一、系统剖析在高校资产档案管理实践中的重要意义
一方面，资产档案管理作为资产管理活动的映像反映，要求我们客观地记录、反映高校资产管理活动的真实状况;另一方面，我们可以从系统性的档案管理活动出发，反溯资产管理实践中的不足，寻找解决问题的方法，提高资产管理活动的水平。此外，系统性还要求我们将档案管理中的每个子系统放在整体中去分析其作用及相互关系，分析出影响档案管理的关键因素，反溯出资产管理中的关键环节，从而促进资产管理和资产档案管理水平的提高。
二、系统性视阀下高校资产档案管理的主要因素
从系统论的视角来剖析高校资产档案管理活动，可以将其整体分为主客体二大因素系统，每个系统下又可分为若干个子系统。主体系统主要解决“谁”，即由“谁”来主导完成档案管理工作的问题;客体系统则主要解决“什么”和如何完成档案管理工作的问题。
(一)高校资产档案管理的主体系统
主体既指事物的主要部分，也指具有认识和实践能力的人。一般而言，事物的主体似乎是明确的，而就高校资产档案管理来说并非如此，其管理主体问题一直没有得到很好的解决。在理论探讨方面，笔者通过中国知网检索发现，截止2013年底，仅检索到高校资产档案管理相关论文20余篇，未见有文献对此作出明确阐述;在管理实践中，很多高校并没有明确专门的部门或个体负责这项工作，造成大量的资产档案，特别是资产使用档案无序保管，开发利用率低下，需要我们以系统性的方法加以剖析，明确责任主体。
1．组织系统。高校学校层面与资产档案管理密切相关的部门主要是档案和资产二个部门。那么谁应当是责任主体呢?这个问题在许多学校没有得到很好的解决。资产管理档案是学校档案的一部分，按照档案法规的要求，学校的档案管理部门应当负责起管理责任;而按系统性分析，资产档案管理活动是具体的资产管理活动的映像反映，那么资产管理部门也应当是资产档案不可分离的管理主体之一。也就是说，资产档案管理应当是二元主体，关系到资产和档案管理两个组织系统，两个责任主体。由于高校档案管理的内容十分庞杂，量大而人员不足，而资产管理专业性十分强，资产档案管理的主体工作需要依靠资产管理部门完成，应根据二者的职能进行合理分工。档案管理部门主要承担组织、协调、指导职责，而资产管理部门则在档案管理部门的指导下，主要负责资产档案资料的收集、筛选、整理、归档和开发利用工作，从而形成二元主体的组织系统。
2．人员系统。明确了高校资产档案管理的组织系统，那么相关部门的工作人员自然应当承担所在单位的资产档案管理职责。学校档案馆(室)应明确专人负责资产档案的组织、协调、指导工作;资产管理部门应有专人负责资产档案资料的收集、筛选、整理和开发利用;各二级单位的资产管理员应在兼职档案员的指导协助下完成本部门的资产档案收集与管理工作。
(二)高校资产档案管理的客体系统
客体是主体认识和实践的对象。高校资产档案管理的客体系统指该档案管理实践中除主体系统外的客观事物。按性质可分为三大体系。
1．内容体系。即高校资产档案的全部内容范畴。包括三个方面:一是资产形成档案，指在资产产生过程中产生的档案资料，如各种论证报告、批文、合同书、安装调试记录等。二是资产使用档案，指在资产使用、运行过程中产生的档案资料，如各种操作规范(标准)、使用记录、保管记录、维修记录等。三是开发利用档案，指对资产档案中的相关信息进行挖掘、加工，为教学、科研和管理服务过程中产生的档案资料。资产档案的内容体系实际上是资产从形成、使用、运行、灭失到信息利用的全部过程在档案管理中的映射，是高校资产档案管理的核心部分。
2．运行体系。指对高校资产档案管理活动进行干预和调节过程中形成的档案资料。包括资产档案管理部门、岗位的工作职责，资产档案管理制度、运行机制、监测考评体系等。也包括档案管理过程中形成的各种工作计划、总结、会议记录等。3．保障体系。指高校各部门为资产档案管理提供支持、帮助过程中形成的资料。如学校支持档案管理的政策、经费、人力和技术保障等等。
三、高校资产档案管理子系统在实践中的相互关系
尽管我们用系统论的方法将高校资产档案管理体系分成主客体二大系统，其下又分为若干个子系统，每个子系统间有其内在的边界，但它们之间并不是割裂的，而是相互关联、相互支持、相互影响的，共同构成完整的管理体系。
(一)主客体的关联性
对一件事物而言，主客体之间总是相互伴生、相互关联的，高校资产档案管理亦是如此。高校资产档案管理部门、岗位和人员的存在或变化是为完成资产档案管理工作这个客体实践服务的;主体在认知和行为能力方面的变化会直接影响客体质量。反之，客体的变化，会对主体的素质和能力提出新的要求。只有主客体协调一致，才能促进事物和谐，可持续发展。
(二)主体要素间的依存性
如果我们将高校资产档案管理主体的组织系统和人员系统视为二个要素的话，它们之间应是一种依存关系。从要素产生的角度看，设置一定的资产档案管理组织或岗位，是因为有一定的档案管理工作任务，需要有相应的人员去完成;人员职责也要根据组织或岗位目标与工作任务来安排，二者相互依存。从事物发展的角度看，资产档案管理组织、岗位和工作任务发生变化，人员也应随之调整，否则会出现有岗无人或有人无岗的情况，影响工作的开展。
(三)客体系统中的整体性
客体系统中的几个部分是根据高校资产管理实践工作性质的不同所作的人为划分，实际上它们是相互支持、相互影响、密不可分的。一方面，这几个部分缺一不可。内容体系不明，我们会迷失工作目标;运行体系不畅会导致工作程序混乱;保障体系不力，工作就会失去支持。另一方面，整体水平的高低，不是取决于水平最高的那部分，而是决定于水平最低的那部分，“短板”决定整体水平。
四、高校资产档案管理系统中存在的问题及优化建议
(一)主客体边界不清
由于大多数高校对资产档案管理工作重视程度不高，对其主客体的作用认识不够，建设投入不力，造成主客体边界不清。主要表现为三种现象:一是部分高校至今没有设立专门的资产档案管理部门或岗位，造成主体缺失，客体质量十分低下;二是虽有具体的责任部门或岗位，但客体建设不力，作用不明显;三是系统性不强，用政策代替制度，用人员代替岗位，用运行中的做法代替岗位职责，用部分成果代替整体水平，造成整体水平低下。要改变这一现状，需要各高校的档案管理工作者加大宣传，游说力度，让学校领导充分认识到资产档案的巨大作用，支持相关部门进一步明晰责任主体，完善客体体系建设，促进水平的整体提高。
(二)主客体不协调
这种不协调主要体现在主体建设不适应客体要求上。从近年监测的数据来看，各高校的资产动辄数以亿计，这些资产在形成、使用、运行过程中会产生海量的档案信息，需要有专门的部门组织人手去管理。但从各高校的管理来看，很少有学校设置专门的资产档案管理部门或岗位，专职人员职数几乎为零，从而造成大量的资产档案信息缺失、变形或掩藏。建议各高校应以年度为时间单位，对学校的资产档案管理工作进行评估，根据评估结果及时设置、调整岗位和人员职数。
(三)子体系水平参差
部分学校为了人才培养工作评估或特定的目标，比较重视内容体系建设，而忽视了运行体系或保障体系的建设，造成“短板”现象时有出现，整体水平下降或后续发展无力。建议各高校根据学校的实际情况，建立系统的资产档案管理绩效考评体系，全面考核资产档案建设水平，发现“短板”，立即整改，促进资产档案管理水平的整体提高。
作者：刘春霞 周晓兰 单位：黄冈职业技术学院国有资产管理处 黄冈林业学校