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照片档案管理研究

2021-4-10 |

一、照片管理中存在的问题

一是照片归档意识不强。由于对照片档案重要性认识不够,只注重水文文字材料和图表等档案的归档,而忽略了照片档案的归档,处室不主动向档案室移交,档案室也没有及时收集齐全,致使相当一部分照片散存于科室内部或个人手中,流失现象严重,导致照片档案收集、整理困难。

二是收集不齐全、不完整。由于长期分散保存,一些珍贵的照片难免散失,收集回来的部分照片有照片无底片或有底片无照片,致使照片档案收集不齐全。照片内容上缺乏完整性,没有完整地将事由、摄影者、时间、地点、人物、背景等要素注明。此外,由于数码照片数量大,填写不规范、不完整等问题,都直接影响到照片档案的齐全完整。

三是制度落实不够到位。由于历史欠账较多,工作基础薄弱,单位虽然制定了相应的声像档案管理制度,但落实不够到位,缺乏有效的保障措施,给此项工作的管理带来了很大的难度,直接影响到照片档案信息资源的开发利用。

四是档案队伍建设方面,兼职档案员流动过于频繁,缺乏新老自然交替的机制,加之缺乏培训,管理薄弱,责任心不强,档案人员人才结构、知识结构、业务素质等难以适应新形势、新任务,不能适应档案规范化管理的要求。

二、应对措施

实现照片档案的规范化管理,需要在思想认识、制度建设、收集与归档、人才队伍建设等方面下大力气加以解决。

一是提高思想认识。档案管理人员应该通过各种途径宣传照片档案工作的意义和作用,提高职工对照片档案的归档意识,让职工主动进行移交。管理人员也要经常与各业务部门保持联系,形成照片收集工作人人有责的共识,只有做到完整、准确、及时、系统地归档,才能做好照片档案管理工作。

二是重点解决好照片的收集与归档。为确保照片档案的完整齐全,要多手段、多渠道、多途径开展照片档案的收集与归档,并随时进行规范整理和保存。档案室要根据传统照片与数码照片的诸多不同特性,在收集、归档工作中参与指导,明确收集范围,重点科室重点收集。对照片的附带说明文字务必在收集照片的同时录入或附上,以保证照片档案信息的完整齐全。档案人员还应该准确掌握单位重要活动、重大项目的安排与进展,对单位发生的一切重大活动所形成的照片进行跟踪收集,只有按要求收集、整理、归档,才能真实地反映某项工作的全貌。

三是在制度建设上,要把照片档案管理工作纳入各部门的岗位职责,加强领导,狠抓落实,强化规范管理。对日常工作活动照片如何拍摄、收集、归档要统一管理,有章可循,确保照片档案工作与其他工作同步推进,做到制度落实、目标落实、责任落实。

四是加强队伍建设。完成对水文档案照片的生成、积累、归档、开发利用等工作,需要建立一支勇于创新、作风扎实、爱岗敬业,甘于奉献的高素质档案管理队伍。档案人员要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主动性,不断明确学习任务和要求,主动学习现代化管理技术,努力向管理型、技术型、复合型人才迈进。此外还要加强培训,提高业务技能和现代化管理水平,提升档案工作服务水平,创新服务内容,使照片档案更好地服务于各项工作。

作者:张玉晓 单位:河北省保定水文水资源勘测局

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