科技档案管理信息化作用

一、引进档案信息化系统的成果

企业档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，企业凭借信息技术，不断改革传统的档案管理模式，对企业的文件、档案的存取、传输和应用实现数字化，实现资源共享，提高企业档案信息收集管理和提供利用服务的过程。通过几年的探索与努力，档案信息化取得了很好成果：1.统一了单位的档案管理平台，单位统一使用信息化平台中的档案信息资源管理系统。2.建成集中存储的电子文件目录数据库、电子档案数据库，实现了资料提取、项目立项、办公自动化管理、档案管理的无缝连接，使电子文件归档的及时性，可控性，准确率大大提高。3.实现了档案收集、整理、编目、统计、检索、利用等业务流程自动化、数字化管理，既方便了利用者，又大大减轻了档案人员的工作量。4.建成了档案目录数据库，实现了项目的检索、查询、利用，大大提高了图纸的查全、查准率。

二、目前档案信息化过程中的问题

（一）查重功能有待改进

1.同一项目中，若项目号不同，不同项目的图纸归档在同一项目中，使同一个项目下有不同的项目号共存。可能导致A项目的图纸归档在B项目的图纸中，系统不能自动识别，要靠工作人员在扫描归档过程中自己识别。

2.同一项目中，若专业建立重复，不可自动识别。可能导致同一项目下创建两个同样的专业。如：同一项目中应包括给排水、暖通、动力、电器、建筑、结构等多钟专业，系统不能自动识别专业的重复建立，可能出现两个建筑专业，图纸的输入也会发生错误。当设计人员利用信息化平台查询图纸时，会发现不同项目的图纸归档在同一项目下，或者同一项目中有两个相同的专业，一方面不利于档案部门的形象，另一方面浪费了不必要的人力和物力，降低了工作效率。

（二）识别功能有待改进

1.同一套图纸中子项名称或建设单位不统一，不能自动识别。一套图纸的图签由建设单位、子项名称、项目名称和图名共同组成，若在同一套图纸中，第2张图纸和其他图纸的建设单位或子项名称不同，系统不能自动识别，可能导致把别的项目的图纸归档在这一项目中。

2.带有二级目录的设备类图纸的排序不能自动生成，须工作人员手动排序。设备类的图纸通常有上百张，靠工作人员手动排序既浪费了时间，也不利于图纸张数和图号的校对。

三、信息化环境下档案工作的对策

1.加强档案法律法规宣传教育。虽然企业重视科技档案的管理，但是档案部门对于新出台的各项档案法律、法规了解甚少，没有组织过统一学习，因此档案工作人员对于档案法律、法规不了解。针对这一情况，档案部门应通过贯彻相关档案法规，增强企业档案工作人员的法律意识，特别是针对新颁布的法律、法规组织统一定期学习。

2.保障档案信息的安全与可靠性。利用权限设置，严格控制档案管理人员和用户不同权限，对档案进行分类。不同的档案类型密级不同，严格控制档案管理人员或者档案用户访问所用档案类型。对案卷及图纸、文件进行加密。每个案卷都有一个密级。每个用户都有一个权限级别与密级对应，只有权限级别高于或等于档案密级的用户才能查阅和借阅该案卷。

3.实现文档一体化管理模式。文档一体化管理是将文件控制的动态管理与档案的静态管理相结合，从中最大限度地加强了工程项目文件的前端控制，同时也激活了传统的静态档案管理，两者相辅相成，相互促进。针对项目从产生、立项到最终图纸出图、归档为电子档案进行全过程控制和管理。做到前端控制、全程管理，把电子文件（包括各种归档电子数据）的归档管理要求融入系统功能设计之中，对电子文件的生成、流转、修改、利用、保管等每一环节实施过程进行监控，确保档案部门对本企业各类电子文件的收集、整理、控制和传递。

4.权责分明。由于档案工作的特殊性，需要维护档案系统的规范和安全，档案部门必须在调查研究的基础上，加强统筹规划，分类指导，设计人员之间、出图人员和档案管理人员应制定各自相应的规范，明确各类人员之间的责任和管理办法，做到职责明确，各司其职。在档案信息化过程中，应在完善管理的同时，根据组织各个环节的特征建立完善的档案生成制度，并把它纳入工作人员岗位职责进行考核，树立清晰的权责观念，以免造成归档图纸出现问题时互相推诿的现象，保证归档图纸的完整、及时和规范。