一、重视非档案专业人员的作用
在医院，档案专业的人员极少，一般只有几人，而且基本都分布在医院办公室、图书馆、病案室等部门，个人档案基本上都由人事科的工作人员进行管理。这些人员在人力资源管理中是行家，在档案管理中也倾向于只重视工作需要的档案资料。科室的负责人往往事务繁多，本人的档案都不重视，更不用说本部门工作人员的档案问题，档案工作根本不会进入他们重视的工作事项。科室秘书负责协助科室主任处理一些锁碎的事务，他们做事认真负责，执行力强，是个人档案管理工作应该争取的人力资源。上述这些人员都是非档案专业的人员，如果能够充分发挥他们的作用，则医院个人档案管理工作将会呈现质的飞跃。诚然，对这些非档案专业人员除了加强档案管理方面的培训以外，必要的经济补助也是有必要的。因为档案管理工作必然是给他们增加了工作量，他们即使不做或者不认真做都不会影响其岗位绩效的考核。附加的工作量给予附加的经济补助是科学而且是公平的激励。建议医院人事部门为个人档案管理每年申请一笔管理经费用于这些非档案专业人员的激励。
二、让专技档案成为人事档案的重要补充
人事档案不仅是由政府人事部门进行管理，而且对入档的材料规格、真实性、装订等都有一整套严格的规定，并不是所有的材料都能够进入人事档案。相比之下，专技档案就要简单得多，它主要为了方便本单位的人力资源管理而建立，只要是个人的资料，经档案管理人员审核其真实性后，复印件也可作为档案保存。其次，随着医院的发展，非编制的工作人员越来越多，他们的许多资料本应该归入人事档案，但都因为不具备入档要求而没有进入人事档案，比如岗位聘任、工资增长等医院可以自行决定，不会经过主管部门和人事部门的审批。没法进入人事档案，我们完全可以把这些宝贵的资料归入专技档案保存。因此让专技档案成为人事档案的重要补充也是对非编制人员个人档案管理负责任的表现。由此我们建议扩充专技档案的内容，一是未能入档人事档案而被退回的材料，如入党思想汇报、重复的材料、自我总结、复印的材料等等，这些档案不要随意销毁，归入专技档案。二是人事档案中经常会用到的资料，如奖惩文件、工龄更改、职称认定、年度考核等资料都应该复印一份归入专技档案。三是一些常用的证件，如身份证、毕业证、结婚证、生育证等等复印一份归档备查。四是将医德医风档案、廉政档案也一并归入专技档案便于管理和查询。五是日常工作的资料，比如优秀的病历、会诊记录、查房记录、好人好事、患者表扬信、发表的论文、获得的荣誉证书、服务及处理结果、新闻报道等等也要复印一份入档。扩充后的专技档案有效地成为人事档案的补充，让个人档案更加全面、立体。
三、新时期的档案观
1.信息化
医院的发展，规模越来越大，个人档案越来越多，而且个人档案的内容也越来越复杂，用人力来管理已经不能适应信息社会的发展。用信息化的手段，特别是物联网的技术，在档案的查询、归档、分类等管理工作能够大幅度地提高效率，特别是统计、汇总等工作带来的便利，能够给人事部门提供医院个人档案信息的全面把控。然而，信息化建设需要大量的人力、财力、物力的投入，好管理软件价格昂贵，便宜的软件又会遇到升级、更换、功能不全等问题；信息化建设的初期需要大量的基础性工作，比如纸制资料的扫描、基础信息的录入都需要大量的时间和人力；物联网的设备购买、管理和维护都需要强大的财力物力支持。因此当前在信息化的投入产出比还不是非常明显的时候，多数医院不会在个人档案管理中实施信息化，但信息化管理绝对是一个不可忽视的发展方向。
2.多样化
随着社会的发展，科技进步日新月异，个人档案不再只是传统的纸制资料，图片、音频、视频等资料都可以进一步丰富员工的个人档案。比如高难度手术的操作视频、学术活动讲学的视频、领导会议讲话的视频、与领导或学术专家合影、参加会诊的讲话、学术答辩的视频……个人档案多样化，使个人档案更加具有时代感和立体感，使个人的历史更加生动、具体。
3.充分利用档案资源开创档案管理工作新局面
我们当前利用个人档案仅仅是因为工作的需要，这样的利用确实效益低下。不仅如此，个人档案管理完全没有收益，还要花费大量的维护成本，这也是许多医院不愿投入资金改善档案环境、增加档案人员、档案信息化建设的原因。个人档案拥有非常丰富的资源，只要我们利用好这些资源，就能够转化为财富，使医院人事科成为解决就业，由管理部门向经营部门转变。首先，我们可以开放档案，员工可以像在图书馆那样查阅自己的档案，了解自己的历史，提高他们的档案意识。其次，我们可以帮助员工进行职业生涯的规划和指导，帮助他们分析历史，把握现在，谋划未来。再者，我们挑选出优秀的人物事迹编撰成为医院优秀故事集，既丰富了医院文化，又给员工精神上满足，增强医院凝聚力，促进医院精神文明的发展。还可以帮助员工将历史汇编成册，供他们收藏、回忆。特别是领导升迁，我们可以将他们的发言、领导活动、职位变化等历史资料分类、分时间汇编成册，还可以附上大量的图片、视频资料光盘，那将是一分非常珍贵的礼物。以上的利用都可以为人事科带来经营的收益，一旦我们利用个人档案能够帮助领导进行医院管理，又能够让员工得到实惠，还可以有自己的经营收益，何愁没有资金的投入，档案管理的人员的待遇也可以稳步提高，一举多嬴。
四、总结
综上所述，做好医院员工个人档案管理工作，服务医院、服务领导、服务员工，更重要的是成就了我们自己，让员工个人档案管理工作进入良性循环。
作者：李锐 侯峡 刘茂 单位：重庆市巴南区人民医院