档案工作管理网络化革新

1、档案管理网络化创新是提高档案管理的重中之重

1.1 改善了档案工作管理手段和信息环境提高工作效率。

首先，网络档案以新的技术与手段改变了文件写作、传输、接收、存储、检索、拷贝、加工控制等手段，利用网络与各单位联结，为档案进行数字转化提供高速、便利的信息通道，实现跨越时间与地域获取资料。档案实现网络化管理，改善了传统的管理手段，提高了管理质量和效率。其次，档案实现网络化管理，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，全部档案信息实现计算机管理，大大节省了时间，极大提高了工作效率。

1.2 为企业组织实现动态创新提供了机遇。

随着计算机网络的出现，及网络环境的变迁，组织的传统经营模式发生了巨大改变，环境对组织的影响也日益扩大，为生存于网络环境中的企业带来了前所未有的机遇和挑战。网络环境是由技术层面和社会层面构成。技术层面是由信息技术发展带来的互联网网络环境，通过企业内部网和外部网将企业生态系统内各成员企业或相互联系的不同企业生态系统联结起来，实现信息在企业组之间的流动；社会层面是企业生态系统获取信息、资源及社会支持的社会网络，各种资源是联结成员企业之间、系统和环境之间的纽带。所以，企业生态系统也是一个由多种关系联接交织而成的多重复杂的社会网络关系。这两个层面相互依赖、相互影响，技术层面是社会层面的依托和基础，社会层面是技术层面的升华。技术层面的变革，使企业组织间信息高效流动，进而促使企业组织向更具有动态性、开放性和自学习性的方向演进，最终带动社会层面的变革。其中，网络信息流是重要的作用力，网络环境将对企业生态系统的价值链、资源配置方式、组织结构、竞争战略和运作方式等产生巨大的影响。

1.3 网络环境为企业提供了更为先进的硬件技术平台。

网络环境使企业的竞争方式和手段的转变成为可能。同时，基于网络外部性的网络环境又使得企业必然转变竞争方式，以求得在激烈环境中生存与发展。企业顺应信息的网络化已成必然趋势，具体表现在以下几个方面：信息的普遍性和分布性，有用的信息到处可见，知识的流淌与外溢效应愈加显著，关键是如何正确地判断和应用；技术进步日益加速，新技术产生越来越快，大大增加了企业间的相互依赖性；技术更具有的可获取性，技术的交流渠道多样化，只有不断地创新、合作，才能保持优势；全球经济一体化，国内市场成为全球市场的一部分，中国企业也可以利用全球市场；受环境和资源限制，增强资源的有效利用，扩大可利用资源的来源，从资源依赖型向知识依赖型转移成为迫在眉睫的问题；日益增加的服务期望，个性化的产品与个性化的服务不断增长的要求，扩大了企业与客户关系的内涵；计算机网络技术的快速发展，网络通信系统具有高度的开放性、可靠性和可缩放性；网络服务系统具有以不同服务质量传输不同数据类型的集成服务能力，在其上传输的信息和数据具有良好的操作性和一致性语义。

1.4 带动企业组织变革，推动企业经营模式变革。

首先，网络经济正在改变着每一个企业与外部联系和交往的方式，同时也对企业自身的组织结构和组织形态提出了挑战。知识和信息改变着企业管理的理念，拓宽了企业管理的范围和内容，网络技术必将改变企业管理的环境，创造一种新的共同工作的方式方法。而所有这些都将从根本上影响和改变着未来的企业组织。企业组织结构将趋于扁平，企业组织规模将趋向两个极端，企业组织的边界将趋于模糊和虚拟，企业组织的职务设计将趋于团队任务。其次，企业组织利用网络环境，跨越不同企业之间存在的空间障碍，通过企业之间的信息集成、业务过程集成、资源共享，对企业开展异地协同的设计制造、网上营销、供应链管理等提供技术支撑环境和手段。为实现敏捷制造和虚拟企业的运作提供支持，形成具有数字化、柔性化、敏捷化等基本特征的优势互补的协同企业。通过网络环境下企业间信息、过程、资源的集成，实现协同制造过程中物流、信息流、资金流、工作流的优化运行，使整个网络系统中的制造企业群体以较低的成本和较短的开发周期，制造出符合市场需求的高质量产品。

2、档案管理网络化措施提升创新是提高档案管理的动力源泉

2.1 更新服务理念。在现代管理中，思想观念是否适应现代化至关重要。

传统的档案管理在对待为企业服务、为社区服务、为“三农”服务方面没有主动去思考、去联系、去实践，而是等着别人找上门，或者是上级下的硬任务。这种不积极、不主动的做法，已经不适应提倡信息化高速度、高质量的信息服务要求，势必造成公众对档案工作的遗憾及不满。要利用信息技术实现档案管理服务创新，管理人员首先要有适应现代社会发展需要的创新思想，要跟上时发表展，防止思维定式，克服一切按习惯做事、经验来想事、处世的思想，勇于接受新思想、新技术、新方法。在这个基础上树立现代服务理念，以创造性的思维，突破以往传统的服务思想，开拓新思路。注重服务的现实性，通过了解需求来确定服务方向；扩大服务范围，把本单位、本系统外的所有潜在用户也作为服务对象，要考虑为解决利用者的现实需求提供服务。同时，要把握服务的规律性。要研究近年现行文件利用者的情况；分析利用现行文件目的，提供多种途径为他们利用本单位档案提供便利，做到引导服务、主动服务，而不是传统的被动服务。

2.2 创新服务手段。

网络化化的建设为我们的档案信息服务创新提供了基础。计算机在档案管理信息化过程中处于主导地位，其信息存储量大，信息检索迅速、准确，尤其是其网络化功能，使计算机在整理、检索、开发利用等方面发挥了异乎寻常的作用，可使收集、归档、管理一体化，还可使全省乃至全国档案、信息资源共享（不公开的档案资料除外），有效提高档案的使用效率，使档案管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，而且加快了档案归档进度和服务效率，并能确保档案的完整性、准确性，避免了人为在档案整理、服务过程中造成的失误。因此我们必须充分利用信息化的优势创新我们的服务手段。

2.3 建立信息资源数据库，方便信息检索。

这是信息化的基础工作，数据库能有效实现众多电子信息的储存、分类、检索和查询。建立档案信息数据库，如果联接上单位内部网络，不仅仅可以实现电子档案信息的有效和快速归档，也能在很大程度上提高信息利用率。单位内部的员工只需要通过计算机与网络联接，就可以快速轻松地实现档案信息资料的检索、查询和使用。