1办公自动化使档案材料更加规范和完整
办公自动化使档案的形成过程速度加快，效率提高，过去单纯依靠手工形成的材料大大减少。在计算机、打印机、复印机、扫描仪等现代化办公器械出现之前，文件材料从起草到修改、成文全部是手工，文件的格式、字体以及所使用的纸张，书写工具，字迹的颜色等方面难以统一和规范，形成的档案资料形式上比较散乱，为整理和保存带来相当大难度，而且材料的形成和传输速度慢，传输面积受局限，复印机、打印机以及数据库和文字录入系统的使用，使这些困扰迎刃而解，现代公文从形式上看：纸张、字体、格式的使用都非常规范化，相应之下，产生的档案材料也是规范化的。
2办公自动化使档案检索的功能更加强大
过去传统的档案检索一般靠手工，检索速度较慢，并且因为有人为因素的干扰，很容易出现偏差。办公自动化使检索能够摆脱手工，最大程度的避开了人为因素影响。如机读检索目录的出现，使档案的检索功能得到了巨大的提升，与手工检索效果相比泾渭分明：一是检索范围广，利用机读检索可以扩大检索范围，在更广阔的适宜范围内精准查找到最终目标；二是检索速度快，计算机检索速度是人工检索不可比拟的，同一个检索目标，用手工机需要十几分钟，而用计算机可以缩短到几秒钟，检索速度发生了飞跃的提升，最大程度缩短了查找耗时，使利用者能快速找到目标；三是准确率高，机读检索排出了外界以及人为的干扰，以计算机为媒介，在特定的软件环境下检索更为准确。由于检索功能的增强，使档案的查阅利用过程变得简单、易行、快捷，这些因素极大的激发了档案利用者的信心，破解了利用过程中的种种不便，提升了档案利用率。
3针对变化现代档案工作所应有的对策
对于档案工作者而言，过去，档案的整理和利用基本上全靠手工，办公自动化程序以及在其影响下出现的电子档案、声像档案、科技档案载体等，要求档案工作者要有驾驭它们的知识和能力，所以现代档案管理人员要适应上述影响带来的变化，就应该具备这几个方面的能力：
一是谙熟计算机的操作和使用。熟悉计算机的应用技术，了解计算机程序的一般运行规律，能对计算机作一般性的维护工作。现代档案管理技术已与计算机技术水乳交融、密不可分，离开它的辅助，会给档案管理带来诸多不便。
二是具有熟练操作自动化办公系统的基本技能。如：利用光盘技术和多媒体技术解决档案体积不断膨胀带来的重重困难；利用扫描仪进行文档形式的转换；利用现代化通讯技术实现档案信息传递网络化；熟悉各种电子表格、电子文档的制作、输入和编写技能；熟悉数据库的应用等。
三是熟练掌握电子档案的管理程序。能独立操作电子档案的管理，利用自动控制与检索设备进行电子档案的归档、整理、保管、鉴定，查找，并实现文档管理一体化。在选择档案管理软件时必须选择已通过档案管理机构许可和认证的系统软件。
四是能够利用计算机进行目录的编制、索引、检索等一般的业务管理。对于档案基建工作而言，要从财力上加强档案信息化建设的投入，完善各种自动化办公设施的购置，只有硬件建设完善，才能使后续工作跟得上，档案工作者也只有接触到这些设备才能去主动的学习其操作技能。
作者：李莉凤 单位：濮阳市职业中等专业学校