院校档案管理员素质提升探索

随着高等教育事业的飞速发展，作为记录和承载学校历史沿革的档案，在学校发展中发挥着越来越重要的作用。教育部关于［普通高等学校档案管理办法］中第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”由此可见，档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分。档案管理者素质的高低，职业道德的优劣直接影响和制约高校档案管理的功能。在新的历史时期，高校档案管理者急需现代化信息管理技术全面的人才，而要做好高校档案工作，档案管理者必须具备一定的理论水平和政治素养，懂得党和国家关于档案管理方面的政策;懂得档案工作基本理论原则和方法;具备较强的工作能力和文字表达能力;熟悉档案管理内容，进行档案信息深层次研究和开发。因此提高高校档案管理者的素质势在必行。如何才能提高高校档案管理者的素质呢?试从以下方面阐述:

一、树立三大意识

1．服务意识。以往，档案管理具有极强的被动性，将工作定位于保管为主。然而，随着当前形势和社会发展的需要，档案的经济价值、市场价值逐渐显现出来，这就要求档案管理人员树立超前服务、主动服务意识，深入社会调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展。2．安全意识。有些档案涉及到国家安全和社会稳定，有些档案关系到企业竞争与发展，有些档案影响到个人隐私与生活，因此，档案管理人员应该树立较强的安全防范意识，防止档案泄密事件发生。3．创新意识。创新是工作持续改进、不断再上新台阶的动力，新形势下，以往那种因循守旧、墨守陈规的工作做法将不再适应。因此，档案管理人员必须树立创新意识，勇于探索、勇于创新，不断研究共性的、规律性的新问题，提出创新的决策对策和办法。

二、打造三类能力

1．操作能力。要成为一名合格的档案管理人员，最基本的是要具备实际操作技能，具体包括档案文书立卷、档案整理、编目、鉴定，档案著录、标引、档案的保护等。

2．管理能力。要成为一名优秀的档案管理人员，除了具备基本操作技能外，还需要打造自己的管理能力。档案管理工作涉及到收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用等一系列程序，如何能够协调处理好这些程序的衔接，必然要求具备一定的管理能力。

3．学习能力。适应新形势的要求，档案管理人员还必须具备学习的能力。当前已经进入终身学习的时代，不会学习将会成为新时代的“文盲”。同样，档案管理工作内容、技术也在日新月异，不主动学习、不善于学习，将最终会被淘汰。

三、新形势下档案管理人员素质提升对策

档案管理工作整体水平的提高关键在于人才素质的提升，这既是当前档案管理工作的重点，也是实践中的难点，提升档案管理人员素质具体需要从以下几个方面着手。

1．营造良性竞争氛围。首先，单位要改变对档案管理部门的认识，树立“档案管理也能出效益”的理念，将其置于与其他部门同等重要的地位;其次，部门内部要建立以“竞争、激励”为核心的文化氛围，引导档案管理人员的思想行为;最后，要制定一系列相关的政策和措施，落实和保障竞争理念的实施。

2．建立完善的激励体系。理论上，激励包含正激励和负激励两个方面，即奖励和惩罚。实践中，激励机制的运行可以极大地促进档案管理人员素质能力的提高。奖励措施:针对档案管理工作人员的表现，可以制定一系列的奖励措施。例如，对做出创新贡献、业务能力突出等相关人员给予一定的奖励。奖励可采取物质和精神相结合的方式，并充分利用提拔晋升、发放奖金、精神鼓励等具体方法。惩罚措施:建立以“末位淘汰制”为核心的惩罚体系，对工作不思进取、成绩落后的档案管理人员采取待岗培训、停职停薪、辞退等处罚措施，切实改变以往那种“大锅饭”的平均主义和“鞭打快牛”的错误思想。

3．健全考核评估制度。激励机制的实施必须以公开、公平、客观的考核评估结果作为依据，这就要求健全考核评估制度。制定考核标准从意识、能力、精神三个方面考虑，评价内容细化为服务态度、服务效率、创新成果、安全保密、业务操作、管理水平、学习成效、工作作风等多个项目，广泛征求群众意见，设立相应的评分标准，进行定量和定性评分。

4．加强培训学习。培训和学习是提升档案管理人员素质的直接途径，在培训方面:第一，促进培训的经常化、制度化。实践中，许多单位对于档案管理人员缺乏培训，或采取随机培训的方式，这实际上不利于档案管理人员素质的提高。可以考虑将培训工作纳入单位发展规划或年度工作计划，有针对性地开展培训工作，确保实效。第二，培训方式多样化。以往大多采取听报告、讲座的方式，内容枯燥无味，应用性不强。如果能够结合参观访问、实习交流等多种形式，培训的效果将会更加突出。第三，及时检验培训成果。以往都是重视培训组织，轻视效果检查，这难以调动档案管理人员的积极性，因此，必须建立培训后的考试、考察制度，及时巩固培训成果。在学习方面，要积极营造学习氛围，打造学习型组织。一是要以终身学习为目标，倡导经常学习、时刻学习;二是要全员学习，带动全员参与，提高整体素质;三是要全过程学习，对档案管理工作的整个流程进行深入学习改造;四是要团队学习，促进成员间的互帮互助。此外，单位或部门应该创造一定的学习条件，例如，保证档案管理人员的学习时间，报销一定比例的书费等。同时，还要开展一系列的活动，包括知识竞赛、技能比赛等，调动档案管理人员学习的主动性和积极性。档案工作连续性强，基础业务和规章制度建设需要档案人员较长时间的学习，积累经验。才能逐渐适应，逐步完善。档案人员的频繁调动无疑将影响到高校档案工作的连续性。因此，抓好高校档案人员的稳定工作对维护档案工作的长远利益有很大的好处。

5．引入竞争机制，实现优胜劣汰高校档案部门引入竞争机制有利于造就激励人们奋发向上的外部环境，要改变“安于现状、不思进取”的状况。这就需要制定切实可行的岗位考核标准与措施，把考核与评优、晋级挂钩。使每个档案人员所担负的岗位职责适当高于其能力，因人而异安排一些具有挑战性的工作。这样就会让他们产生紧迫感，并充分调动档案人员的积极性。总之，高校档案人员是高校档案事业的主体，档案人员素质的高低，关系到高校档案部门的职能发挥，全面提高档案人员的整体素质，是高校档案工作质量提高的重要保证。