企业内部控制的合同管理研讨

1企业合同风险分析

企业在合同签订与履行的过程中，都会潜伏着各类风险因素。总体来讲导致合同风险的既有外部因素，又有企业内部因素。只有通过全面的分析与评估，并采取有效的预防措施，才能将风险控制在预期范围内。通常企业的合同风险主要表现在以下几点:

1.1营运风险

这类风险是指企业在经营发展过程中，如果在合同管理过程中出现某一环节的管理失误或缺失，所引起的预期目标无法实现或产生重要经济损失。通常营运风险的主要原因有，业务评价不完整、不正确，导致决策失误，这一点主要表现在合同需求与业务目标不一致，合同审核不当以及定价策略失误等方面;在合同制定时，如果存在合同条款不严谨、不合理，合同双方权利及义务表述不清，违约责任划分不明确等问题，所导致的经济损失及纠纷等;在合同履行过程中，合同双方沟通不及时或相关信息缺失，也会带来一定的营运风险;另外，如果合同一方无法履行合同约定的义务，进而造成对方经济损失，或者自身违约需要承担相应的经济赔偿等违约风险也随时存在。

1.2财务风险

财务风险是指企业在签订与执行合同的过程中，如果由于合同条款或合同方信用等原因而产生收益偏差、经济损失风险。导致企业出现财务风险的主要原因为:没能合理的对预算进行制定，不能对成本进行有效的控制;合同的支付条件、付款进度、结算审核等不合理、不准确，导致资金占用增加或产生资金损失;合同双方在约定各方的权利及义务时，如果约定不清，有可能产生额外的费用，进而导致成本控制失利;另外，在税收方面对可能产生的税费没有考虑全面，对哪一方该承担哪部分的税款没有约定清楚所导致的经济损失。

1.3合规风险

合规风险是指，企业在订阅与履行合同的过程中，不能够全面考虑到相关的法律法规、执行标准以及行业规范等，所受到的法律制裁或处罚，甚至引发重大经济损失或声誉损失。在合同管理方面主要存在的合规风险有:在订立合同时，违反了相关的法律法规，合同有可能被确认为无效，同时还需要承担相应的法律责任;在对合同主体进行选择时，并不具备合同所需要的资质，因此项目质量或产品质量不能得到有效的保证;在合同审核期间不能认真审核，审核流程或审核工作不能严格执行，导致企业利益受损;另外，一些人员违反制度、徇私舞弊，甚至侵吞公款、接受贿赂等现象也会造成合规风险的产生。

2合同的内部控制对策

企业在进行内部控制时，相关的制度与管理流程应该覆盖到合同管理的全过程当中，实施精细化管理，尤其要对可能产生较大风险的因素进行重点控制。笔者结合多年合同管理经验，对合同管理过程中的具体控制措施提出相应看法:

2.1准备阶段的合同管理及控制措施

在准备阶段首先需要建立起系统的合同需求申请制度，对未经批准的需求进行严格控制，以保证合同需求能够符合企业的实际;对市场行情、行业信息等相关情况进行深入调查，对合同主体的合法性、履约能力及资质等情况进行核实，并对相关信息进行分析、比选，对合同的谈判策略进行拟订。并建立起信用资料库以及一系列的评价机制与管理制度;将合同资金纳入到全面的预算管理之内，在进行合同谈判定价时，合同预算是基础，也是成本控制的依据;另外，还需要建立起相应的合同文本示范文库，针对合同类型的不同，编写出标准化的合同文本格式，合同文本的建立必须在合法、公平、合理的基础之上。在进行合同谈判前，主动向对方提供本单位的合同文本，并争取让对方接受，对于存在分歧或事项不明确的条款，应该留待谈判阶段进行协商。

2.2签订阶段的合同管理及控制措施

对于重要、重大的项目合同，应该由技术部门、财务部门以及法律部门等组成谈判小组，对合同价格、付款方式、技术要求、违约责任、变更处理等主要内容进行重点解决;谈判小组应该对权限范围内的各类事项作出合理决策;对谈判的过程及结果进行详细记录，并由谈判各方统一签字;在合同文本形成之后，应该由企业的相关职能部门或管理人员进行严格审核，审核的内部不仅要包括合同的合法性及可行性，还需要考虑合同的经济性;建立健全合同的分级授权等管理制度，在限额范围内批准签订合同，但限额范围外的合同，需要经过有管理权限的上级部门进行审核。当法人代表或授权代表签字以后，相关管理人员应该根据相关条例对合同审批文件、合同编号等进行核对与确认;另外，还应该建立完善的合同档案管理体系，对合同档案进行妥善保管。在合同签订之后，应该在规定的时间内，将合同正本移交给档案管理人员进行归档，其中如果有涉及财务收支的合同，必须保存一份原件，作为财务记账依据。

2.3履行阶段的合同管理及控制措施

在合同履行期间，需要建立起相应的合同管理台账，对合同内容、金额、付款方式以及执行重点等情况进行记录。并对合同双方的履行情况进行实时监控。近年来，随着合同管理工作越来越庞大化、复杂化，很多企业都会请一些有资质的软件公司结合企业实际情况，来定制开发一套有效的合同财务管理软件，以便提高合同管理、审查及协调等工作的效率;在合同签订之后，合同主管部门还需要组织相关部门及人员，对合同的相关条款进行进一步的分析，以便及时对合同履行阶段的风险进行预测及防范;如果出现重大环境变化，导致合同无法继续履行时，应该及时与合同单位进行有效沟通与协商，同时，根据变更条款，签订变更补充合同或解除合同;另外，还需要建立起相应的合同纠纷处理机制，在协商无法进行时，由法律部门根据合同纠纷进行依法处理，并在处理完后，对相关资料进行整理归档。

3结论

对于企业来讲，合同管理的主要内容包括合同起草、合同谈判、合同审核、合同签订、合同执行、合同变更、组织设置、管理权限以及常见问题处理预案等。在合同管理方面，企业不仅需要在合同准备、签订以及履行阶段进行严格的内部控制，还需要建立科学的合同履行评估机制，从而通过分析评估来不断丰富和总结合同管理经验。

作者：吴双言 单位：新疆地质矿产勘查开发局