2021-4-10 | 图书档案
一、网络环境下现代档案管理发生的变化
随着计算机技术和网络技术的飞速发展，计算机在各行各业都有了广泛的应用，对促进档案工作发展也起着巨大的作用。相对于传统的基于纸质文件的档案管理，融入了计算机技术的现代档案管理则主要是针对电子文件的管理。
计算机网络的普及更是为提高档案管理水平和服务层次提供了强有力的支持。计算机和网络技术极大地改变了现有的档案管理和服务模式，主要体现在以下几个方面：
1.档案收集、归档方式的改变
传统的归档是将办理完毕的具有保存价值的文件整理并移交档案部门的过程。
而电子文件可以做到随时产生随时归档。电子文件的归档形式是以磁盘或光盘为介质，而且归档范围也不只是具有保存价值的文件，必要时还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2.档案检索方式的改变和档案馆服务质量的提高
对于纸质档案而言，为用户提供的服务主要是以手工检索来提供档案借阅、出具档案证明、档案咨询等，且服务的时间、地点具有一定的限制。而在网络环境中，计算机能够根据用户的要求快速、准确地为其提供所需的档案，用户可以足不出户，在自己方便的时候获取信息。
3.可利用的信息资源范围的拓宽
在传统的档案服务中，一个档案馆为用户提供的资源一般仅限于本馆馆藏。而在网络环境中，各个档案馆中的资源可以通过共享，有效地为用户提供全球化的信息资源，最大限度地满足用户的需求，这就是所谓的“虚拟资源”服务。
二、基于互联网的现代档案管理和服务环境的结构
互联网技术为把位于世界各地的档案资源联接在一起提供了支撑平台。但是，目前各种档案信息资源种类繁多，资源量大，组织形式各异。因此，如何有效地管理这些信息资源，为用户提供优质快捷的服务是非常重要的。本文提出的基于互联网的现代档案管理和服务环境，将有助于这个问题的解决。下面将详细介绍这个环境的组成结构和各部分的内容。档案管理和服务环境包括三个部分，即档案资源管理总线、使用者和资源。
该环境的使用者包括档案的管理人员和用户。管理人员负责档案的归档、入库信息的管理和日常维护，用户则可以从任何地方通过互联网来使用此环境，向环境提出需求，以获取信息。
环境中的资源包括各种档案信息，分为文件、表格、图表、报表等，可存放于数据库中。对于一个档案馆而言，资源又可划分为本地资源和虚拟资源两种，虚拟资源通过互联网与档案资源管理总线连接。环境的核心是档案资源管理总线，它连接着环境的使用者和资源，其主要内容包括：
a：用户管理模块。负责处理用户注册，权限分配以及用户个人资料的管理。
b：档案工作人员的管理模块。管理档案工作人员的注册和权限设置。
c：档案管理模块。此模块用于完成各类文件的归档工作，即档案工作人员使用此模块来完成在系统中对档案文件的增、删、改操作，此模块还包含其它一些对档案进行维护的工具。
d：档案查询模块。用户对某档案的请求必须经查询模块处理，才能有结果返回。因此，查询模块是管理系统中最为重要的组成内容。进行查询处理时，可先在本地资源中进行查找，若找不到合适的资源，再去虚拟资源中查询。在查询的过程中，档案管理和服务环境将根据用户的权限，把合适的结果返回给用户。
e：收费管理模块。对于免费提供给用户的资源，用户只需注册、登录，就可以通过查询模块获取需要的结果。而某些资料，可以先为用户提供其摘要、简介，收费管理模块会向用户提供全文资料的有偿使用信息，比如付费方式、付费金额等，在收到资源的使用费后，付费模块负责通知查询模块向用户提交完整的资料。
f：帮助模块。此模块通过帮助文档或在线帮助方式，为不熟悉环境的使用者（包括用户和管理人员）提供有效的引导，帮助他们尽快地完成所需信息的查找和维护。
三、创建现代档案管理和服务环境应注意的问题
为了拥有一个能够有效管理并充分利用档案的环境，在环境的创建过程中应注意以下几个问题：
1.查询操作对用户是透明的用户不必关心他所需要的信息到底存于何处，是怎样在计算机中存储的，只要提供有关信息的关键字，就可以获得所需资源。环境应为用户提供多种形式的查询方法，比如精确查询、模糊查询等。
2.提供有效的权限管理不同权限的人对于同一资源的访问结果应有所不同。比如学生成绩查询，一般人只能看到班级中学生的名单，而这个班里的学生通过输入姓名、学号等信息就可以看到自己的成绩。
3.数据库的设计档案文件种类多、数量大，因此，必须选择合适的数据库系统来存放这些信息。合理的数据库结构设计可以方便使用者对档案文件的管理和利用。另外，各种虚拟资源是在不同地方产生的，它们采用的数据库系统很有可能各不相同。所以档案资源管理总线中必须提供接口，以便不同数据库系统之间的互操作。
4.环境应是易学、易用的此环境的使用者不一定具有丰富的计算机使用知识，因此，友好的使用界面、恰当的帮助显得非常重要。
5.安全性的考虑因为在开放的互联网环境中，我们提出的档案管理和服务环境不免会受到病毒、黑客的侵扰。而档案本身也涉及保密问题。因此，在网络环境下，必须考虑档案的安全性，防病毒、电子印章、电子水印等技术的使用应该受到重视。