物流信息管理监控创建

1公司目前信息资源的特点

1•1ERP系统对信息资源的影响

ERP系统上线后,基本建立了统一的信息处理平台,基本实现了涟钢物流、资金流和信息流的高度集成统一;将过去人工的、比较随意的工作方式强制变成了必须按流程规定进行,不得有个人随意性的规范程式,要求员工在更广泛的时间空间上进行协同工作,团队合作与团队效能成为大家是否能做好工作的前提;生产经营的各种信息全部进入了系统,实现了信息共享。随着ERP系统的运行和不断推进,生产经营活动已经离不开该系统的运行与数据的支撑。

1•2目前ERP系统提供信息资源的状况

ERP系统是一套完整的体现现代企业管理要求的管理思想体系。但是ERP系统在应用中受到一系列因素制约,包括ERP软件本身的限制,公司内部条件包括公司的组织结构、管理体制和管理机制、公司文化、公司员工素质、公司管理水平和计算机应用水平以及公司外部环境的限制等。在实际运作中,系统的操作技术问题已没有多少障碍,但涉及流程或管理问题时,由于ERP系统全靠关键用户推进的模式,一把手工程已只是个形式,制约了ERP系统与生产管理体系的融合与使用效果,有些工作无法得到领导和单位同事的理解和支持,无法结合系统对问题进行解决,不能将ERP的管理观念有效地融入生产中及系统地推广。生产经营所必需的原始信息在系统中已经存在,但不能及时提炼为预测、监控和指导内部工作的决策信息,通过ERP系统发现的管理问题得不到解决或改进。管理的内容还只停留在系统数据的录入与原始信息的查询上,并没有使企业管理人员从繁琐的事务处理中解放出来,与管理决策的融合程度很低,没有充分发挥管理信息系统的作用。

2管理者对供应物流信息的要求

物料的管理与供应是物资管理部的基础管理工作。管理者需要对物料的基本信息、库存管理、货位信息、供应物流信息以及内部业务运作信息的综合分析,来预测、监控和指导内部工作,同时要了解相关业务单位的业务信息,实现业务协同,提高物料在空间和时间上的效率,求得经济效益的最大化。ERP系统目前提供服务于物资管理生产经营的信息主要是成本费用、物料的收发存报表和原始的操作记录信息等,不能系统地反映出物料供应的物流、收发存、检验、货位、库容等业务信息;不能及时发现生产管理、信息系统操作中存在的问题与不足。

3建立供应物流信息管理监控报表体系

根据现有的实际情况建立一套有效的供应物流信息管理监控报表体系,为管理者提供内部业务运作信息,来预测、监控和指导内部工作,了解相关业务单位的业务信息,实现业务协同,提高物资管理部库存管理水平、供应能力、系统分析能力和决策能力。

3•1确定供应物流信息管理监控报表体系架构

根据物资管理机构设置、ERP系统和供应物流的特点,建立由中心领导长亲自抓,数据管理科为主体实施,各科室、车间领导、系统管理员、关键用户、统计员、数据员参与的以管理型报表为主线的信息搜集、监控、汇总、分析与反馈的信息管理监控体系。

3•2信息的收集、汇总、问题分析和处理流程

数据管理员根据物资的类别将物料的收发存、进厂检验和供料检验情况、物流信息、库存地、库容等信息从SAP系统中按分析报表要求采集原始数据,统计员根据各类物料的分析报表汇总,数据管理科与系统管理员根据汇总报表对物资管理部的物料库存、供应物流、品质检验、库存管理以及相关单位对业务的影响等进行综合分析和预测,对所发现的问题与数据员、关键用户进行核实分析后,再将汇总的报表与分析情况汇报中心主管领导,中心主管领导根据报表与分析情况对生产、供应、管理、ERP系统运行及相关业务单位在协同中的问题进行决策。再由各科室车间领导和系统管理员、关键用户在生产经营和ERP系统运行过程中进行落实解决。

3•3报表体系的要求

3•3•1要充分体现先进的管理思想

报表体系要符合ERP的管理思想(供应链和信息集成是ERP原理所依据的两项最基本的概念),从供应链的概念出发改变物资管理的经营战略思想,着眼于供应链上物料的供给过程,体现信息、物料和资金的动向,反映各个环节的供需矛盾;要尽量集成供应链流程中各个环节的信息,为管理者提供可靠的决策依据。

3•3•2要反应本单位的主要业务,物料分类分层一目了然

根据物资管理主要业务的实际情况,报表按大类、中类和具体物料分类进行统计分析;大类分铁矿石、煤、焦、废钢铁、膨润土等。中类将铁矿石分为粉矿、球团矿和块矿,球团矿分为进口球团和国产球团,块矿分进口块矿和国产块矿;焦可分为焦粉和焦碳,焦粉分外购和自产焦粉,焦碳分外购和自产焦碳;煤可分为焦煤、烟煤和喷吹烟煤;废钢铁分为废钢、生铁、切头切尾和氧化铁皮,废钢分外购和回收废钢,生铁分外购和自产生铁等。将物资管理的主要业务和物料在报表中分类分层一目了然的反应出来。

3•3•3以库存地为信息管理单元,保证物流

信息、资金流信息与库存地的对应关系根据物资管理对主要业务的管理信息需求,报表以库存地为信息管理单元,对各物料的初期库存的干重与湿重、本期入库及入库商检、本期出库及出库厂检、入库商检与出库厂检之间的差异对比、期末库存的干重与湿重及金额、库存损耗和各库存地的库存容量等信息进行统计分析与库存管理。

3•3•4报表要具有可追溯性,报表之间相互链接

报表数据不仅要系统全面,并且通过数据相互链接的方式使报表之间具有连续性和可追溯性,特别是商检与厂检数据差异和检验数据反冲操作对系统库存与实际库存的影响;干重库存、湿重库存与实际盘底数据之间的差异;库存地容量的变化等要做到连续不间断的监控与分析,预测出其发展变化趋势,指导物资管理的生产经营和信息化管理。

4领导者、ERP关键用户、数据员在信息管理监控体系中的作用

4•1领导者在信息管理监控体系中的作用

任何一个系统运行的好与坏,与企业的管理者有密切的关系,ERP系统是一套完整的体现现代企业管理要求的管理思想体系,是一个一把手工程(包括公司一把手、部门一把手、科室车间一把手、班组一把手),信息管理监控体系也不例外,领导者在整个信息管理监控体系建立、实施过程中起到把握全局的作用,参与的深度和广度是信息管理监控体系运行是否高效和是否起到预测、监控和指导内部工作起决定性的作用。

4•2ERP关键用户、数据员在信息管理监控体系中的作用

ERP关键用户、数据员在信息管理监控体系中起到对操作流程、物资流、信息流的准确性、一致性进行实时监控分析的作用,是保障信息管理监控体系分析数据准确性的基础。什么是物资管理的一个正确的数据流向?物资管理的数据是一个什么样的流向?源头数据有没有得到有效管理和控制,大量的ERP系统管理数据,依靠人工、无关联地进行数据输入,不及时、不准确的数据信息,会造成物资管理的物料储备、供应、采购计划、库存管理和公司利润等多项弊端,直接影响ERP的运行效果和信息管理监控体系分析数据的准确性。这就要求ERP关键用户、数据员的数据收集分析时要对物资管理的操作流程、物资流、信息流进行有效的监控及时发现问题并做出反应。

5信息管理监控体系高效运行的保障措施

5•1信息管理监控体系制度化根据信息管理监控体系建立的目标和要求,制订出物资管理信息管理监控运行管理制度,理顺和规范业务流程,消除业务处理过程中的重复劳动,实现业务处理的标准化和规范化,禁止业务处理的随意性,使得信息管理监控的基础工作加强,工作的质量进一步得到保证。

5•2提高管理者对管理信息化的认识,加强信息管理监控体系的组织领导保证把管理信息化作为物资管理的“一把手工程”;要切实增强信息化意识和紧迫感、责任感,坚定推进管理信息化的信心,对数据的收集分析要亲自参与和亲自决策,决策的执行要亲自推动,在人力、财力上要予以保障;科室车间主要负责人要亲自抓,并负责实施的组织领导保证。

5•3把人才培养作为管理信息化的重要基础工作来抓,提高信息管理监控体系的运行效率信息管理监控体系的实施和运行过程中,要加强人才的培养,大力培养既懂企业经营管理、又懂信息化的复合型管理人才和数据分析人才;特别是对在管理信息化建设中起重要作用的关键人才,要加大收入分配方面的激励;加强全员培训,提高全员信息化意识和运用信息技术的能力。