一、企业数字档案馆建设的必要性和意义
（一）有助于提升企业形象
知识经济时代的到来使得文化软实力的竞争影响力逐步上升，企业之间的竞争已经不再是资金投入量独尊的时代，竞争的焦点逐渐转向企业综合实力的比拼。越来越多的企业开始注重增强企业软实力，争创企业品牌文化，争树良好的企业形象，竞相释放企业文化所具有的无限正能量，知识服务也随之变成了业届新宠。企业档案忠实地记录着企业发展的全过程，记载着企业生产、开发及其他各项活动的始末，印刻着企业前进的每一缕痕迹，是企业发展过程最真实最深刻的写照，这也使它成为了企业对外进行宣传提升企业形象的最具说服力的极佳素材。企业数字档案馆作为企业信息资源的集合体，既是让外界了解企业的窗口，可以在第一时间有效的传播企业信息，助力形象提升。同时也是开展知识管理的平台，尤其是面向企业内部的知识服务的基础。
（二）有助于实现档案管理现代化
档案资源是企业一笔宝贵的财富，如何管理这笔财富才能使其为企业效益的增加提供更多的有效服务是企业档案工作长久的努力方向。随着科学技术的不断发展，档案领域的计算机利用率逐渐增加，档案管理现代化也随之被提上日程。用科学、现代、有效的方法对档案实施管理，并在一定的时间内获得最佳效益的手段称为档案管理现代化。企业之所以要进行所谓的现代化档案管理，原因主要有：档案寿命有限是档案事业发展的一大威胁，如果能增加它们的寿命，使其为企业发展发挥更多的热量，那么企业将会很乐意去开展这项工作；为了实现档案信息资源的深度开发使其能更好地为企业决策、生产、研发等一系列活动提供信息支持，从而促进企业效益的增加；管理现代化在增加企业自身效益的同时为社会提供档案信息资源，为信息社会的建设添砖加瓦。而且，在当今社会时间就是效益，企业竞争态势瞬息万变。档案信息资源是企业领导者做出决策、科研部门开展研究、宣传部门对社会做出宣传的重要参考资料，档案部门必须能够及时、准确、有效地提供档案信息给各部门才能实现档案的价值，满足企业对它的要求。
（三）有助于促进信息共享
每一个企业数字档案馆都是一个信息资源整合体，全社会众多的企业数字档案馆通过计算机技术和网络技术可以建成一个有机联系的信息网，由于数字档案馆具有利用网络化、开放化的特点，如此一来，海量的企业信息资源便可轻松实现互联共享。这对社会信息化发展以及知识经济繁荣的推动作用是显而易见的。但是，在这一过程中一定要注意档案信息安全问题和知识共享的中可能涉及的法律问题。因为，信息具有极强共享性的同时企业信息是拥有明确的隶属性的，甚至有些是涉及企业的商业机密的，一旦不经许可而将其信息泄露将有可能给彼此带来法律纠纷。同时，一般情况下，用户只有进行相应的个人信息注册才能进入相应的网站获得知识共享的权限，这也容易造成用户个人信息泄露等问题的出现。
二、企业数字档案馆建设原则
企业数字档案馆建设虽然是当今档案事业发展的大趋势，但是目前并非每一家企业都适合或者有足够的能力建设数字档案馆，数字档案馆的建设首先需要具备一定的条件。第一，企业要有一定的信息化基础。第二，企业领导层重视档案工作。第三，企业拥有一定数量的档案资源。当然，每家企业都有其矛盾特殊性，但是笔者认为企业只有基本具备了上述三项条件才适合开展数字档案馆建设工作，同时在进行数字档案馆建设过程中要遵循以下原则：
（一）以知识服务为动力
随着知识经济时代的到来，知识在社会经济中的地位越来越突出，企业的知识成为了与能源、资金、人力等并列的资源，并将成为企业的第一生产要素。因此，对知识进行有效的管理使知识充分发挥作用是一个企业充满竞争力的重要手段。档案作为企业发展历程的忠实记录者，印刻着企业发展的每一缕痕迹，是知识的承载者，因此，开展知识服务传承企业记忆是企业档案最基本的使命。作为企业知识的集聚地，数字档案馆自然地成为开展知识服务最重要的平台，其建设工作过程中须始终以此为动力，让进行知识管理开展知识服务的理念贯穿在工作的各个环节中。
（二）以统筹规划为向导
建设周期长，跨越部门多，牵涉范围广是数字档案馆建设的典型特点，要成功地完成一项如此复杂的系统工程，并非档案管理部门凭一己之力就能够做到的，必须以统筹规划为向导。因此，在开展具体的建设工作之前，须成立一个数字档案馆建设工作主管小组对工作进行统筹规划，该主管小组一方面要负责制定本企业数字档案馆建设和管理条例，为其提供制度支持和明确的目标向导；另一方面该小组要负责牵头并协调各部门与档案室以及各部门之间的关系。因此，主管小组应由企业领导层、档案及其他各部门的负责人员共同参与组成，具备较强的组织能力和调动能力，使数字档案馆建设全过程都处于一个可控的和谐的环境之中。
（三）以信息资源库为基础
数字档案馆建设的最终目的是“用”，用的前提是“管”，明确管理对象，确定要管什么能管什么建立档案信息资源库是开展其他各项工作的前提。企业数字档案馆的管理对象是企业内部档案资源，这些资源的来源途径主要有两种：一是由传统馆藏档案的数字化处理得来；二是在企业各项生产经营活动中直接以数字化形式接收的电子文件。有了明确的管理对象就要对其进行收集处理建设档案信息资源库，具备丰富的数字化馆藏是进行数字档案馆建设最基础和最关键的工作。具体来讲包括对传统载体档案的数字化处理和对电子文件的接收。
（四）以信息系统为核心
企业数字档案馆并不是一个单一的档案管理系统，它是由档案信息、人员和档案管理系统共同组成的一个集多种功能于一身的复合体，不过档案管理系统在其中依旧占据着至关重要的位置。笔者认为完整的档案管理信息系统要支持档案管理全过程的信息化处理需求，主要有档案信息的收集、处理、存储、利用、开发等，为档案管理带来便捷的同时也要为利用者提供完善高效的服务。档案管理信息系统的构建方式主要有三种：第一种是与档案信息系统开发公司签订合同定制符合企业自身需求的信息系统；第二种是从开发公司购买成品直接使用；第三种是企业内部自行开发。综合来看笔者较为倾向于采用第一种方式，但是采用此种方式的前提是要对企业整体情况进行调研，全方位的确定建设需求，然后再有针对性地去进行开发。待档案管理信息系统建设完成之后要以其为根据对本企业软、硬件基础设施进行相应的调整和完善，从而形成企业整体意义上具有互联性和可操作性的数字档案管理体系。
（五）以档案人员为重点
档案员是数字档案馆的直接建设者和管理者，其知识结构直接影响着数字档案馆建设的成败。现在众多企业的档案管理人员一般都不是档案专业出身，多数是经过简单的业务培训后就直接上岗。这种现象的出现也是有其客观原因的，因为在传统的档案管理模式下，档案管理工作主要是以档案实体为中心进行的，档案员只要具备基本的档案知识和扎实的手工操作技能就完全可以胜任档案管理工作，导致档案员知识结构单一，技术性差。要想转变档案员的知识结构，一方面可以依靠企业定期开展实用业务技能培训来实现，另一方面要依靠档案工作人员发挥主观能动性积极主动的去开展学习，并逐渐地将所学内容运用到日常的工作中。
三、结语
总之，随着信息社会的发展，建设数字档案馆以及对档案信息资源进行知识管理已经成为档案事业发展的必然趋势,但是知识管理是一个过程，不可急于求成。另外，进行数字档案馆建设要以企业自身的实际情况为基本依据，坚持适合原则，做到具体问题具体分析。
作者：万晓娟 张贺苗 李岚 单位：河北省唐山市丰润区中建二局三公司档案室