电子档案的法律地位思考

电子文件和电子档案的法律效力目前已引起社会各界的关注，其原因一是电子文件产生的数量急剧增加，形式不断翻新，已经渗透到社会生活的方方面面;二是人们对电子文件和电子档案的认识还相对肤浅，加之信息技术的飞速发展，难以找到完全一致、一劳永逸的解决办法。

一、电子文件及其法律效力概说

信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列;从社会生活的角度讲，电子文件是人们在各种活动中以计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录。按电子文件产生的领域可分为两种:一种是记录人们在办理公务、处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件，例如OA(办公自动化)、E一mail(电子信件)等，它们多以文本、图像、声音或影像等形式存在;另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，例如CAD(计算机辅助设计)、CAM(计算机辅助制造)等，它们多以光栅图或矢量图等形式存在。电子文件的主要特性有:应用发展的阶段性，对设备的依赖性，一定条件下信息与载体的相分离性，文件内容的易更改性，文件的多媒体集成性，非实体归档的可能性，以及对背景信息和元数据的依赖性。除上述特性以外，电子文件还具有信息共享性、非直读性、标准化依赖性等，制定电子文件归档管理办法的标准时，必须针对上述性质采取措施。

鉴于电子文件的信息记录形式与传统载体文件信息记录形式的种种差异，决定了对电子档案原始性、真实性的认识必须基于一种新的概念和新的确认方法。由于传统纸质文件的内容与其所依附的纸质载体的不可分离、同生同灭的一体关系，文件的原始性是附着于文件的载体和载体上信息形式的原始性之中，这正是人们所熟知的“原件”的概念。“原件”的基本条件应包括特定的文字、图表、声像等信息内容以及记载信息的载体，该载体必须是由特定的作者，在特定的时空条件下制作完成的实体材料。若上述各项中的任何一项发生了变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。

然而，对于电子文件而言，由于其信息与载体的相分离性，信息的物理结构与逻辑结构间的差异性、可变性及相对独立性，已决定了电子文件的信息都是以标准的数字编码方式存在，信息内容显示或打印输出的形式，包括排版格式、字体、字号、颜色等都将由操作者的需要和喜好所定，从而也决定了电子文件不再有信息形式的原始性。

电子文件和电子档案的法律效力主要是指其作为证据在法律上的认可问题。与传统书面文件相比，电子文件有一定的不稳定性，加之一些来自外界的对计算机网络的干扰，都可能造成它的丢失、损坏和更改，更增加了对其法律效力把握的难度。目前，要保证电子文件和电子档案的法律效力，急需解决的一是法律确认问题，二是技术问题。关于法律对电子文件证据的可接受性问题，1986年联合国大会通过的《电子商务示范法》已明确承认了数据电子文件有效性、可执行性。第3条针对传统法律范围对于“原件”的要求做出适宜于电子文件的调整，规定在数据电子文件具备完整性、可靠性、可读性条件下，即承认其已符合法律对“原件”的要求。这条规定的目的是确定电子文件在法律诉讼中作为证据的可接受性和其证据价值。众所周知，证据指的是任何证明、澄清或表明所涉及问题的事实真相的材料，因此在电子商务条件下，要证实电子文件的可靠性可能还存在一定难度。目前，主要从两个方面着手解决此问题:第一，电子信息内容的可靠性，这种可靠性是依据信息的来源和信息的完整性来论证的。第二，电子信息记录的可靠性，即电子文件要真实记录电子信息，主要是注意电子信息的记录是如何发生、如何存储、如何保存的。

确保电子文件的原始性、真实性是电子档案原始性、真实性保障体系的基础。在建立办公自动化和档案管理系统的工作中，应考虑建立电子文件生命周期表的方式，从电子文件产生或接收的那一刻起，就有一张生命周期表和它终生相伴，并真实完整地记载它在“生命期”内的全部活动情况和保存它的“成长变化”过程。在生命周期表运行的过程中，系统采用签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等来保证周期表内所记信息和电子文件“成长过程”的准确性、原始性。所有这些都将作为该电子文件归档时，检验其原始性、真实性、完整性的唯一依据和凭证。在商务活动中，为保证电子文件满足法律上可接受性报索与实践的要求，使之成为法律认可证据，一般而言至少要采取以下步骤:采用“口令”传送系统，保证传送和接受电子商务信息的可靠性，收到信息之后要回函给对方确认收到信息，并要对方核实所发出的信息是否属实，确定储存信息保管的记录保管人，确信保管人所保管的信息记录是完整无缺的，其保管方式日后不会有变动，确信电子商务通信系统是可靠的。

二、我国法律关于电子文件效力规定

我国的《民事诉讼法》、《刑事诉讼法》、《行政诉讼法》和《合同法》中，都规定了“视听资料”是证据的一个种类。视听资料是指利用录音、录像磁带反映的形象和声音以及电子计算机储存的数据来证明案件事实的证据，所以电子文件、电子数据在我国法律上的证据作用是确定无疑的。但是，法律条文中未明确视听资料的定义、分类及具体审查方式和标准，仅在法学理论和法律实践中对之有规定。仅凭借法律实践的摸索和停留于法学理论的讨论，可能会导致对于电子文件效力的疑义，或者由于审查电子文件证据效力的客观标准不严格，导致将不符合证据资格的数据电子文件采纳为证据。

(一)我国《民事诉讼法》第69条规定:“人民法院时视听资料，应当辫别真伪，并结合本案的其他证据，审查确定能否作为认定事实的根据。”可见视听资料属间接证据的范畴，按照法理学的理论，间接证据必须和其他证据联系在一起才能证明案件的主要事实。

当然，电子文件归档标准的制定决不是档案部门一家的事，应该联合技术部门、使用部门等共同协商制定，并能使大家都能接受、遵守。电子文件涉及的技术环境比较复杂，采用标准化的方法进行管理会更细致、周全、易于操作，娜威等国的“NOARK文件登记薄标准”，就是在ICA的档案著录规则基拙上针对电子文件管理的要求制定的。我国也制定了“CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求”和“电子文件归档及电子档案管理方法”两项标准，前者主要是对CAD电子文件的光盘存储和保管进行规范，后者则是对公文类电子文件和电子档案，从收集、整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面做出较细致的规定。