档案管理论文：林业技术档案的管控思索

本文作者：张力华 单位：河北省塞罕坝机械林场

林业生产建设是塞罕坝机械林场作为“全国科技兴林示范林场”、“全国森林经营示范国有林场”的支撑，在全国、全省起到带头示范作用，林场先后在全省发布了《云杉育苗技术规程》、《云杉造林技术规程》、《容器育苗技术规程》等地方育苗、造林技术标准。同时林场还制定了《樟子松经营技术规程》、《落叶松经营技术规程》以指导全场的营林生产。塞罕坝机械林场４０多年林业生产技术管理经验实用性较强。对于同类地区的育苗、造林和生产管理，具有重要的借鉴意义。鉴于此，国家重点工程项目“再建三个塞罕坝林场”项目得以立项并实施。场与场、场与乡衔接，常常引发林权纠纷问题，档案中的原始材料就是作为林场生产经营活动的最有利证据，能充分证明林场是林地的林权所有者，确保了林场的合法权益。

林业技术档案的分类及归档范围

为了更好的对技术档案进行管理及便于查阅，根据塞罕坝林业生产的作业项目特点主要分为４大类：育苗技术档案、工程造林技术档案、营林技术档案、森林病虫害防治档案。

育苗技术档案。对育苗材料整理归档可以提高育苗管理水平，积累育苗技术经验，掌握各树种苗木生长规律、合理制定育苗管理办法、实施细则，为重点工程造林项目提供优质壮苗。其档案归档范围：各林场苗圃年度施工设计方案，全场年度计划、完成面积及产成苗量、存苗量统计表、施工卡片。

工程造林技术档案。工程造林特别是重点工程项目造林（生态防护林工程、“再造三个塞罕坝林场”项目）是国家重点投资项目，工程建设要求高标准、高质量。为确保工程造林出精品，充分发挥塞罕坝在工程建设中的示范带头作用，必须加强工程造林技术档案的管理。其归档范围包括以下几方面。对工程有指导性的文件。主要包括：领导讲话、会议材料、项目规划、实施计划、上级下达的文件等。主要包括工作总结、典型材料、简报、进度报表等。主要包括可行性研究报告、立项申请书、项目批复文件、施工设计方案、扩初设计、施工卡片、承包合同、成活率调查报告、竣工报告、管护措施、工程规划图、竣工图、声像、照片等资料。项目申请书、科技成果、成果鉴定等。世行贷造林、迹地更新、首都绿化工程造林档案整理分年度进行装订，包括年度施工设计方案、竣工报告、施工验收卡片等。

营林技术档案。营林档案的建立健全目的是掌握森林资源的消长、土地变更的动态数据依据，监测、控制消耗蓄积，掌握间伐次数、亩次、产材量、产材率等，以便更好地为森林经营服务，实现可持续发展。其归档范围：按年度、作业类别（间伐、次改（抚）、经采、修枝）进行整理。主要包括上级批复的年度施工设计方案、竣工报告、林权证等。

病虫害防治档案。森林病虫害是一种严重危害森林的无烟火灾，严重地危害着林木生长。近些年由于自然气候因素的影响，虫种逐年增加，不仅危害成林，而且也危害幼林地。因此近几年来林场对各虫种的发生发展规律及防治方法、防治效果进行了搜集整理，形成了一整套完整、系统的防治体系。这些经验和材料的积累在指导病虫害防治方面起到了巨大作用。归档范围包括年度防治施工设计方案、竣工报告、防治效果、“四率”评比材料、上级来文以及年度预测预报资料。同时将防治规划图、虫种种类、形态特征、发生、发展规律图及主要虫种发生面积分布图制成图板上墙，做到清晰、完整，一目了然。

林业技术档案的归档与管理

按照林业生产建设项目，按年度、类别逐卷进行，编制档案归档号、档案卷内目录，然后加备考表、装盒。同时在微机的档案软件中录入案卷档号、题名、责任者、文件开始和结束时间、总页数、保管期限、归档日期，形成电子档案。档案整理完毕后，分项目建立一个清晰、明了的索引，索引中包括类别（项目类、指导类、综合类、科技类）、归档号、题名、材料的起止年度及各类别的卷内目录各一份。归档存放时按其性质分长期、短期、永久３种形式保管。将编制好的档案放在专室、专橱、专柜或兼室专柜中，并设专人进行保管，同时定期对档案进行防潮、防尘、防日晒、虫蚀等的检查和技术处理；对档案中需进行更改、残缺不全或字迹不清的及时进行整理、修补、复制，保证档案的清楚、完整、准确和有价值性；建立健全档案的移交、借阅、使用制度；履行制度规定、手续，借阅人员按期归还借阅档案，如有丢失，追查借阅人的责任；各类技术档案在管理中实行双重管理，建立文书档案和微机档案。

存在的问题及建议

由于工程项目建设的时间比较长，有的需要跨年度进行，有些材料不能及时收集，整理存档。采用的档案管理软件是请人安装的，微机如有故障就无法正常使用。一是档案容易丢失；二是重装软件需要时间，延误档案的录入。林业技术档案管理人员必须熟悉林业生产项目的实施进度，及时搜集、整理涉及项目的第一手全部资料，保证项目建设档案的完整性，有效性、有价值性。对电子档的林业技术档案用移动硬盘建立一份备份文件，防止微机发生故障时，档案丢失。