1网络化时代高职院校档案管理中存在的不足
近几年，随着国家《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等一系列档案管理法规的出台，各学校的档案管理法规及制度建设也取得了很大进步，但从目前高校档案管理工作现状来看，仍然存在着档案管理制度不健全的现象。各高职院校档案管理信息化的管理制度基本没有建立，档案的电子化存在很大的盲目性；档案管理工作实际仍是由过去的档案管理部门及档案管理人员负责，学校对此方面工作的关注度明显不高；档案管理工作的宏观考虑不足，仅仅满足于校内使用者的需求，而忽略了校内职能部门之外的离退休教职工、毕业学生及校外相关部门等群体的潜在需求。因此，档案管理信息化仅仅实现了初级最低标准要求。另外，从档案管理网络来看，个别高职院校还没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档，大多是第二年归档开始时临时安排人员搞突击，出现问题也没办法解决；从档案材料保管利用来看，存在保管材料利用管理不严格，需要文件时乱翻乱抽，查阅档案、借阅档案登记不严格，有的长期借用不归还也没有催要记录，造成重要文件时有流失等现象，对特殊保护的档案没有建立具体的利用保护措施。
2网络化时代高职院校档案管理工作快速发展的应对措施
为适应和满足现代高等教育事业的需要，只有实现高职院校档案管理的信息网络现代化，才能从根本上满足学校、社会各方面对档案工作的要求。针对上述现状和存在的诸多问题，推进和加快高职院校档案信息化建设刻不容缓。
2.1积极推进高职院校档案管理的信息化
档案管理工作必须加快步伐，因势利导，充分运用信息技术，实现档案管理、检索、利用的信息化、网络化、数字化。要结合实际，针对档案管理工作中遇到的一系列问题、难题，不断研究新情况、解决新问题、形成新认识。要建立完善的档案管理工作机制，进行规范管理、集中管理，对档案的收集、整理、装订、归档与借阅等程序进行严格管理，以制度建设促进档案管理工作水平的提升。特别要在档案管理的信息化建设上建立健全相关的制度，为高职院校档案工作的数字化、信息化和网络化奠定良好的基础。
2.2增加资金投入，加快高职院校档案管理信息化建设速度
档案信息化建设的基础是硬件和数据库建设，这是实现高职院校档案信息化的基本前提。首先，要从各高职院校的实际情况和经济能力出发，加强硬件建设，购置适当的技术设备。其次，逐步建立和充实、完善档案管理信息化数据库。档案收集、整理、归档、利用的科学性与技术性都需要标准、规范的档案管理作为支持。电子文件形成后，需要集中保管，并制订一个实用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储、交换的格式标准，保证校园网、校际网、档案系统管理网之间档案信息存储、交换的顺利进行。通过开发档案管理的利用功能，不断挖掘档案信息资源，充分发挥其巨大作用，把档案信息及时传递给教学科研人员，促进教师教学质量和科研水平的提高。同时，档案编研是实现档案管理可持续发展的有效措施，通过编写的参考资料和档案史料汇编，实现档案资源的最大化利用。
2.3逐步建立和完善档案信息安全保障网络
随着信息化的发展，网络档案信息安全问题日益突出。档案信息不像公开出版发行的报刊信息那样可以在网上任意发布,它有一定的保密性。档案管理的安全性是关系到国计民生的大事，某些高职院校档案馆珍藏了非常重要的科技、军事、人事等档案，对档案的安全性要求更高。因此，要充分运用现代的信息化手段，加强档案的安全管理，不仅可以保证信息的安全，还可以做到信息的完整与长久保存。
2.4加强对高职院校档案管理人员的业务培训，不断提升高职院校档案管理人员的业务水平
档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的复合型人才。为适应信息化的需要，高职院校的档案管理部门要培养既懂信息技术又精通档案业务的复合型人才。可以采取多种方式加强对在职档案人员进行网络知识、计算机技术的教育和培训，优化他们的知识结构，提高他们的业务水平。深化人事制度改革，引入竞争机制，通过人才培养和选拔不断优化档案队伍整体结构，提高专业人员的综合素质，从而造就一支具有现代档案信息管理知识、掌握现代信息技术、熟练运用电子计算机和现代通讯设备及提供现代化服务的专业队伍。
2.5加强对高职院校档案管理者的素质教育，提高档案管理者的服务意识和服务水平
高职院校档案管理者要注意加强档案主体意识和获取意识，加强档案信息的保密意识、传播意识和更新转换意识，提高运用现代化技术和设备、获取档案信息技术和优化档案信息网络的能力，不断提高档案信息的效益功能。高职院校档案管理要从重管理、轻利用的传统模式中解放出来，把档案管理工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来，使档案管理信息化建设变被动服务为主动服务。高职院校教学、科研和教育管理是一种持续性、继承性的动态活动，而档案材料是这种活动的依据和再现形式之一。为此，高职院校档案需要实行动态化管理，这样既能扩大档案信息的数量，又能提高档案信息的质量，不断提高档案信息资源的利用率。
2.6转变高职院校档案管理模式，不断更新档案管理理念
知识经济时代促使当代高职院校的档案管理工作者必须不断更新管理理念，促进档案管理模式的转变，主要包括由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变；由区域性管理向全方位、网络化管理转变；由信息管理向知识管理转变。因此，高职院校档案管理人员应该树立“大档案、大市场、大服务”的观念，促进档案管理人员改变观念，提高自身素质，变被动式服务为主动式服务，将档案管理工作融入学校的发展计划之中，使高职院校档案管理工作紧跟高职院校改革与发展的步伐，积极探索高职院校档案管理工作的特点和规律，不断提高网络时代高职院校档案管理的信息化水平，进一步做好高校档案管理工作。
作者：王立新 单位：白城医学高等专科学校