成、报送、编目、整理、利用等，建立档案数据库，以扫描录入的方法将医院的档案和文件进行统一管理，为全体医务人员的查找提供便利。同时，将医院的图书、文档、声音、图片等信息资源录入计算机系统，以医院局域网实现医院档案信息的共享。

结束语

随着计算机技术和网络技术的发展，基层医院档案管理发生了很大的变化。从我国基层医院档案管理的现状来看，虽然取得了较好的成绩，但也存在很多问题，主要是因为档案管理意识不强，档案管理的信息化水平较低，影响了档案的利用率。

作者：吕圣飞 单位：东莞市虎门医院