烟草物流定额成本管理研究

一、传统定额管理方法在物流成本控制中的不足

1、过程监控的有效性不足

传统的定额管理工作由于在实施过程中不需要通过信息系统审批，加之工作过程中信息反馈的实时性不强，因此在定额管理工作中，某个环节、某个层次、某个岗位工作超出了定额水平，就无法及时有效地加以监督管理，影响到整个定额管理工作的顺畅运行。

2、定额修订的及时性不足

定额标准本身就是一个动态性的指标，它只是一个定额管理的合理值，应当随着社会物价水平的变动、企业运营技术水准的提高以及经营管理的具体环境的改变而不断地发生改变。因此定额标准应当随着外部客观环境的变换而不断地加以修订，传统的定额管理方法对定额标准的修订不够及时。由于传统的定额管理方法在定额管理工作中存在着一些明显的不足，因此需要借助信息手段提高定额管理的水平，以满足企业成本费用管理的需要。

二、应用信息化手段加强物流成本管控需做的工作

1、梳理业务、找准节点量化定额

一是梳理业务。烟草物流是烟草行业的核心业务，物流资产量大、费用占比高。物流业务点多、线长、面广，面对工业、商业和零售客户，费用节点多、难控制、难操作、难管控。因此要对各部门、各环节业务进行认真梳理、精细划分。把卷烟物流业务划分为仓储、分拣、配送、综合管理四大环节，按环节将每项业务指标细化为费用、能耗、效率、其它四大类别，使其成为物流费用定额体系的核心。二是找准节点。根据咸阳烟草物流运行情况，将影响物流成本的因素分解到最小单元，按照分解的最小成本因素查找物流成本费用对应节点及对应元素，共找出成本费用控制节点和对应元素204个，经过节点合并和优化，最终确定定额管理指标110项，其中仓储环节、分拣环节、送货环节、综合管理定额指标各20项、46项、27项、17项，对应的费用、效率、能耗和其他元素项目各若干个。三是量化定额。在充分调查的基础上，合理确定各项工作定额。以历史发生数据为依据，考虑影响因素，通过加权平均法、实地测算法、预算管理法、作业标准法等方法确定仓储、分拣、送货、综合管理等各环节的费用、效率、能耗和其他定额标准。对应110项管理指标，确定定额标准110个。

2、明确需求、研发软件搭建平台

一是明确需求。明确物流定额管理在信息反馈、信息对接、过程监控、实时管理和报表生成等方面的需求，作为定额软件研发的方向和目标。二是研发软件。研发物流定额管理软件，包含“系统管理、定额管理、作业管理、查询分析、对标管理、绩效考核、预警管理、报销管理、核算管理”九大功能模块，具备定额确定、定额管理、作业数据录入、定额审核、异常情况提示、绩效考核、报表的自动生成等功能。主要的定额管理模块实现对定额指标设定和定额数据的管理；作业管理模块完成卷烟物流各环节数据的采集和审核过程及特定录入过程的授权；查询分析模块实现业务数据与定额数据的对比分析及物流费用的报表查询，完成对业务数据和财务核算数据的数据整合并生成各种报表，实现卷烟物流业务过程中业务数据到业务指标及财务指标的自动转换；预警模块通过对实际数据和定额数据自动对比分析，进行异常状况预警。三是搭建平台。建立四个标准库（费用、效率、能耗、其他）、制定两个级别定额标准（现实级、优化级）、开展四个维度分析预警（从仓储、分拣、送货、综合四个维度，进行定额标准为核心的实际效果偏差分析预警）、实施两个改进流程（以考核为手段的绩效管理流程，以对标准管理为核心的定额优化流程）的物流定额标准管理模型，构建物流定额标准管理系统，满足决策层、管理层、作业层对物流成本定额管理的需求。

3、积极实施，推动定额软件应用

定额软件研发出来之后，为尽早发挥定额管理软件作用，咸阳烟草物流分级分批对储配部人员、送货部中转站人员及管理人员进行了3次对口培训，按照不同人员制作了操作说明书，进行了一对一操作演示，各类人员进行了实际数据录入和操作，使各类人员熟练掌握了操作流程和作业要求。各类人员按照作业管理模块的要求，自觉完成卷烟物流各环节数据的采集和审核工作，保证了物流定额软件系统的应用。

三、现代信息技术对提升物流成本管理水平的作用

1、加强了对物流成本费用的管控

定额软件的研发强化了对物流成本费用的过程监督，通过各类作业人员当天的作业数据录入，网上运行审批，实现了对当天形成的物流成本费用的实施监督，把监督管理时效控制在24小时之内，改变了传统定额管理手段监督管理滞后的状况。

2、提高了物流成本的智能化管理水平

定额管理从实时监控、全面反馈信息、及时修订定额标准、自动生成成本费用报表4个方面提高了智能管理水平。例如咸阳烟草物流中心在2013年优化工作流程、实施25条起送工作后，分拣卷烟包装耗材使用量减少，该中心通过定额软件及时进行了修订。

3、减轻了定额管理人员的工作强度

研发软件，为定额管理工作提供了一个智能化的辅助工具。自动生成报表，可以生成定额管理所需的相关报表。例如在编制新一年费用预算报表时，只需将新一年的卷烟销售计划输入到上一年的物流成本费用定额之中，就能得到所需的各项费用指标，有效降低了财务定额管理人员的工作量。

作者：郭宏义 李华 单位：陕西省烟草公司咸阳市烟草公司物流中心