2021-4-10 | 采购管理论文
一、构建集中统一的采购管理体制
1.明确采购方与使用方相分离
按照集中统一的管理思想，以采购方与使用方相分离为原则，建立“归口管理、集中采购、统一储备、统一结算”的采购管理体制。归口管理，实现使用方与采购管理分离。将直属企业分散在管理部门和使用部门的采购管理职能，全部归口到采购部门。打破企业原有多位领导分管、多个部门管理的采购管理格局，从总部到各直属企业均由一位领导分管、一个部门归口负责物资采购工作,实施物资采购专业化管理。集中采购，实现使用方与采购操作分离。将分别由生产部门负责的原辅料采购、工程部门负责的项目设备采购、机动部门负责的备品备件采购集中到采购部门。将分散在二级厂、车间的采购权上收到采购部门，实现直属企业生产经营、工程建设、科研开发等所需物资统一对外采购。
大宗通用重要物资由总部物资装备部牵头统一对外实施集团化采购，其他物资由各直属企业采购部门集中采购。统一储备，实现使用方与储备分离。全面清理整顿企业内部库房，先撤销车间小库（三级库），归并到分厂仓库（二级库）；再撤销分厂仓库（二级库），将库存物资归并集中到总厂仓库（一级库）储备。建立总部统一储备和各直属企业集中储备相结合的储备体制，实现储备资源共享。总部物资装备部对集团化采购物资牵头组织统一储备和统一配送，直属企业采购部门对本单位所需物资实施集中储备和统一配送，其他单位不得另行设库储备。统一结算，实现使用方与采购资金支付分离。采购资金由采购部门统一制订付款计划和办理采购付款申请，财务部门依据采购付款申请办理结算，中国石化内部实行转账统一结算。既保证使用方与采购资金支付分离，又彻底消除采购资金分散使用现象，提高采购资金使用效率。
2.改革采购管理体制
全面推进直属企业层面的归口管理、集中采购、统一储备，解决多头领导、分散采购、重复储备问题。上市和非上市并存的直属企业，物资采购全部归口到上市部分的一个采购部门。大力推进总部层面的归口管理、集中采购和统一储备。明确授权物资装备部对上市和非上市采购工作实施归口管理，对各直属企业生产建设所需大宗、通用、重要物资实施集团化采购。将物资装备公司整体并入物资装备部，强化总部端采购归口管理。推进国内国外采购一体化，对物资装备部和国际事业公司进行重组整合，实行“一套机构、两块牌子”，增强统筹平衡国内外两个市场、两种资源的能力。整合总部层面原分散在物资装备部、国际事业公司、物资装备公司3个机构的采购职能和管理职能，形成物资装备部统一归口管理和对外采购格局。
中国石化总部和直属企业层面形成物归一家、对内统一管理、对外集中采购、上下分工协作的采购管理体制。总部物资装备部负责集团公司物资采购管理体制、机制和制度建设，对集团公司物资计划、供应商、价格、储备等实施归口管理，组织实施生产建设所需大宗、通用、重要物资集团化采购，管理、指导和监督各直属企业物资采购工作。各直属企业采购部门负责对本企业物资计划、供应商、价格、质量、储备等供应工作实行归口管理，对生产建设所需物资实施集中采购和集中储备，并接受物资装备部的管理和监督。总部和直属企业按照集团化采购目录进行分工，目录内的物资由总部物资装备部组织实施集团化采购，目录外的物资由各直属企业采购部门按照统一的管理制度、在统一的供应商网络内选择供应商、在统一的业务操作平台上对外实施自行采购。
二、改造传统采购业务流程，打造科学高效的采购运行机制
中国石化建立以流程化、数据化、集约化为主要特征的采购运行机制。
1.打破“一竿子插到底”的采购分工方式，构建专业化分工、流程化操作运行机制
一是从流程上分置采购权力，强化监督制衡。根据市场经济下买方对卖方的采购权力，明确采购对供应商的三项核心权力，即供应商选择权、价格确定权和货款支付权。过去，这些权力集中于一个科室（或岗位），采购工作质量和水平依赖于个体觉悟和能力高低，采购管理注重审批，采取“人盯人”式的监督，难以解决权力失衡问题。为此，进行全新流程设计。调整采购部门内部科室（或岗位）职能，将采购业务按照计划、采购、执行三段式（或者采购、执行二段式）流程分段，将供应商选择、价格确定和货款支付三项采购核心权力进行分置。将上一个环节的“权力使用”情况暴露在下一个环节面前，“私权”变为“公权”；下一个环节的“权力”必须在上一个环节的基础上、范围内使用，形成权力之间的相互监督制衡。二是调整工作重心，强化管理控制。传统采购全过程由一个科室或一个岗位负责到底，采购人员忙于询价、招标、谈判、签合同、付款等具体业务，低水平重复操作。为此，调整工作重心，主动研究需求规律，利用供应市场分析结果指导采购，全面强化采购质量控制、进度控制、物流控制，增强物资需求、供应市场和过程控制把控能力。三是典型引路，强力推进。通过召开现场启动会、方案审查会、经验交流会和工作对接会，总结推广先进单位典型经验，组织专项大检查，加强督导，引导企业对采购部门内设机构、岗位、流程和制度进行调整，编制工作职责、岗位说明书、工作标准和考核标准，建立相互配合、相互制衡并具有系统自动纠偏功能的专业化分工、流程化操作运行机制。
2.改变传统采购“一单一操办”，实现集约化的框架协议采购
为了有效整合需求批量，提高采购效率，在集团化采购和直属企业集中采购两个层面推进框架协议采购。通过对历年物资消耗数据进行分析，预测物资需求，集合各个直属企业不同时间、不同空间的需求批量，以集中招标或联合谈判方式，确定供应商和采购价格（或定价机制），签订一定时期的一揽子采购协议，并在协议项下执行订单操作,实行集约化的高效采购。为避免框架协议演变成供应商“垄断协议”，对框架协议供应商和价格确定实施集中招标、多部门集中会审。对实力较强、业绩优良、履约良好的框架协议供应商，框架协议采购期限从3-6个月适度延长至1年及以上。框架协议执行完毕后，对操作程序、渠道选择、价格确定及执行情况进行后评价，作为新一轮框架协议采购的依据。到2011年，集团化采购绝大部分物资和直属企业集中采购大部分物资，都实行框架协议采购。
3.改变供应商选择办法，建立以成本构成、业绩考核等为主要依据的采购决策方式
一是开展供应商动态量化考核，建立业绩引导订货机制。在电子商务和ERP系统中增加供应商考核评价功能，根据考核结果对供应商实行分级管理。在框架协议供应商选定、供货份额分配、货款支付等方面，向历史表现好、业绩优秀、排名靠前供应商实施订货倾斜。二是加强物资成本构成分析，建立量化定价机制。研究物资制造直接成本、间接成本、合理利润所构成的价格及其变动规律，建立定价机制、定价模型。同时，综合考虑物流成本、使用维护成本等，合理确定采购价格，防止采购价格畸高或虚低，实现全生命周期总成本最低。物资采购从主要靠经验定性决策转向主要靠数据定量决策。
4.改变采购部门“包打天下”的传统做法，实行多部门协同工作、专家主导决策的开门采购
在集团化采购中，聘请专业技术水平高、在业界有较大影响的专家，按专业、分品种建立集团化采购专家组，参与重要设备材料选型、技术谈判、技术协议评审和质量异议处理。在直属企业中，引入计划、生产、技术、机动等部门和使用单位专家，共同研究物资需求规律、供应市场及供应商，制订采购策略，形成多部门协同、专家主导决策的采购格局。
三、推进集团化采购，整合和优化配置物资采购资源
为了整合资源、集合批量，中国石化实行以总部直接集中采购、总部组织集中采购、总部授权集中采购等多种形式并存，总部、直属企业两个积极性并举，以战略合作为主要特征的集团化采购。
1.调整集团化采购思路
取消盈利性指标，将集团化采购目标定位在单个直属企业无法或无力做好的重要物资品种上。从单一的总部直接集中采购，发展到总部直接集中采购、总部组织集中采购、总部授权集中采购等多种形式，由总部与直属企业合理分工、集中决策、统一对外开展集团化采购。建立若干个集团化采购小组或联合谈判小组，让直属企业广泛参与集团化采购决策。压缩总部直接操作比例，由直属企业承担更多具体操作，担当集团化采购的主角。
2.推进总部直接集中采购
优选物资品种和供应商，确定总部直接集中采购的切入点。从对安全稳定生产、工程建设质量和生产运营成本有重大影响的物资入手，选择石油地质专用管、煤炭等特别大宗通用物资和大型压缩机组、反应器等特别重要物资，由总部直接与少数实力雄厚、质量过硬、价格竞争力强、行业领先的供应商签订采购合同（或框架协议），再与各直属企业签订销售合同，充分发挥集团整体采购批量大、需求连续、品种范围广的优势。全面推进战略采购。为增强战略资源获取能力，与国内外行业领先的矿业、钢铁、制造企业展开战略合作,提高资源获取能力、市场议价能力和采购风险控制能力。同时，对战略供应商实行“年度协议、季度合同、月度结算”的商务流程，与直属企业建立“年度供应协议、按订单采购、内部统一调拨”的操作流程，集团公司与直属企业不再对每一笔总部直接集中采购业务签订购销合同，提高采购效率。
3.推进总部组织集中采购
发挥统一对外、集中决策、合理分工优势，对直属企业生产建设所需的大宗通用重要物资，成立由总部和直属企业专业人员参加的总部组织集中采购管理小组和联合谈判专家组，形成专业化采购团队，全面参与供应商推荐、现场考察，共同组织集中招标或联合谈判，筛选确定供应商短名单，确定采购价格优惠幅度，发布参考价或执行价。2009年以来，总部组织集中采购已成为集团化采购的主导实现形式。由总部牵头组织各直属企业，以集中招标或联合谈判的方式共同优选供应商、确定采购价格（或定价机制），签订一揽子框架协议。各直属企业在框架协议项下实施具体采购操作，并负责过程控制、催交催运、接货验收、仓储配送和结算付款。将单纯分品种的总部组织集中采购改为分区域、分项目、分用途与分品种相结合的框架协议采购，解决针对性、时效性和区域性不强的问题，化解供应商短名单不断拉长的压力，降低总部组织集中采购的工作量和采购成本。
4.推进总部授权集中采购
划分华北、华南、华中、西北等8个区域，建立由各直属企业供应处长参加的区域季度联席会议制度，确定协同采购、联合储备策略，共享供应商、价格和库存等信息，处理区域联合过程中的日常问题。针对一般通用物资，成立分物资品种的区域协同采购小组，在总部组织指导下，集合区域内直属企业物资需求批量，采取集中招标或联合谈判的方式，确定区域协同采购供应商短名单、区域协同采购价格（或定价机制）。区域内各直属企业分别与供应商签订区域协同采购框架协议，实施具体采购操作，降低一般通用物资采购成本。选择在专业技术能力、管理水平和人力资源具有优势的直属企业，成立总部授权集中采购中心，牵头组织相关直属企业形成专业采购团队，共同优选确定主力供应商名单，通过集中招标或联合谈判确定采购价格（或定价机制），签订一揽子采购框架协议。各直属企业在框架协议项下执行订单采购，并负责过程控制、催交催运、接货验收、仓储配送和结算付款，改变各自为战、分散对外的局面。
5.推进重大装备、关键材料国产化
依托重点工程项目，与宝钢、鞍钢、中国一重、沈鼓集团等战略合作伙伴组成联合攻关团队，对中国石化生产建设中所需关键技术装备开展联合攻关，研制质量可靠的进口替代产品，改变重大装备和关键材料长期依赖进口的被动局面，并有效控制采购风险、降低采购成本。同时，通过国产化联合攻关，在一批重要技术装备上取得突破，从而掌握具有世界领先水平的核心技术，形成自主知识产权，提高我国高端装备制造能力。例如，在天津石化、镇海炼化100万吨乙烯工程项目中，与沈鼓集团组织联合攻关团队，解决大型压缩机叶轮可靠性等14项重大技术难题，攻克闭式叶轮整体铣制加工、高效基本级开发两大关键装备制造难题，成功实现百万吨级乙烯装置核心设备——乙烯“三机组”国产化，采购价格与进口价格相比降低34%，采购周期缩短6个月。
作者：蔡希有 蒋振盈 单位：中国石油化工集团公司