铁路财务会计业务流程研究

1、传统铁路财务会计业务流程简介

传统铁路会计业务流程是建立在劳动分工论下的一种顺序化业务流程。所谓劳动分工论是将一定的过程分解为个别作业的做法，认为管理活动的重点在于努力提高个别作业的效率，如在会计业务处理中，一般将会计系统(包括我国目前的绝大部分电算化商品软件)分解为原材料核算子系统、工资核算子系统、销售核算子系统、固定资产核算子系统、成本核算子系统、财务处理子系统、报表编制子系统等。在各个子系统中再进行细分，如将固定资产核算子系统又细分为开工模块、固定资产账册模块、固定资产报表模块等，以上各模块继续进一步细分，形成一个名副其实的“金字塔”式的组织结构。然而，也正是这种过于细分的结构，使各个核算子系统之间，彼此分割，缺乏会计数据传输的实时性、一致性、系统性，各核算模块是彼此独立的“孤岛”。所谓顺序化是指在会计核算中，必须严格按照“填制凭证一一登记账簿－编制报表”的顺序、按照从金字塔底端一层层向上的顺序进行，不可跳跃。顺序化的会计流程带来的结果，虽然在内部牵制方面能发挥一定的作用，但是会延长相互等候时间、降低会计报告的及时性、单一化会计信息的内容(工作量的限制使财务会计一般只提供以原始成本表示的货币性信息)。

2、传统铁路财务会计流程的缺陷

在传统的铁路会计体系结构中，当某项经济业务发生时，该经济业务历史记录的简化版本资料被送到财会部门。①会计信息系统仅仅采集组织经济业务数据的子集，却忽略了大量管理信息。由于传统会计体系结构、思想和技术的制约，会计师并不采集业务活动的全部数据，而只是采集其中的一个子集，即符合会计事项定义的数据集或者称之为资金流信息，即会计师通过判断一项经济活动中哪些数据影响组织的财务报表，并以此作为收集数据的依据。结果同一经济业务相关数据被分别保存在财会人员和非财会人员手中，财会人员手中只限于描述业务事件的子集数据。传统会计体系不仅忽略了大量管理信息，而且导致会计信息系统与其他系统数据不一致、信息隔阂和信息重复存储。②会计信息系统以高度汇总的方式重复存储数据，难以反映经济业务的本来面目。在传统会计信息系统中，虽然原始凭证包含了经济业务活动的详细数据，但是，经过记账凭证、日记账、明细账、总账，数据被一次次过滤、汇总，同时同一的数据被多次重复存储，区别在于其汇总的程度不同。数据被汇总记入日记账或分类账，就难以将其分解以反映经济业务的本来面目。③会计信息系统提供的账表已经无法满足信息使用者的需要。到目前为止，会计信息系统仍然按照会计科目来生成借贷余三栏式账簿，并编制三张财务报表。而这些账簿和报表限制了管理者得到的信息种类，不能从多层次、多视角探究和分析企业的财务状况和经营成果。多年来，各行各业的高层管理者一直在思考如何才能正确评价组织经营业绩。管理者不再把财务数据作为评价经营业绩的唯一依据，而是经过综合考虑各种度量结果来做出判断。大型高技术企业的高层领导，现在直接负责建立用于度量客户满意度、产品质量、市场份额和人力资源的系统。而促使他们这样做的动力就是他们认识到，主要依赖会计信息系统将限制公司的客户服务战略。

3、传统流程无法满足实时控制的需要

任何企业资金流都是伴随着物流流动的，传统会计信息系统体系的一个缺陷就是它所反映的资金流信息往往滞后于物流信息，“财务账”同“实务账”往往是两张皮。财务账、财务报告从来不是当前时点的余额，以至企业无法从效益的角度对经营生产活动进行实时控制。这是因为，会计数据通常是在业务发生后采集，而不是在业务发生时实时采集的;会计数据加工是将滞后采集的数据进行排序、记账、汇总、对账等;财务报告不能直接利用，必须经过若干后台加工才能提交到使用者手中。在经济环境瞬息万变的今日，应加大信息的实时性控制力度，当一笔超标准的采购费用发生时，或一笔非法的投资事件发生时，实时信息能够帮助管理者有效和实时控制非法事件的发生。但是，会计信息的滞后性却不能使管理者从会计信息系统中得到所需的信息，管理者只有到别的系统中去寻找。当管理者从别的系统中找到他所需的信息时，会计信息系统和会计信息的价值就会急剧下降。传统会计信息系统提供滞后信息不仅影响了信息的质量降低了它的相关性，而且正在逐步失去其应有的价值。

4、实现财务业务一体化

⑴财务业务一体化基本思想财务业务一体化是指:在IT环境下，将财务会计流程与经济业务有机的融合;当一项经济业务(事件)发生时，由业务相关部门的一位员工负责录入业务信息，当信息进入系统后，立即存储在指定的数据库;同时，该事件通过动态会计平台，生成实时凭证，自动或经财务人员确认后显示在所在相关的账簿和报表上，不再需要第二个部门或任何其他员工再录入一遍。这样，信息为所有“授权”的人员共同享用。每个业务与财会人员每天必须打开某个信息屏幕，管理和控制相关的经济业务，做到实时、迅速响应环境变化，争取主动;所有管理人员都按照统一、实时的信息来源做出现决策，避免了不同的决策单位或个人，由于信息所依据的来源不同而做出相互矜持的决定，造成管理决策的混乱。⑵财务业务一体化实现基本原理要实现财务业务一体化，不仅需要IT环境，而且需要建立一个支持一体化的动态会计平台。动态会计平台基本要素包括:事件接收器、凭证模板、生成器和实时凭证。①事件接收器事件接收器的功能是当一项经济业务(事件)发生时，该事件通过相应的业务模块驱动动态会计平台接受事件信息，动态会计平台的事件接收器接受事件信息，主要包括5个基本特征:1)what－发生了何事，涉及哪些资源?2)When－何时发生?3)Who一涉及何人，充当何角色?4)Where－事情发生的地点?5)Why－在事件发生时为什么可能出错，风险?②凭证模块凭证模板包括两种:财务会计凭证模板和管理会计凭证模板。财务会计凭证模板是严格按照财务会计借贷规则要求而设立的，各经济业务所对应的入账科目及凭证分录结构的模板。这些模板的格式、模板的内容都可以根据企业所采用的会计制度和内部管理需要自行设定，计算机将结果保存在动态会计平台的模板文件中，供生成实时会计凭证使用。③生成器生成器的功能是根据经济业务事件信息和凭证模板，自动生成实时凭证，并传递到财务会计和管理相应的模块中。④实时凭证实时凭证也包括两部分，根据财务会计凭证模板生成的实时会计凭证，它是登记会计账簿和报表的依据;根据管理会计模板生成的实时管理会计凭证，它是登记企业内部管理需要的责任会计账表的依据。实时凭证的特点是:实时性，只要原始单据审核生效，即按约定的模板自动生成;强制性，实时凭证在IT环境中由计算机自动生成，从生成到结束的过程中没有任何人工干预，对用户来说是不可见的。企业财务业务一体化的顺利实施，必将会使财务管理工作出现以下新特征:l)物流、资金流、信息流同步生成。2)原来由财会人员编制的主营业务(采购、销售、仓储等)凭证，都由计算机自动生成，这样可以大大减少财务部门的重复劳动，提高工作效率的同时减少了差错，做到“数出一门，信息共享”。3)财务部门和其他部门一样，可以查明每一个信息的来源和录入时间，做到责任分明。4)财会人员可能利用实时信息控制经济业务，如采购业务、销售业务等，从核算职能向控制职能转变。

5、从会计信息处理到帮助管理者制定业务处理规则

财会人员从传统会计信息日常处理流程中解脱出来，帮助管理人员制定业务规则，使得财务人员必须关注企业的业务过程。传统会计信息系统与业务过程相分离，而且只处理业务过程中所发生事件的一个子集，这会导致财会人员和业务管理人员之间的隔阂。在这种情况下，业务管理人员可能会改变业务流程的本质而不与财会人员沟通。事实上，业务管理人员就是这样做的，财会工作也就变成了与业务过程相当脱节的“秘密”工作。因为，解决业务问题需要了解企业的战略、业务过程、组织结构、计量IT环境的使用情况，当财会人员无法得到所需信息时就将视野局限于“会计问题”，而不是“业务问题”。这种隔阂可能导致业务过程管理与财会工作之间不必要的紧张，而且无法有效地起到会计控制作用。例如，当财会人员远离业务过程时，他们不知道物料的作用、质量以及物料的真正实际价格。当一张价格严重失真的采购发票摆在他们面前时，只能根据发票付款起到一个记录员而非控制员的作用。