高校仪器采购管理分析

1设备全生命周期管理模式优势

1.1能够保证完整、准确却具有时效性

高校仪器设备全生命周期管理因为具有统一性，因而能够利用数据库将信息及时更新或者是共享，可以在多个数据库之间进行。这样大大方便了职能部门之间对信息的获取，可以随时获取完整而且准确的信息。这样也就为高校仪器设备全生命周期管理下的采购管理提供了可靠的技术支持。例如，全生命周期管理的实施，当需要对贵重仪器进行设备购置论证时，就可以直接通过这个管理系统提供的信息，来了解学校在用的设备和已经购置的同类的设备的情况，而且可以了解到采购的设备在使用过程中的折损以及保养维修的情况，同时还能够了解到产品的性能，为以后的采购管理提供参考，能够有效节约成本，避免资源浪费。

1.2节约管理成本，提高管理效率

高校采取设备全生命周期管理模式，是一种具有一体化特性的信息管理模式，具有强大的数据和信息处理功能。学校的相关管理部门能够对这些信息进行综合处理，使信息和数据生成统计报表，且处理的速度非常快，能够节约成本，提高管理效率。

1.3能有效提高管理效益

学校采用全生命周期管理模式后，校内的各个职能部门能够及时了解到学校设备的采购情况，各个部门可以相互监督，共同进步，从而保证了在管理流程中不会出现失误或者疏忽现象，从而能够有效提升管理效益。

2高校仪器设备采购管理的现状

实行动态管理模式是目前高校在设备采购方面普遍采用的管理方式，主要是依靠多个管理系统完成设备周期的阶段管理工作，相对独立，设备信息共享性差，这种方式效率比较低。

3高效设备管理的存在的问题

3.1管理数据不能共享，难以实现跟踪管理

目前，由于各大高校的设备管理系统的识别编码没有统一，这就导致了设备管理的数据不能够及时得到交换和共享。尤其是在计划阶段和采购阶段，因为有较多的不确定性和较多变化等客观性原因存在，也就使“论证系统”和“采购系统”等管理系统中的数据很难与“资产管理系统”实现共享，因此，目前在对某台设备进行全生命周期的追踪管理时，需要动用多个管理系统，还需进行数据的人工核实，既不方便，也容易出现差错。而资产管理系统与学校财务管理系统之间也大多未能实现数据的交换共享，这也是不少学校资产的实物账与财务账之间存在不同程度偏差的主要原因。

3.2综合统计功能差，效率低

因为管理系统中数据库和数据标准之间有一定的差距，这就降低了统计结果的可靠性。而如今的高校现有的管理系统没有跨数据库综合查询的功能，还仅仅是依靠人工来进行。如高校在进行贵重仪器设备购置论证时，相关部门需要事先了解其他同类设备的拥有和分布情况，以及使用率的相关数据，以避免重复购置。而要获得这些数据，需要在多个管理系统的数据库进行查询、核实后，再人工进行数据合并、统计，不仅费时费力、效率低下，而且难以保证数据的完整性和可靠性。

3.3不利于部门沟通协作，容易产生管理漏洞

在高校中，设备全生命周期各阶段的管理工作是由学科建设规划部门、招投标管理部门、设备管理部门、财务管理部门分工协作完成的。由于不能在同一个管理信息系统中运作，这些职能部门之间有时会因工作信息不畅而出现管理流程中的漏洞，造成工作进度滞后。例如，设备购置计划通过论证后，应及时进入计划实施阶段，但可能由于某些原因一些部门往往不能及时监测计划实施的具体情况，这就会导致相关职能部门不能及时发现问题，也就无从谈解决措施了。就是因为这些设备和相关部门工作配合问题，导致无法正常进入采购程序，在管理上易出现漏洞。

4加强设备采购管理的措施及建议

加强学校设备采购管理就是要对仪器设备的全生命周期进行有效管理。即对准备期、采购期、使用期和处置期这四个阶段进行管理，在这些阶段的使用过程中对设备及时管理和调拨。

4.1提高信息质量

信息是仪器设备全生命周期管理的核心要素之一。利用信息技术，完整记录设备的详细信息，同时为供应商、厂商、使用单位、使用地点和使用人员日志建立信息档案，实现对设备全过程的效益分析和现状分析、供应商质量评估、用户拥有和使用分析，为学校设备配置决策提供数据支持。为了提高信息数据的质量，设备管理信息系统必须与学校其他管理信息系统共享和交换数据，如人力资源、财务、校园信息、招投标、科研、房地产等管理系统。设备管理信息系统即时共享这些系统中已有的基础信息，如责任人、使用人、中标信息、科研项目、经费来源、校园房屋等信息，可以全方位地对设备进行定位，更准确地与其他部门进行工作同步与合作。

4.2强化实物管理

①加强实物验收。设备一旦采购进校，必须进行现场开箱验收，建立完备的验收档案和入库台账，包括实物拍照、验收报告、电子标签等，采用电子档案管理模式。②在设备使用过程中，制定并执行维修保养计划，定期对设备进行保养和维修，确保设备始终处于完好状态，能够随时服务于教学和科研，使设备发挥最大效能，提高使用效率。职能部门掌握设备状态后需要及时跟进相应举措，对于设备使用状态和效益良好的使用单位，可放宽核准下年度采购计划；反之则严格审批，必要时可将仪器调拨至其他单位。

5结语

近年来，各高校都在探索优化仪器设备管理机制，制定并形成切实可行的措施和途径，最大化发挥仪器设备对于教学科研的支撑作用。设备管理与财务管理实现协同性，实行设备全生命周期管理，这是资产管理视角下对高校仪器设备管理提出的新要求，不仅有利于仪器设备的管理，还将推动其他相关职能部门的管理改革与创新，促进学校的改革和发展。随着教育部新的财务制度的实施，高校将开始关注设备折旧，并将贯穿于设备全生命周期过程中。创新仪器设备管理模式，有利于加强固定资产管理，提高资产的使用效益，积累固定资产更新资金，促进高等教育事业健康有序地发展。

作者：张永彩 单位：广州番禺职业技术学院