医学院校设备采购管理平台的建立

1医学院校设备采购现状分析

医学院校设备采购管理平台的开发，能够加速学校信息化的进程，为学校节约管理成本，实现设备采购和管理环节的高效运转。学校的设备使用者可根据需要进行采购计划与相关材料的提交，并随时登录系统查看计划执行的情况，并与每个环节的操作人员进行即时的沟通与交流，进行相关材料的修正或补充。通过系统还可查看采购执行的状态与结果，最终达到提高工作效率和管理效益的目的。

2医学院校设备采购管理平台的建立

2.1采购管理平台功能模块

设备采购管理平台的设计是针对采购实际情况而建立。将相关信息输入到计算机中，存储到指定数据库内，并能根据需要随时从数据库中调出相关信息。为方便不同环节相应角色用户使用，采用基于工作流的技术对整个系统进行了相应的功能分解，以确定系统的结构。通过功能分析将平台分为以下12个功能模块，其设备采购管理平台功能流程如图1所示。

2.2采购管理平台主要功能

(1)基础信息模块。管理员导入项目信息，如项目年度、项目名称和项目批复金额等，设备信息如设备名称、零配件、批复数量和采购数量等，供应商信息如联系人、联系电话和电子邮箱等。

(2)打包分包模块。管理员进行招标前的打包分包，选择相应项目，复选设备名称进行打包，自动生成打包序号，同时可以显示相应分包金额和未打包设备。

(3)招标结果模块。对招标成功的分包录入招标结果，将中标金额和型号、原产地、品牌和中标商等信息自动生成采购合同编号，同时发送邮件通知中标商签订政府采购合同。

(4)签订采购合同模块。录入采购合同签订时间，注明采购合同类型为外贸或内贸。

(5)付款模块。根据采购合同编号和付款性质自动计算付款金额、生成付款三联单。

(6)外贸合同处理模块。对进口设备录入外贸合同编号、外贸合同签订时间等外贸合同信息以及减免税单号、减免税截止期等免税信息后模块可根据需求生成免税一览表。

(7)到货处理模块。对于进口设备，输入外贸合同编号后自动生成并打印进口设备接收单；验收后根据合同编号定位到该设备，记录收货人、到货时间等信息；可控制设备的供货进度。

(8)固定资产处理模块。输入设备代码后可记录固定资产编号、验收状态等信息。

(9)结算模块。输入采购合同编号后可记录结算时间、结算状态等信息。

(10)协议采购模块。导入项目信息，录入采购合同，可记录验收时间、资产编号及报销状态等信息。在此模块中可以对项目执行进度和协议供货设备情况进行统计查询。

(11)查询统计模块。包括执行进度查询、多条件查询和任意条件查询，其中执行进度查询项可对招标进度、支付进度、到货进度、验收进度、结算进度及外贸合同进度等环节进行查询。条件查询根据不同用户赋予的不同权限，生成各种查询结果和统计表格。

(12)数据维护模块。只有系统管理员具有访问权限，通过此模块可以对平台的基础信息进行增、删、改、查等操作，对访问用户进行权限设置。通过设备采购管理平台，各设备使用人员、项目负责人和职能部门相关人员均可上网浏览或查询采购信息，了解采购项目的执行状态；历史数据为采购过程提供价格、已有设备数量等参照功能。统计分析功能可以根据用户权限的不同对数据库相应数据进行查询和统计，并生成统计报表。设备采购管理平台注重细节和实际应用，如自动检验分包内中标金额总额与分包中标金额相等，否则显示错误等细节；在每个模块内部设计了针对性强的查询功能，力图对设备采购的各个环节进行高速有效地管理。（本文来自于《中国医学装备》杂志。《中国医学装备》杂志简介详见。）

3结语

新建立的设备采购管理平台界面友好、系统性强，通过控制采购的各个环节，实现了设备采购全流程的动态管理和数据的查询统计，极大地方便了设备采购管理工作，促进了设备采购管理的信息化水平。同时，设备采购管理平台有待进一步完善，在今后的计划整合项目申报、进口申请等环节需与固定资产管理动态库进行连接，实现设备采购和设备管理全过程的信息化管理和监控，更好地发挥对医学院校教学、科研的支撑和服务功能，为医学院校的发展建设做出积极贡献。

作者：黄松 王旭 赵志强 王磊 康建明 刘志成 单位：首都医科大学设备与实验室管理处 首都医科大学生物医学工程学院