电大学籍管理工作体会

一、设置个人工作日志

学籍管理的日常工作十分繁杂与琐碎，为了避免各项工作及细节的遗漏，本人在网络个人终端建立了个人工作日志月各日常工作及其他临时工作的日程、要求及简要情况录入其中随时根据具体情况增加及删改并将其设置为开机提醒状态这样就避免了遗漏问题并且根据日志对近期或远期需待进行的工作和解决的问题有充足的预案时间。

二、设立学员补充档案

每个学员从入学开始便建立了其学籍档案，其内容包括学员整个学业过程中所有关键信息，这个档案即使在学员毕业后都会保存在电大毕业生档案中。但这个档案保存的是学员基本信息相对简单。为了便于工作本人对经手学籍的每个学员都建立了补充档案，内容除了学员标准基本信息外，更多的是涉及学员学业过程中的一些关键补充信息。比如需补考科目、需缴费情况、电子图像信息采集、学籍异动的申报材料、学员对各项通知的反馈等这样就可以及时掌握每个学员的现实情况，以便有的放矢地对其进行要求、通知和指导使其顺利地完成学业。具体的档案模式可以选择比较直观的表格形式。表格前面部分是学员基本信息后面部分均可以根据需要进行增加和删减海一项针对学员的工作都要增加一格格内是完成情况的标示加果需要还可以进行简单的备注说明，这样每个学员需完成项目均一目了然，便于任意时段的总结和有针对性的提醒和通知，也便于对任一学员当前和历史的情况进行查询。如学籍管理负责人调离此岗位，继任者亦可通过此档案对学员学籍管理情况迅速了解开展工作。

三、利用多种媒介和通讯工具建立通讯网

由于电大的办学特点其学员大部分为不脱产学习简单地说，利用自己工作之外的业余时间来学习。鉴于这种情况掌籍管理负责人与学员之间、学员与学员之间的通讯联系就显得十分重要，因为几乎所有的通知都是靠这种通讯方式来进行的。在过去通讯不发达的年代，张贴布告通知、信件通知、电话通知是主要手段由于其各自的局限性，对学员的通知一直是让学籍管理人员棘手的工作。而现今手机的普及、网络各种即时通讯工具的应用使人们之间的联系变得简单方便。作为学籍管理者更应该利用这些工具完善通讯这项工作。本人在这项工作中采取了以下几种方式$Jl用校讯通及时发布各项通知协助各班级建立QQ群，将所有通知在第一时间发布对于联系困难的学员除以电话的方式主动联系外池可在班级QQ群上求助他人进行联系对学员联系方式的变化及时通知相关人员变更信息，以加强相关人员的联系最大限度做到通知的及时、准确使要通知的信息在相关人员之间形成多层次的、广泛的传播。

四、建立信息及时变更和核查的工作方式

由于电大学员的个人情况的多样性海个人的情况、信息也在随时变化，为了学籍管理工作的准确无误就必须掌握当前最新的、最准确的学员资料信息。为了达成这个目的就必须及时收集最新信息、不断更新资料、随时对资料进行核查。首先对学员模糊的、可能已变更的信息要及时核实并立即变更存档信息这样就不会因为错误的原始信息的使用造成对后续工作的影响，因为一个错误信息所引起的连锁反应在最终修正是很困难的。同时要定期和不定期地核查存档信息，所谓不定期核查即每次信息变更后要核查此变更信息是否与已存档其他信息存在不符合或冲突的情况加存在便需要再核实、再变更、再核查。所谓定期核查就是在每隔一段时间对存档信息进行一次核查，主要目的是核查是否有信息变更遗漏的情况和信息变更错误的情况。

五、实施七步工作法

在学籍管理工作中，通知学员到达指定地点进行统一活动的工作也是最大的难点之一。学员工作时间、工作地点、家庭情况、社会情况均存在差异所以召集学员在统一时间地点进行诸如填表、图像采集、信息核对等工作十分困难海次都有相当数量的人会因为遗忘、时间不允许、家庭原因等而耽误而这些工作又是十分重要、不能遗漏的。为了最大限度地保证学员顺利完成这些工作，本人在进行这些工作时采用七步工作法，并在实际工作中取得了良好效果。(1)在工作开展之前较长一段时间进行通知并要求其做好准备。(2)临近一周前再次通知并对个别存在问题学员提醒使其提前解决存在问题并要求不能到达学员及时回复。(3)提前两天再次通知。(4)当天对工作进行情况总结对学员完成情况进行梳理。(5)针对每个未完成学员情况告之其未完成原因和其后续需进行的工作通知其补漏的最终时间。(6)按期补漏。(7)总结并上报最终完成情况。通过这种反复的工作方式在实际进行类似工作时都取得了令人满意的效果。

六、无障碍接待

由于学员多采用业余学习方式本身的工作、生活压力大所以不能刻板地要求所有问题都要在正常工作8小时内解决。为了更好地解决学员的现实问题本人随时接听学员的来电问询、汇报、反馈;同时尽可能多地通过网络在线的方式及时和学员进行沟通。以上几点即为本人几年来从事电大学籍管理工作的一点体会和心得。想要做好这项工作保持严谨的工作态度是每一个从业人员所必须坚持的除此之外方法也是极为重要的大家不妨从设置个人工作日志、设立学员补充档案、建立信息及时变更和核查的工作方式、实施七步工作法这些细节做起，同时根据自身情况总结出适合自己的工作方法。

七、总结

随着电大向开放大学的过渡，所有电大人的思想意识也应该随之提高作为从事学籍管理工作的人员加强服务意识也是将来最重要的个人素质培养和个人工作能力提高的手段，而上述在学籍管理工作中利用多种媒介和通讯工具建立通讯网、无障碍接待只是加强服务意识的点滴体现，更多的改进必须通过长期的工作实践来完成，并使之渗透于工作的每个细节当中。

作者：宫志欣 单位：天津广播电视大学河东分校