森工企业物资管理探讨

1系统分析

1．1需求分析

目前森工系统许多企事业单位建有自备发电厂，森工企业虽多数配备PC、服务器，并且具备上网能力，但是有些企业由于没有专门信息化机构，企业各项工作的信息化进程仍有欠缺。有些企业的信息化工作虽然起步较早，但由于技术力量不足，对应用软件的开发利用不够到位，没有真正发挥这些资源的效益。还有一些企业是曾经开发和应用过一些软件系统，但由于人员更换、机制变动等问题影响了企业信息化工作的发展。位于小兴安岭南麓、哈佳铁路中段的带岭林业实验局作为黑龙江省森工总局的直属林业局，发电厂的企业信息化工作一直比较超前，2003年前后曾开发和应用了电费收缴、材料管理(VB6开发的程序，因为人员调走无法改动而停用)等多个应用软件，2009年企业机制有所改变，经营方向也从发电厂变为热电厂，生产方向从过去的热电联产转为热力供应。作为全区生产、生活的重要保障企业，每到冬春季节物料进出数量较大。因此，在新形势下如何运用IT技术做好物资管理信息资源整合与共享是下一步企业信息化工作的关键。

1．2流程优化

按照企业流程再造(BPＲ，BusinessProgramingＲeengi-neering)理论，首先要进行业务流程再造———业务流程优化，企业管理信息系统开发才能有所创新。根据企业生产中物料流动情况，热电厂物资管理部门提出了改进原材料管理程序、建设物资管理信息系统的应用需求。计算机作为信息处理的工具，网络作为信息传输的途径，都为企业信息化建设提供了理想的手段，但是用这些建立应用软件还需有科学的管理理论与方法。对当今信息时代的企业管理而言，如何采用先进的理论、方法与工具，充分利用企业的信息资源创造更大的经济价值，是当前企业需要迫切解决的问题。许多管理工作基础较好的大型企业引进和采用了EＲP(EnterpriseＲesourcePlanning，企业资源计划系统)，在业务流程科学重构的基础之上，企业才有可能实施EＲP，但EＲP并不适用所有企业。EＲP是对整个企业的资源进行规划与控制的信息管理软件系统，对于中小企业可以考虑自行开发适合自身业务的管理信息系统，但是业务流程也要科学化。黑龙江生态工程职业学院分院地处伊春市带岭区，以得天独厚的地利条件成为带岭局热电厂的主要项目合作单位，其IT技术支持人员与企业物资管理业务人员在应用现场共同进行了系统需求分析与功能规划，并建议采购人员要及时登记入库，以保证物资出库的时间价值。

2系统规划

系统规划应在充分吸收先进管理思想和运作模式的前提下，利用现代信息管理技术将管理制度及运作流程固化，使企业信息化管理得到全面贯彻。通过带岭局热电厂物资管理具体业务人员与学院IT技术人员联合进行需求调研和业务流程分析优化，初步确定物资管理系统主要功能模块以及系统运行方式。

2．1系统功能模块

热电物资管理信息系统开发需要按照电力行业物资编码标准和热电企业工作实际需要对物资管理信息系统的数据库及功能模块进行科学规划，即依据带岭局热电厂对物资管理业务需求合理确定物资管理信息系统的功能，并由具体业务人员和IT技术人员合作将系统功能转化为适宜业务人员操作的系统运行界面。根据系统分析的应用需求，软件系统主要功能目前以物资库存管理为主，系统功能模块主要由基本信息、入库登记、出库登记、库存结算、库存查询、统计报表、库存调整等组成。

2．2系统运行方式

主要指单机还是网络，企业内部网Intranet还是互联网Internet。如在图2中，库存管理系统可以单机C/S运行，也可以在Intranet、Internet下B/S运行，在没有防火墙等设备情况下，为库存管理系统安全起见，可暂时以单机C/S方式运行。

3系统设计

主要由学院依据系统分析与规划，进行模块化设计与编码设计，首先要进行E－Ｒ图分析，利用UML建模工具、建立数据字典和完善数据库表设计。

3．1模块菜单设计

应用系统可采用C/S和B/S混合设计编程模式，在操作界面简洁、实用的基础上，满足不同层次人员的应用需求。此外可以通过对关键环节参数的计算机自动动态调整约束，使系统具备管理控制能力，如采用科学的库存控制方法(如ABC分类法)增设库存预警功能，应对突发事件。

3．2数据编码设计

按照系统规划，系统设计应包括提供对系统基础性数据的维护和管理，包括物资领用部门、供应商、仓库、物资分类、物资编码、部门、操作员功能等基础信息的管理和日常维护，此项工作非常重要。物资统一代码编制规则通过标准数据信息体系的建立，保证信息数据的唯一性、规范性、可约束性及信息数据的关联性，使系统在标准规范的环境中得以可靠地运行。带岭发电厂物资管理系统主要采用以物资领用部门、供应商、物资分类3个方面的编码体系，建立数据字典和数据库表。在软件的设置中物资领用部门包含两个基本属性，即:结算单位和使用单位，一个结算单位(2位)下实际可能存在多个物资使用部门(3位)，如带岭热电厂的热电生产单位包括电气车间、锅炉车间、汽轮机车间、燃料车间、化学车间、出灰车间5个使用部门，为保证物资能够快速到达使用现场，减少物资周转过程中间环节的费用成本，在软件的实际管理中需区别对待。此处部门编码可使用5位长的编码(结算单位+使用单位)。参照大唐集团公司颁布《物资统一代码编制规则》制定了供应商编码。考虑到林业企业原有的特性，物资分类编码没有采用电力行业标准物资编码，延用了原有材料管理程序中采用的带岭林业实验局林业企业物资分配目录(1979年制订)的内容。

为了缩短开发周期，根据原有材料管理程序生成数据数量的大小和企业需要掌握管理信息的情况等有关资料，校企双方初步商定第一阶段应用仍然采用C/S架构的系统工作方式，开发前端由原有材料管理程序的开发环境VB改为DELPHI/C++Builder，为下步在．NET环境下开发应用系统奠定基础。后台DBMS可利用原有材料管理程序的ACCESS数据库结构，建立材料编码、领用单位、各类人员、供应厂商、入库、出库、库存等10余个数据表。试用成功后再向基于B/S结构的ASP．NET+SQLServer过渡，使系统功能不断增加并更加可靠、高效，推广应用于企业网络环境下，以便为财务等更多部门服务。在把一套旧的数据库系统移转到新的数据库系统时，了解旧有数据库系统中的数据结构是一个极大的挑战。在UML系统建模中开发人员可以通过Visio所提供的工具，采用“反向工程”取出完整的数据库一览表，其中包括触发器、函数、库存程序、查询子句和其他平台特有的类型。此外，也可以修改数据库设计而满足新的需要，或建立图表及报表并与项目团队共享。

4系统实施

由带岭局热电厂提供原有材料管理程序的ACCESS数据库，校企双方根据进行协商调整各个表结构，确立数据的基本信息项目，消除冗余信息，建立新的ACCESS数据库各表结构，利用原有材料编码作为基本数据。由学院组织应用系统开发人员采用DELPHI+ACCESS运行环境进行系统实施。

4．1人机交互设计

依照工作流程，从系统登录、入库登记、记录修改、库存报表等环节中的部分界面效果图片展示部分系统功能。点击“系统登录”可以由系统管理员、操作员不同用户等级登录进入操作界面，执行不同操作业务。“入库登记”录入操作只需在“下拉”选框中选择输入物资编码即可由系统自动录入材料名称、类别、使用项目、规格型号、计量单位、单价等数据，避免人员录入过程中由于误操作引起的“垃圾数据”。对于编码不熟的操作人员可以根据票据上的名称、规格输入两项信息后系统亦可通过物资编码表自动提取信息后录入类别、使用项目、计量单位、单价等数据，可以大大提高数据录入工作效率。在不同时间录入同样材料数据时也只须根据市场价格对“单价”进行“微调”修改，大大降低了数据录入工作的劳动强度。“记录修改”操作可对出、入库记录进行调整，并依据出、入库表变化对库存表同时进行“并发”处理，以保证原始数据的平衡。以上界面人机交互方便，可以随机查询记录、打印物资入库、消耗及库存情况。

4．2算法设计优化

出入库算法采用了移动加权平均法计算平均单位成本。移动加权平均法就是对每次进货的成本加上原有的库存存货的成本，除以每次进货数量加上原有库存存货的数量，据以计算加权平均单位成本，作为在下次进货前计算各次发出存货成本依据的一种方法。在入库登记程序代码设计中需运用如下公式进行平均单位成本计算，并将进货实际成本和平均单位成本分别写入入库和库存表，平均单位成本作为下次材料出库的实际单价。移动加权平均单位成本=(原有存货的结存金额+本批购入存货金额)÷(原有存货的结存数量+本批购入存货数量)相对于原翔达热电有限责任公司材料管理程序所采用的全月一次加权平均法，移动加权平均法能使企业管理者及时了解存货的结存情况，计算的平均单位成本以及发出和结存的存货成本比较客观，但是在应用中要求业务人员在物资采购后要按照发生时序及时进行入库登记，否则会产生成本误差，影响出库物资的时间价值。

5系统评价

根据带岭局热电厂试用系统的情况，目前在日统计、月结算等项工作中系统运行正常，年度结算尚未进行，但是系统的应用对企业管理已经产生了一些作用。

5．1系统可用性强

系统采用的是定制化开发模式，在系统中计算机成为系统管理员、操作员等库管工作人员工作的必备工具，所有业务工作都在计算机上完成，通过业务工作的全面信息化手段时刻动态反映企业物流实时动态的变化，且能够满足“零库存”条件下的“先出、后入”逆序操作需求(因为违反工作流程，同类物资管理系统一般不具备此项功能)。由于保留了企业原有的管理精髓，兼顾了企业原有的管理制度和科学方法，是企业管理和运营模式的延续和发展。考虑到林业企业现有情况所决定的材料管理弹性化强的因素，设立了特殊信息处理手段(如出、入库信息调整，“模糊采购”［2］下的“寄存采购”出库负值处理等)，使库存信息管理系统“刚柔”并具。因此所开发的系统具备了完善的库存管理功能，具有极强的适应性和可用性，亦可在试用评价良好的情况下进行推广。

5．2工作追溯性强

在系统中涉及采购、检验、领料、审核、批示等各岗位的人员，每个工作人员的工作范围和目标都有清楚的划定，系统随时都在提醒每个工作人员未完成的工作，相关人员可随时看到各个环节和各个人员未完成工作的情况以便于检查和督办。这种通过信息的紧密联系从而使各工作环节更加紧密地协作，通过各环节工作效率的提高，促进整体工作效率的大力提高。由于系统是建立在业务工作全流程的基础上，系统对工作各个环节开始时间、结束时间、工作完成情况都有详细的记录，在任何时候都能够进行查询和分析。并能结合上步工作和下步工作的情况进行综合分析。因此系统具备了完善的工作追溯功能。

5．3全流程化管理

系统是通过从需求计划开始到最终的结算付款的物资全流程的管理，可全面实现物资管理全流程的信息化管理。通过对物资管理流程中各个环节中因果关系的建立而加以严格控制，保障业务工作的顺畅执行;通过对信息和数据流控制从而实现对业务工作流程的全面管理。在企业工作中为强化物资管理工作的准确性和目的性，实际工作中几乎每个环节都需要大量的信息和数据作为参考，而这些信息和数据的获得将耗费工作人员大量的时间和精力。

6总结

目前通过计算机的数据统计和分析功能，企业领导需要的主要是报表，尚需完善的还有一些统计分析功能。后期在试运行通过后增加库存超限报警(上、下线)、专业统计图表分析(譬如:历年采购成本对比分析、各分布采购成本分析对比表)等，为企业计划、决策、管理、控制提供准确数据和直观依据。

作者：曹隽 李建成 单位：黑龙江生态工程职业学院带岭林业实验局