第一篇
一、高校学生档案的重要意义
1.毕业生档案将为用人单位录用人才提供参考凭证
作为总结毕业生在校期间生活、学习、社会实践等活动的历史记录和原始资料，高校学生档案将为用人单位提供该毕业生高考成绩、家庭情况以及在大学时期的学习成绩、政治表现、奖励或处罚情况等等。这样，在高校学生向用人单位进行毛遂自荐时就能够以此来提供有效的凭据，也能够让用人单位全方位地了解该毕业生的基本素质和能力特征，以此来判断他们能否胜任该公司的工作，是否是该单位所需要的人才。
2.为用人单位开发学生潜能奠定基础
毕业生在毕业之后，其档案会同报到证存放在一起，由学校将档案转交毕业生就业单位人事部门或用人单位委托的人才交流机构，从而将毕业生档案转换为人事档案。毕业生在工作后,工作单位的人事部门将会通过档案了解其在学校期间的思想品德、知识技能和心理素质等情况，以此作为制订新聘员工职业计划的参考基础。
二、当前就业背景下高校学生档案管理的现状与问题
1.我国高校学生档案管理机制不顺畅
当前，我国的高校在管理毕业生档案方面都没有统一的管理机制，造成了各行其是、效率低下的状况。一份档案，有可能被高校档案馆所收藏，也可能被学生工作处、招生就业处等所保管，甚至是各个院系都有可能对学生的档案进行调配和管理。这样就容易造成学生档案寄存无规律，管理机制不够顺畅的局面。在这个过程中就十分容易造成各行其是、互相牵扯、效率低下的局面。因为，除了档案馆之外，无论把学生的档案放到哪个部门进行管理，都容易成为学生管理工作的附属产品，造成没有专人进行负责看管的局面。同时，如果档案所属部门并不相同，那么就会造成部分管理部门没有专人进行看管、档案没有专门的库房、存储没有必要的设施，这就会导致学生档案无法受到相关部门的重视，也不可能将学生档案的管理工作放到工作的议程上来。另外，现阶段，填写没有统一格式要求的各高校档案，档案格式通常是五花八门，档案材料的归档标准也并不统一。
2.高校学生档案的内容不够个性化
随着当前大学生就业形势的日益严峻，众多高校对教学内容都不断地进行了深化改革，深入了解对市场的需求、调整教学内容以及教学计划、整合专业方向，并使得自身的办学自主权得到了扩大，最终形成了自身的独具特色的教学内容和教学模式。这对于大学生进入社会、适应社会等具有十分重要的作用。但是，作为展示这些教学内容、体现大学生自身素质的高校学生档案却并没有受到相应的同步重视。现在很多高校的学生档案仍然使用的是之前的内容，整体内容千篇一律、模式陈旧，学生很多具有个性化的内容无法正确、完整地展现出来，因而就更不能涵盖学生们的综合素质。例如，学生的心理状况、科技创新水平、社会实践活动等等，这些内容都是各个招聘单位十分关心和重视的内容，但是一些高校的学生档案由于模式老旧，所以根本无法体现这些特点，因而用人单位就无法获得学生在校期间的真实表现。
3.高校学生对档案重要性的意识较低、利用率较低
作为高校学生档案的主体，毕业生无法认识到档案的重要性，并对档案持无所谓的态度，这对高校档案管理工作也将产生不利因素。一些毕业生在毕业之后，将档案遗弃在当地教育局或者是人才市场，有些甚至连自己的档案在哪里都不知道，有些甚至是自己保管等等。这都会对高校档案管理的深度改革和发展，甚至会对学生的就业产生一定的负面影响，甚至成为晋升、出国、公考等的严重障碍。另外，在学生对档案进行转递的过程中也会产生很多障碍。目前，我国还没有统一的高校毕业生档案转递标准，这导致毕业生的档案转递十分不规范，甚至存在着一定的随意性，也经常会产生档案不能正常转递、一些单位“有档无人”“、有人无档”甚至档案丢失的现象。
三、当前就业形势下，高校学生档案管理的创新方法
1.加强高校对毕业生档案的重视，完善管理体制
要提高高校对毕业生档案管理的重视程度，首先就要增强高校相关工作人员和高校领导的足够重视。学生档案关系的高校学生们的综合素质的教育水平、综合体现高校教学质量等。因此，如果考虑到高校的知名度和长远的利益，就必须要对高校的毕业生档案进行重视，在平时的日常管理工作中，对学生的社会实践、心理状态以及日常生活进行记录，及时收集学生所需要的归档材料，保证学生档案的时效性、完整性等。其次，各个高校还要引导学生们对高校档案的重视。高校应当利用学校的各个宣传阵地，例如学校板报、校报、广播、橱窗等各类学校内的媒体，对学生进行就业指导，并将大学毕业生档案的重要性和作用对学生进行宣传，提高学生关注自身档案的意识，及时帮助档案管理者们管好自己的档案，为自己日后的就业等奠定坚实的基础。同时，作为一个人的“社会身份证明”，人事档案也是每个人人权的重要组成部分，因此学生们应当关注自身的档案，并要注意到档案的内容应当与自身的户籍、福利息息相关，个人的生活和事业等都与其有重要的联系。
2.注重高校学生档案的信息化管理，完善信息搜集
随着信息技术在高校管理工作中的利用率越来越高，信息化管理高校学生档案成为高校提高工作效率、服务毕业生就业的重要内容之一。另外，近些年来，众多高校都开始不断地进行大规模的扩招，学生档案的数量也在逐年地增加，这也对之前的管理模式提出了挑战。如果要提高高校档案管理工作的效率，那么信息化管理势在必行。各个高校应当在注重规范纸质档案的格式、定制统一标准的前提下，进一步开发电子档案，以此来便于档案的整理和录入。另外，高校应当充分利用新设备和新技术，制订相应的电子注册制度，使得学生档案管理也能够步入利用现代新的科学技术等方式，逐步实现高校学生档案管理的规范化和标准化等。
3.创新档案管理模式，强化就业服务功能
学生档案的重要职责之一就是服务毕业生的就业和职业生涯发展。因此，高校在创新档案的管理模式的时候，必须要立足现实，谋求长远。首先，高校档案管理工作应当面对当前的就业形势，管理工作必须具有超前性，不能够有临时突击的行为，在这个过程中，我们应当改变过去的学生离校后再对档案进行整理归档的方法，从而从根本上杜绝漏装、错装、档案转递不准确、不及时的状况。另外，要建立一套有效的学生档案管理体制，保持学生档案材料的完整性和系统性，各个高校要经常联系负责学生管理的人员，让他们与学生进行沟通、联系，及时收集到学生学习、生活、社会实践、心理状况等的信息，并且及时归档，尽力使学生们的档案变得科学、准确、合理、全面，推进高校档案管理工作的进一步规范化。
四、总结
总之，对于我国高校来说，培养对社会有用的人才是其根本任务和重要职责，而就业则是衡量高校的一条重要的生命线。其中，高校档案管理工作在当前就业形势严峻的情况下显得尤为重要，对学生日后的就业以及再就业、高校就业率的高低等都有着举足轻重的作用。
作者：张涛 杨飞 单位：河北农业大学农学院 河北农业大学校团委
第二篇
一、当前高校学生档案存在的主要问题
1.档案管理模式的不确定性反映出对学生档案不重视
高校学生档案既有其他档案所具有的的原始性、记录性、保密性等共性特点，同时又有一定的特殊性，比如：流动性。因此，不是所有的高校都将学生档案纳入档案馆管理，有的归口学校档案部门管理，有的归口各学院管理，有的归口学生管理部门等，没有明确的学生档案管理所属部门。由于管理部门的不确定性，造成学生档案工作的“附属性”，正是这种附属性，导致学生档案管理工作不受重视。
2.学生档案的收集归档内容陈旧，无法满足用人需要
现在的学生档案主要由学生登记表、学年鉴定表、成绩表、毕业生登记表等组成，归档材料千篇一律，缺乏反映学生个性化的材料，很难真正反映学生的综合素质状况，很难为档案利用单位提供相关参考，因此我们必须充实具有利用价值的材料，如学生参加社会活动的材料，能展示学生技能的材料以及反映学生心理健康的材料，实现档案内容多样化，满足用人单位和社会需要。
3.学生档案利用率低，无人问津
学生入校后，档案寄存于档案馆。很少有老师通过档案材料来了解某些学生或选拨任用学生干部等。由于长期以来，依规章制度所收集而成的高校档案主要供部门及领导使用，师生个人利用较少，一些反映高校民生需求的档案材料不在归档的范围，对这种情况，档案部门需要引起重视，根据当前的形势，从服务民生入手，认真研究学生档案信息资源的开发利用，最大限度地发挥其价值。
4.管理方式落后，工作效率和准确率有待提高
大多数高校学生档案以纸质档案为主，管理手段仅限于手工操作，管理模式、技术手段都滞后于信息时代。这种落后的管理方式与高校扩招的现实极不协调，使得管理人员的工作量加大，仅档案信息查询和整理两项工作都疲于应付，加之每年毕业生转递时间紧，涉及面广，要合理的设置转递环节，确保档案快捷、准确、可靠。如果档案的收集、整理不及时，服务环节跟不上，档案利用和转递等工作无法及时、准确地实现，不利于学生就业，不利于信息的开发利用。
5.学生档案意识差，对档案不闻不问
近年来，大学毕业生对自己的档案不闻不问现象日趋严重，原因是随着社会经济的发展、人才流动等外部环境的逐步宽松，特别是组织人事政审工作相对减少，加之像私企、民企、外企等一些没有人事主管权的用人单位，导致毕业生忘记了自己的档案，长期不过问，待将来政审、调资、出具证明、职称晋升等需要以档案材料为依据时，才想起来找，但是由于时间长，单位变动多等因素，常常是不知档案去向，只好回原所在高校补办，也只能补办其中个别的材料，大部分材料无法补办，给自己的带来无法弥补的损失。
二、高校学生档案建设构想
对高校档案工作而言，关注民生、服务民生就是要以师生员工的需要为导向，尽快建立方便师生员工的档案利用体系，充分发挥档案工作在解决民生问题中的重要作用。因此高校档案部门要认真了解师生的需求，有针对性地开展民生档案工作，更好地发挥档案事业在服务民生和社会和谐方面的积极作用。
1.树立以生为本的档案管理意识
在广大师生员工中，应采取多种途径宣传，让大家知道档案工作不是可做可不做，而是必须认真地做精做好，让学生认识到档案不是可有可无的，必须认真对待和关注自己的档案去向，避免因档案托管地的不明确或多次变动工作单位，常常造成档案丢失或不知去向。由于学生档案中的有些重要材料不能补办，给自己带来不必要的损失。我们应从方便学生利用的角度并结合实际来思考，做好一些重要材料的存档工作，以满足将来学生或用人单位利用的需要。
2.规范学生档案管理，合理拓展归档范围
各高校应结合自己学校的特点，制定出适应学校发展的学生档案管理制度，力争管理规范化，把档案材料的收集工作作为各学院学生工作好坏的一项评价内容。同时学生档案材料的收集要完整、齐全；文字材料纸张规格要统一，书写要规范、字迹工整。要扩大学生档案材料的收集范围，充实档案内容。改变现在单纯接收学生登记表、入党志愿书、毕业登记表等做法，目前归档材料只记录学生思想政治方面的基本情况，不能充分反映学生的综合素质，无法为用人单位提供选择的依据，将接收范围扩大到与学生关系密切的个人资料，例如表现学生个性特点的材料，学生参加各类活动的材料等，尽量全面地记录学生在校表现，让档案更好地为学生服务，成为人才选用的说明书。
3.建立多部门协同的档案工作体系
档案管理部门在加强自身档案业务学习的同时，要加强对涉及档案形成部门，如学院、教务等部门的档案资源进行指导，明确各部门形成的材料的归档时间和收集归档要求，做到及时归档，确保档案材料的齐全、完整、安全。要构建多部门协同的档案工作体系，建立学生信息平台，实现学生信息的实时传递，确保档案管理信息的准确性，最终实现全校招生、培养和就业的一体化网络管理。同时，开发适合学校特点的学生档案管理系统，采取纸质和电子档案相结合的形式来管理学生档案，利用校园网发布毕业生档案去向信息等，同时档案管理者可以根据师生的需求，把利用率高的学生档案优先进行整理、编目，方便师生利用。
4.增强服务意识，改进服务方式
为了便于查阅利用，可将档案利用服务目录编制成手册发放到各部门，告知大家档案馆可以提供哪些服务，哪些问题可以通过什么方式解决，这样既提高师生员工对档案工作的认识，又增加大家对档案工作者的理解。尽快建立起方便师生的档案利用体系，为有特别需要的群体开辟“绿色通道”，将“以人为本”的服务理念牢牢贯穿于档案管理工作的每一个环节，开创高校学生档案工作的新局面。
5.强化宣传，提高师生档案意识
档案工作者应采取多种途径开展档案宣传教育活动，做好咨询服务工作。利用多种渠道向师生宣传有关学生档案的知识，让广大师生充分认识到学生档案的重要性，以及在今后的就业、生活等方面的重要作用。建议对毕业生进行档案强化教育，让每位毕业生都了解档案在未来工作和生活中的作用，通过宣传，达到帮助毕业生选择档案托管部门，关注自己档案去向的目的，避免给自己将来带来不必要的麻烦。
作者：杨蕾 单位：湖北工业大学
第三篇
一、高校学生工作档案管理存在的主要问题
（一）业务管理不规范
当前，虽然许多高校按照我国档案法的要求，加强了对学生工作档案的管理，但仍然有一些高校因各种原因，档案管理工作还不规范，没有纳入科学管理、法制管理轨道。在工作中，学生工作档案管理人员往往根据各自的分工、个人的理解存放档案，如其分管团学、招生就业工作，那么其归档时往往以自己分管的工作内容为线索进行归档。另外，有些高校存在乱拿学生工作档案、使用后不原样归位的现象，使得一些原先整理好的学生工作档案移位、丢失。
（二）管理制度不健全
从目前高校学生工作档案管理的现状来看，其仍然存在着管理制度不健全的问题，尤其是对基层学生工作档案的管理缺乏有效的制约机制。首先，一些高校往往只重视各项学生活动的组织落实，而忽视对学生工作档案的收集和整理，使得一些学生活动的原始资料因得不到及时归档，而失去其应有的科学性和参考指导性。其次，很多高校学生工作档案记录学生学习成绩等格式化的材料过多，而记录培养成长过程中素质拓展、心理健康和诚信教育方面的材料相对较少。第三，随着数字化时代的到来，档案记录的形式更加丰富，不仅有传统的纸质资料，而且还有电子文档、图片资料、视频文件、实物材料等。然而，有些高校学生工作的档案管理体系和分类标准不统一，缺乏科学的管理制度，使得有些档案管理人员保密意识差、顾此失彼，在换岗时没有及时交接档案管理工作，造成管理脱节。
（三）管理人员素质不高
许多高校没有配备专职的学生工作档案管理人员，其基本上是由各部门信息员、各院系辅导员兼任，而由于他们身兼多职、工作繁忙，对档案工作缺乏相应的了解与认识，使其往往存在档案专业知识不精通、知识结构不合理、管理意识不明晰、创新意识不突出等诸多问题。一些学生工作档案管理人员不注重对学生工作各个环节所产生的资料进行收集积累，而只注重结论性、成果性资料的积累，使得学生工作的一些档案不完整。另外，一些高校学生工作档案管理人员素质参差不齐，缺乏专业理论功底，管理意识不强，对档案信息不能进行深层次的研究和开发，从而制约了档案的现代化管理。
（四）管理手段单一
目前，一些高校档案管理人员在进行学生工作档案材料收集的过程中，不能够随着时代的发展而改进工作方法和手段，仍然延续传统的管理手段，特别是没能真正把反映社会对人才的衡量指标和学生成长轨迹、关注的侧重点有机地结合起来，往往在学生毕业前才整理归纳学生在校期间的学习成绩、综合测评、奖惩情况、思想政治表现、身心素质等学习和活动情况。另外，部分高校没有使用档案管理系统软件，不能够借助计算机网络实现学生工作档案信息资源的共享。
二、加强学生工作档案管理的对策
当前，加强高校学生工作档案管理，确保档案信息资料的准确、真实和完整，是高校档案管理工作中一项极其重要的工作，必须认真对待。笔者认为，实践中我们要通过以下几个方面加强和改进学生工作的档案管理。
（一）提高认识，创新管理理念
档案工作是高校整体工作中不可缺少的重要组成部分。高校只有不断提高学生工作档案管理人员特别是学校领导对这项工作重要性的认识，才能切实搞好这项工作，而如果高校领导对学生工作档案管理缺乏认识，就很难给予其足够的重视和支持，那么档案机构的设立、人员的配备和设备的购置等也就难以得到保证。由此可见，提高高校学生工作档案管理人员特别是学校领导对档案工作的认识，是搞好高校学生工作档案管理的先决条件。首先，高校领导和学生工作档案管理人员要认真学习《档案法》、《高等学校档案管理办法》，培养档案管理意识，熟悉档案归档范围，杜绝档案工作说起来重要、做起来次要、忙起来不要的实用主义短期行为。其次，针对部分档案管理人员对学生工作档案管理的重要性认识不足、支持不够的现状，高校必须创新管理理念，通过网络媒体、专题讲座、宣传橱窗等途径，不仅普及档案管理的基础知识、宣传做好档案工作的重大意义，而且还要让学生了解个人档案的归档内容，进而形成协调统一、上下一致的学生工作档案管理体系。
（二）建立健全管理制度，规范和完善档案工作
首先，建立学生工作档案的收集补充、定期移交归档制度。学生工作档案的管理人员要根据学生专业、年级、班级的特点，对学生工作档案分门别类、规范存放，明确归档材料的内容、标准、渠道和时间，以确保学生工作档案材料的全面系统、真实准确。其次，学生工作档案管理人员要按照工作要求对档案进行分类、著录、编目和标引，实现档案管理工作规范化、标准化，为档案信息资源建设和开发打好基础。另外，为了保证学生工作档案管理保存的规范和利用的有序，档案保存空间要科学合理，以使各种质地的档案有科学合理的保存空间，减少因温度、灰尘等原因造成档案的失效。第三，高校可以根据学生管理部门设置少、学生工作档案管理人员兼职多的特点，采取灵活多样的管理方式，如建立院系立卷归档制度，即辅导员只负责各类文件材料的整理工作，主要保证归档文件材料的齐全完整，而将其他档案整理工作交给学生管理部门的档案人员去完成，以保证学生工作档案材料的及时归档。
（三）加强队伍建设，提高档案管理人员综合素质
首先，高校学生工作档案管理人员必须具有坚定的政治立场和正确的政治方向，以保证学生工作档案管理向正确的方向发展。其次，档案管理人员要具有极高的综合素质。当前，随着学生工作档案管理信息化、现代化建设要求的不断加强，必然要求档案管理人员的知识面不能局限于档案工作本身，其更要掌握一定深度和广度的其他知识，具备完成档案管理工作的能力和促进档案事业不断发展的良好业务素质。实践中，学生工作档案管理人员业务能力的强弱直接关系到档案归档工作的质量。再次，高校要通过定期业务培训、专题业务讲座、参加业务研讨会等灵活多样的形式，有计划地对学生工作档案管理人员进行培训，从而不断提高他们的业务水平和工作能力。另外，档案管理工作连续性强，许多工作需要档案人员通过长时间的学习、积累经验，才能逐渐适应、逐步完善。因此，高校必须保证档案工作人员岗位的稳定，积极解决他们在工作生活中遇到的实际问题，以使其能够安心本职工作。
（四）完善软硬件设施，加强档案信息化建设
档案信息的数字化和档案利用的网络化已成为我国档案事业发展的趋势。新形势下，随着高校招生规模的逐步扩大，学生工作档案管理的难度将越来越大。为此，高校要完善档案管理的软硬件设施，而学生工作档案管理人员则要根据档案管理工作的客观规律进行科学管理，努力做到管理工作规范化、标准化、网络化。首先，学生工作档案管理人员要通过计算机管理档案，这样做既简化了档案整理程序，又极大地促进了档案的开发和利用。其次，学生工作档案管理人员不仅要通过计算机对纸质档案目录进行分类存档，而且要对部分电子档案进行同步收集，并通过刻录光盘的形式对每年的纸质档案目录和电子档案进行保存，以确保学生工作档案的完整。第三，高校学生工作档案管理人员要利用文档一体化系统，改革传统的事后收集模式，在学生工作资料形成之时就收集第一手材料，这样做一方面能够对各学年的学生工作档案进行及时整理，另一方面又可以提高学生工作档案管理工作的制度化、标准化、规范化水平。
作者：段园园 单位：周口师范学院