园林绿化档案的管理路径思考

要建设“以绿为美、以水为源、以人为本”的园林城市，就要在保护园林绿化植被的前提下，参考有关档案，做出城市园林发展规划，提高绿地覆盖率，使园林宜居城市名副其实。株洲神农城的建设，就是根据档案中记载园林苗木品种和土质等等，选择适合株洲地区的苗木品种。栽种了100多种树木，其中乔木类树木就栽种了一万多棵。一步到位，为株洲市绿化、美化提供了多种优质苗木。利用有关档案资料编写风景点的解说词、人物传记、文化名人与景点的关系等等，向游客推介。通过天然的风光和充满人文知识的旅游介绍，打造名山、名人等旅游品牌，提高城市知名度，发展城市旅游经济。

当前园林绿化档案工作亟待解决的问题

（一）建设单位对园林绿化档案缺乏足够的重视，无明确职责部门进行管理，导致园林绿化档案遗漏问题严重利用效果低。

（二）园林绿化档案收集归档渠道狭窄，工作方法有待改变。

（三）档案资料不符合相关的规范和要求。在项目建设过程中，有些材料没有审核批准签名、不是原始记录，有些档案立卷时著录项填写不规范；有些单位档案保护意识弱、保护方法少、保护手段滞后，导致档案较早被损坏，难以恢复原貌；项目前期文件、设计文件和监理文件的收集不完整、不系统，多数单位没有收集项目施工前的原建筑旧貌、开工仪式、施工过程、隐蔽工程、施工工艺等声像资料。

（四）一些建设单位在项目档案管理方面知之甚少，不清楚建设项目档案工作有哪些要求，更不清楚项目档案工作的具体做法；项目建设单位本来就没有编制相关的档案管理标准，或者存在不完善、可操作性不强的问题；建设单位对各参建单位的指导、监督、检查、考核力度不够，管理处在松散状态；相当多的项目在实施过程中，档案管理明显滞后，对项目实施全程控制管理的同时，未将项目档案工作的有关要求列入控制管理内容。

（五）从事园林绿化的档案收集人员缺乏档案管理知识，最终导致绿化项目档案管理的不规范。

破解园林绿化档案工作难题之道

园林档案能否发挥作用，关键还是要看其收集的资料是否真实准确，与工程施工中的情况是否一致。主要应从以下几点来抓：

（一）加强工程开工前档案资料的及时收集

工程项目一开工，就应该确定分管档案工作的工程负责人，并协调好专、兼职档案人员与相关部门的关系。认真执行“一书两证一表”制度，主动将建设工程档案融入到报建报批程序中，把签订《报送建设工程竣工档案责任书》和报送《建设工程档案终身责任人登记表》纳入施工报建程序。在开工前对建设单位，施工企业等技术负责人进行建设工程档案交底，对办事流程、工程档案编制要求进行讲解，告知甲方经办人员要及时收集前期文件如立项文件、设计文件、招投标文件及开工审批等文件，并告知业务指导联系方式，便于及时解决收集工作中出现的新情况、新问题。

（二）加强过程控制，保证园林工程资料真实有效

一是重视工程质量保证资料。包括绿化工程所需苗木、原材料、成品、半成品厂家资质证明书、检验报告及见证取样委托书现场抽样复检试验报告；苗木清单及检疫证明；回填土土方分布数量及土质检验报告；基肥出厂质量证明及质量抽检检验报告；浇灌及排水系统中管材、阀门、喷头、井盖等材料出厂质量合格证、出厂检验报告及抽检检验报告；亮化设施中的管材、电缆、灯杆、灯具等材料出厂质量合格证及抽检检验报告等；这些资料不仅是材料进场的前提，还必须附在分项工程资料上，否则监理方有权不与签证。建设行政主管部门、监理单位在对施工项目进行监督检查时，不仅要检查质量和安全，也要检查资料真实性和可靠性。对在检查中发现有做假资料、出具假试验报告、不履行监督职责的行为要及时制止，并采取相应处罚措施，以确保资料真实性。二是注重完整及时收集好工程施工管理资料。这是施工单位项目管理的原始资料，它包括测量数据、测量复核数据；土建、亮化、管线工程要按照规范要求放线和施工过程中的测量和复核；图纸会审（技术交底）记录；施工组织设计（施工方案）、审批表及开工报告；栽植数据；隐蔽工程记录资料、设计变更、洽商记录等。及时做好工程资料记录、收集工作。各种资料必须按照施工进度及其自然形成规律及时记录、逐项跟踪收集和管理。特别要做好设计变更文件材料与该工程技术文件材料的配套整理，使工程设计档案既反映工程设计活动的历史状况，又反映施工安装过程中变更修改的现实状况，确保档案的准确完整。三是确保隐蔽工程资料和评定资料的完整性。凡被下道工序部位所隐蔽的，在隐蔽前必须进行质量检查，并填写《隐蔽工程检查记录》。绿化工程中配套的土建、管线、灯杆基础等工程中要填写隐蔽工程检查记录，并检查各隐蔽工程施工的影像资料是否齐全。工序评定时，绿化工程统一使用《中间验收记录表》。市政、土建、亮化和管线等工程使用《工序质量评定表》，建筑工程按照分部、分项、检验批的要求进行质量评定。评定每一个阶段确保检查内容到位。四是保证图纸、技术资料真实性。施工技术图纸和技术资料是整个工程项目非常重要一项原始资料，对于后期管线维护、隐蔽工程及工程改造具有重要价值，要确保竣工图纸与实际现场情况一致及参建责任单位人员签字的真实性。第五、完善竣工验收资料。包括认真填写工程竣工报告，功能性试验记录、工程竣工验收报告，竣工验收申请报告等验收资料，签字、盖章均应齐全，不能敷衍了事。

（三）把住园林绿化工程竣工验收关口

目前园林绿化工程由多部门建设、投资和管理，致使园林绿化工程档案分散在多个建设单位和部门，使园林绿化档案收集归档涉及部门多、环节多，各施工单位、各建设项目协调联动工作难度大，难以集中统一管理，加之现实管理工作中还存在许多问题，如有的部门和重点项目指挥部负责一项园林工程建设，往往建设完之后，所有园林档案也没有按照规定移交，而是自行管理，一旦有人员和机构变动就可能使园林档案资料遗失或缺失。因此，拓宽园林收集渠道，应采取如下措施：一是要加大宣传力度，充分利用电视、广播、板报、简报等多种形式对园林绿化档案收集、保管和利用工作进行宣传，增强全民园林绿化档案管理意识。二是要进一步将园林绿化档案管理走上法制化、制度化，进一步完善相应的法律法规，将所有工程，产生的园林绿化档案，集中到城建档案馆归档、保管，提供利用。园林绿化档案主管部门应参照建设工程档案、市政工程档案等专业档案管理，制定签订责任书制度、指导检查制度，竣工验收制度等。出台《园林绿化档案归档范围和档案移交要求》，是园林绿化档案管理有章可循。三是城建档案馆与园林绿化主管部门要密切合作，形成合力。城建档案部门要加强工作的主动性，积极与园林部门沟通协调，深入现场指导检查，帮助建设单位建立档案工作流程，健全管理制度，为他们提供档案工作各项服务。只有各部门通力合作才能使园林绿化档案彻底改变其被动薄弱的局面。四是城建档案馆应针对园林绿化档案收集难等问题，加强对各工程项目部、建设单位进行实地调研和考察论证。广泛听取各参建单位反馈的意见和工作中遇到的难题，提出解决办法。

（四）加强园林绿化档案行业队伍建设

建设、施工单位要配备具有相应工程管理知识和工作责任心强的资料管理人员，以确保资料能够及时、按要求进行收集、归档。按照省住建厅要求，每年集中一到二次业务培训。尤其对新上岗人员必须要经过省市级档案人员从业培训。使他们全面掌握好园林绿化工程档案归档和移交程序、竣工验收备案制度、园林绿化工程整理规范、国家部级、省市法律法规、园林绿化施工影像资料收集等内容后再上岗执业。园林绿化工程档案的管理是一项系统工程，与园林绿化工程建设全过程环环相扣，作为园林绿化主管部门和建设单位应加强管理和督促，结束园林绿化工程档案资料长期接收难的历史，为今后园林绿化工程建设积累大量资料和技术，为城市园林绿化工程建设再谱新篇奠定基础。（本文作者：吴召艳 单位：湖南省株洲市城建档案馆）